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Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.
La réglementation en vigueur
Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :
● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.
● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.
● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.
● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.
Les erreurs à ne pas commettre
Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :
● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.
● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.
● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.
● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.
● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.
● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.
Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.
A propos de SAP Concur
SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.
Avant de commencer à raconter, il est bien entendu essentiel de connaître son public cible. Comprendre son audience permet de créer des histoires qui résonnent véritablement avec son vécu. Les bonnes histoires suivent généralement une structure narrative classique : une situation initiale, un conflit ou un défi, et une résolution.
Cette structure aide à captiver et à maintenir l’intérêt.
Celles centrées sur des personnages sont plus engageantes car elles permettent aux clients de s’identifier.
L’authenticité est cruciale pour le storytelling. Les clients sont de plus en plus capables de détecter les faux messages et les histoires artificielles.
Alors racontez des histoires vraies et honnêtes sur votre entreprise, vos produits, et vos valeurs.
Les émotions jouent un rôle clé dans l’engagement des clients. Que ce soit la joie, la tristesse, la surprise ou l’inspiration, les histoires qui suscitent des émotions fortes sont plus susceptibles d’être partagées et de rester dans les mémoires.
Elles incitent les clients à s’identifier, à faire appel à des souvenirs d’enfance, et ça fonctionne !
La campagne « Thank You, Mom » de Procter & Gamble, qui célèbre les mères des athlètes olympiques lancée aux JO de Rio est un excellent exemple de storytelling émotionnel.
Les visuels et les médias riches, tels que les vidéos, les images et les infographies, peuvent renforcer votre histoire et la rendre plus engageante.
Les vidéos, en particulier, sont un moyen puissant de raconter des histoires de manière immersive.
Airbnb utilise souvent ce canal pour raconter les histoires de leurs hôtes et invités, créant ainsi un lien émotionnel fort avec leur audience.
Vous vous souvenez surement de ces campagnes mais également des suivantes :
« Share a Coke » de Coca-Cola est un excellent exemple de storytelling réussi. En remplaçant leur logo sur les bouteilles par des prénoms populaires, Coca-Cola a invité les consommateurs à partager une boisson avec leurs amis et leurs proches. Cette campagne a non seulement augmenté les ventes, mais a également renforcé l’engagement des clients en les plaçant au cœur de l’histoire.
La campagne « Live in Levi’s » de Levi’s met en avant des histoires de vrais clients portant leurs jeans dans leur vie quotidienne. En montrant comment leurs produits s’intègrent dans des moments significatifs de la vie de leurs clients, Levi’s a réussi à créer une connexion émotionnelle et à renforcer la fidélité à la marque.
Ben & Jerry’s utilise le storytelling pour partager leur engagement envers des causes sociales telles que la justice climatique et les droits civiques. En racontant des histoires authentiques sur leurs initiatives et les impacts positifs qu’ils ont sur la société, Ben & Jerry’s parvient à engager leurs clients sur des valeurs partagées, renforçant ainsi leur loyauté et leur engagement.
Nike « Just Do It » emploie le storytelling pour inspirer et motiver ses clients. Les campagnes de Nike mettent souvent en avant des athlètes surmontant des obstacles pour atteindre leurs objectifs. La campagne « Dream Crazy » avec Colin Kaepernick est un exemple puissant de storytelling qui combine inspiration et prise de position sociale.
Always aussi avec « Like a Girl » transforme une phrase souvent utilisée de manière péjorative en un message de force et d’empowerment. En montrant des filles et des jeunes femmes exécutant des actions avec confiance et compétence, Always a réussi à changer la perception publique et à renforcer son image de marque positive.
Pour implémenter efficacement le storytelling dans votre stratégie marketing, il faut commencer par définir vos objectifs.
Que souhaitez-vous accomplir ? Augmenter la notoriété de la marque, améliorer l’engagement client, ou stimuler les ventes ?
Ensuite, il faut identifier vos valeurs clés : quelles sont les valeurs fondamentales de votre entreprise que vous souhaitez communiquer
Et enfin vous choisirez les canaux de communication.
Où allez-vous raconter vos histoires ? Sur votre site web, vos réseaux sociaux, dans des newsletters, ou via des vidéos ?
