Savez-vous réellement combien vous coûte votre informatique ? La plupart des dirigeants de PME ignorent les coûts réels de leur informatique, en raison de la répartition complexe des dépenses et de l’évolution des besoins. Dresser une liste complète des dépenses liées au personnel, aux équipements, aux logiciels, aux télécommunications, à l’hébergement et aux services externes permettent de mieux évaluer les coûts informatiques.
Par Nina Oussadi – Chargée de développement chez Izencia
Si vous êtes l’une des personnes à avoir déjà abordé cette question, vous êtes vraiment une exception. Et cela suscite un intérêt considérable en soi, car cela signifie que vous avez déjà ressenti, à un moment donné, que les frais liés à votre informatique étaient onéreux, voire excessifs.
Ce sentiment est largement répandu. Pourtant, la plupart des dirigeants de petites et moyennes entreprises ignorent précisément combien coûte le volet informatique de leur société. Plusieurs raisons expliquent cette situation :
Tout d’abord, les dépenses informatiques sont réparties entre divers postes comptables, ce qui rend difficile d’avoir une vision claire et concise de l’ensemble.
De plus, du point de vue comptable, toutes ces dépenses n’ont pas le même statut. Par exemple, l’achat de matériel informatique est considéré comme un investissement, avec un amortissement sur plusieurs années, tandis que le même équipement acquis en leasing, en location ou en crédit-bail n’est pas considéré comme un investissement à part entière.
Au fil du temps, les dépenses informatiques ont considérablement évolué. On se demande par exemple si l’équipement des collaborateurs en smartphones, ainsi que le budget accordé pour leur forfait de téléphonie mobile, relèvent ou non des dépenses informatiques. De même, qu’en est-il de l’abonnement Internet des employés en télétravail ? Ces aspects nouveaux sont en constante évolution ajoutent une dimension complexe à la gestion budgétaire de l’informatique en entreprise.
Ces exemples illustrent la difficulté de chiffrer globalement les coûts réels de l’informatique d’une entreprise.
Pour objectiver vos coûts informatiques, la première étape consiste à dresser une liste exhaustive de toutes les dépenses qui y sont liées, en vous basant sur les données de votre dernier exercice financier, voire des deux derniers. Voici les éléments à prendre en compte :
- Ressources humaines : incluez les salaires du personnel du service informatique interne et/ou les coûts associés à l’externalisation de cette fonction.
- Équipements : prenez en considération tous les achats de serveurs, postes de travail, terminaux mobiles tels que smartphones et tablettes, équipements réseau, ainsi que les contrats de maintenance et d’assurance qui y sont liés.
- Logiciels : intégrez les dépenses liées à l’achat de licences logicielles et aux contrats de maintenance et de support technique, ainsi que les frais d’abonnements et de souscriptions aux applications SaaS.
- Télécommunications : incluez les coûts des lignes téléphoniques, des connexions Internet, ainsi que les frais d’abonnements mobiles pour vos collaborateurs.
- Hébergement et infogérance : prenez en compte les dépenses liées aux serveurs externes hébergeant vos applications, aux services de sauvegarde et de stockage, ainsi que les contrats avec les prestataires informatiques.
- Achats de services externes : n’oubliez pas d’inclure les frais liés à l’installation de matériel, aux prestations de maintenance et aux services de support technique, tels que la migration de données, le paramétrage etc…
- Une incapacité pour vos équipes de travailler normalement, faute d’accès aux outils informatiques et ressources numériques nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.
- Une frustration croissante chez vos collaborateurs si ces incidents se répètent fréquemment.
- Une mobilisation de votre service informatique pour résoudre ces problèmes et assister les utilisateurs impactés.
- Des pertes de temps causées par une mauvaise utilisation des outils numériques.
- Des retards dans l’adoption de nouvelles pratiques et modes de travail.