CES 2024 – l’évènement de la tech mondiale du 9 au 12 janvier

Le CES 2024, ou Consumer Electronics Show, le plus grand évènement de la tech mondiale, se tiendra du 9 au 12 janvier à Las Vegas dans le Nevada comme chaque année. Le pavillon français représente la plus grande délégation étrangère au CES 2024 avec notamment l’Eureka Park, zone dédiée aux jeunes startups innovantes. Originaire de toutes les régions de France, le pavillon français réunira plus de 150 entreprises en 2024 et exposant des solutions pour des industries aussi diverses que le secteur automobile, l’IoT, le tourisme ou la santé et le bien-être, la délégation présentera de nombreuses innovations.

Les organisateurs du CES 2024 promettent déjà une édition fleuve.

La grand-messe de la tech américaine et mondiale fait son retour ! Le salon, qui a retrouvé des couleurs en 2023 après les remous de la crise sanitaire du COVID-19, prépare activement le prochain rendez-vous. La Consumer Technology Association (CTA), qui chapeaute l’événement, a dévoilé les chiffres attendus pour le salon, ainsi que les tendances et noms des principales marques ayant déjà confirmé leur participation.

130 000 participants attendus au CES 2024

Après avoir attiré plus de 115 000 personnes pour l’édition 2023, le CES 2024 pourrait franchir la barre des 130 000 participants, et ainsi surpasser la cuvée précédente, dans un contexte où l’événementiel en général peine à retrouver de l’élan depuis la pandémie.

Les organisateurs se préparent à recevoir plus de 1 000 start-up et quelque 3 500 exposants, avec un Las Vegas Convention Center West Hall annoncé à guichet fermé. En 2023, 3 100 exposants avaient fait le déplacement.

« Le CES 2024 est en pleine croissance ! Le salon est en passe de dépasser la surface d’exposition du CES 2023, avec des entreprises internationales présentant des innovations qui résoudront les défis les plus urgents de notre monde », a déclaré le président-directeur général de la CTA, Gary Shapiro.

IA, mobilité, Google et Amazon au programme

Plusieurs grandes marques ont déjà confirmé leur participation au CES 2024 parmi lesquelles Amazon, Samsung, Sony, Google, BWM, L’Oréal, Qualcomm, Panasonic, Mercedez-Benz, Hyundai, Bosch, Caterpillar, Honda, Intel, John Deere, Stellantis et Vizio. D’autres grandes enseignes du digital devraient suivre dans les prochaines semaines.

Les grandes tendances du CES 2024 devrait faire la part belle à l’IA et à la robotique, au développement durable, à la mobilité et aux transports, à la santé numérique et à l’univers des start-up.

Des démonstrations de conduite autonome devraient aussi amuser les visiteurs, tout comme les expositions de petits et plus gros aéronefs à décollage et atterrissage verticaux électriques (eVTOL), dont on se demande tout de même s’ils voleront (partout) un jour. Nous donnons donc rendez-vous aux PME et ETI en janvier prochain, pour vivre avec nous le CES 2024.

Informations et inscription

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Bpifrance Le Hub : le rendez-vous de la digitalisation des PME et ETI grâce aux startups le 26 septembre 2023

L’équipe Bpifrance – Le Hub organise la 3e édition du rendez-vous des PME & ETI dédié à la digitalisation des PME et ETI grâce aux startups. Venez découvrir les insights des acteurs du e-commerce et rencontrez-les le Mardi 26 Septembre au Hub de Bpifrance.