Pour cela vous créerez un calendrier de contenus pour planifier les histoires que vous allez raconter et à quel moment. N’oubliez pas de mesurer l’impact de vos histoires sur l’engagement client et ajustez votre stratégie en conséquence.
Vous l’avez compris, le storytelling peut être une technique puissante pour les PME et les ETI qui cherchent à renforcer l’engagement de leurs clients. En humanisant votre marque, en créant des liens émotionnels et en racontant des histoires authentiques et captivantes, vous pouvez non seulement attirer l’attention de votre audience, mais aussi fidéliser vos clients et augmenter votre rentabilité.
Que vous utilisiez des campagnes emblématiques ou que vous racontiez des histoires sur votre engagement social, le storytelling offre des possibilités infinies pour différencier votre entreprise et créer une connexion durable avec les acheteurs.
Si vous faites le choix d’investir dans le storytelling, vous vous positionnez non seulement comme un leader sur votre marché, mais vous créez également une communauté fidèle et engagée. 
Je vous recommande de commencer avec ChatGPT-4 (version payante) pour sa polyvalence (ou SafeBrain, l’outil français pour plus de sécurité sur les données), Perplexity pour ses sources fiables, Noota, outil français également, pour la retranscription automatique de réunion et Gamma pour la conception de présentationen 3min grâce à l’IA.
Malgré tout, n’oubliez pas qu’ici, l’essentiel est de tester différents modèles pour trouver celui qui vous convient le mieux ainsi qu’à vos équipes.
4. Construire une stratégie IA
Intégrer l’IA dans votre organisation n’est pas qu’une question d’outils. Il s’agit aussi de définir une stratégie claire, appelée ici le cadre O.A.T. (Optimiser, Accélérer, Transformer) :
Les économies de temps à long terme deviendront évidentes, surtout lorsqu’elles seront comparées au taux horaire des employés et à la quantité de travail stratégique qu’ils peuvent désormais accomplir.
Conseils d’un dirigeant
En tant que leader, rassurez vos employés que l’utilisation de l’IA les rendra plusprécieux pour l’entreprise, pas moins. Suivez un cours, regardez des vidéos YouTube, ne tombez pas dans une baisse de motivation et ne vous découragez pas de l’IA. Prévoyez une courbe d’apprentissage de 7 heures pour passer de la curiosité à l’utilisation quotidienne, et anticipez qu’il y aura des hauts et des bas.
Ensuite, recherchez des cas d’utilisation à forte valeur ajoutée. Personnellement, j’utilise l’IA comme partenaire de réflexion. Beaucoup de gens n’ont pas quelqu’un pour leur offrir une perspective différente. L’IA peut jouer ce rôle, traversant divers domaines et industries, abordant une idée sous n’importe quel angle, de manière impartiale et infatigable. C’est d’une valeur inestimable !
À une échelle plus large, l’IA provoque un changement immense et nous devons être des leaders en cette période. Nous devons discuter de l’IA et de son utilisation, encourager d’autres personnes à l’adopter, et surtout, former nos collaborateurs pour accroître leur productivité et les gains financiers.
L’anxiété concernant l’impact de ce changement sur les emplois est élevée, et le silence alimente les suppositions. Soyez transparents pour réduire cette anxiété.
Les géants de la tech, moteurs de l’IA, cherchent à gagner de l’argent, pas à sauver le monde. L’IA peut augmenter la productivité et créer des emplois, mais il y aura aussi des pertes, comme toute évolution technologique. Admettre cette réalité peut être difficile, car cela valide des peurs, mais c’est la réalité du changement.
Comment y faire face ?
La montée en compétence
Pourquoi ?
Car en plus de tout ça, les entreprises qui ont intégré l’IA dans leurs processus se montrent globalement satisfaites.
Une opportunité unique pour vous, dirigeants de PME-ETI.
Vous avez maintenant une vision claire de l’importance et de l’impact de l’IA générative sur la performance de votre entreprise. Vous comprenez que l’adoption de l’IA n’est plus une option, mais une nécessité pour rester compétitif dans le marché actuel. 