Quand startups et marques réinventent l’expérience client

L’expérience client sera au cœur de la table ronde, afin de mettre en exergue le rôle crucial qu’elle joue aujourd’hui chez les marques et les consommateurs, et présenter des exemples concrets de solutions simples à mettre en place. – La FEVAD (Fédération du e-commerce et de la vente à distance) apportera sa vision marché, – Les entreprises ManoMano et iDealWine leurs problématiques clients, – et les startups Ringover et Brevo leurs solutions opérationnelles. Au programme : cocktail de networking, table ronde et retours d’expérience autour de la fiabilité des solutions et de la facilité de leur implémentation. Un rendez-vous à ne pas manquer pour trouver en externe les ressources nécessaires à une transformation digitale réussie. Date : Mardi 26 septembre – de 18h00 à 20h30 Lieu : Bpifrance – Le Hub – 6-8 boulevard Haussmann – Paris 9e Ou en distanciel Thème : Quand startups et marques réinventent l’expérience client

Informations et Inscription (gratuite)

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Rentrée 2023 : Quelques conseils pour optimiser votre informatique

La rentrée 2023 est l’occasion parfaite pour les PME et ETI de revoir leur stratégie informatique afin de rester compétitifs dans un monde en constante évolution numérique. Avec de nouvelles avancées technologiques et des besoins changeants, il est crucial de mettre en place une infrastructure digitale solide et adaptable. Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser l’informatique de votre entreprise et à vous préparer au succès. Par Nina Oussadi – Chargée de développement chez Izencia

Évaluez vos besoins actuels et futurs

Avant d’apporter des changements majeurs à votre infrastructure informatique, prenez le temps d’évaluer vos besoins actuels et futurs. Analysez la croissance prévue de votre entreprise, les nouveaux marchés que vous pourriez explorer et les innovations technologiques susceptibles de perturber votre industrie. Cela vous aidera à déterminer les ressources informatiques nécessaires pour soutenir vos objectifs à long terme.

Nina Oussadi – Chargée de développement chez Izencia

Optez pour le Cloud

Le Cloud computing continue de révolutionner la manière dont les entreprises gèrent leurs données et leurs applications. Migration vers le Cloud offre une flexibilité accrue, une échelle plus facile et une meilleure résilience en cas de sinistre. Explorez les options de Cloud public, privé ou hybride en fonction de vos besoins en matière de sécurité, de performances et de contrôle.

Sécurité renforcée

Avec l’augmentation des cyberattaques sophistiquées, la sécurité informatique doit être une priorité absolue. Mettez en place des mesures de sécurité avancées telles que l’authentification à deux facteurs, la surveillance en temps réel des menaces et la formation continue de vos employés sur les meilleures pratiques en matière de cybersécurité.

Intégration de l’IA et de l’automatisation

L’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation peuvent considérablement améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. Explorez les applications de l’IA dans l’analyse de données, le service client, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et bien plus encore. L’automatisation peut réduire les tâches manuelles répétitives, permettant à vos employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Modernisation des logiciels et des applications

Assurez-vous que vos logiciels et applications sont à jour pour bénéficier des dernières fonctionnalités, de la compatibilité avec les nouvelles plates-formes et des correctifs de sécurité essentiels. La modernisation régulière garantit que votre entreprise reste agile et peut s’adapter rapidement aux changements du marché.

Collaboration améliorée

Facilitez la collaboration entre les membres de votre équipe en mettant en place des outils de communication et de partage de fichiers efficaces. Les plateformes de visioconférence, les intranets d’entreprise et les applications de gestion de projet peuvent favoriser un flux de travail fluide, même avec des équipes dispersées géographiquement.

Écologie et durabilité

Lors de la mise à jour de votre infrastructure informatique, prenez en considération les aspects écologiques et durables. Optez pour des solutions écoénergétiques et réduisez la consommation d’énergie de vos centres de données. Cela peut non seulement réduire vos coûts opérationnels, mais aussi renforcer votre image en tant qu’entreprise socialement responsable. En cette rentrée 2023, la transformation numérique continue de redéfinir la manière dont les entreprises opèrent. En adoptant ces conseils pour optimiser votre infrastructure informatique, vous pouvez positionner votre entreprise pour une croissance durable et une compétitivité accrue dans le monde numérique en constante évolution.

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AUDENCIA – Relevez le challenge de la transformation avec la formation « Tipping point »

Chez AUDENCIA, réussir la transformation digitale des PME et ETI, c’est avant tout former l’humain à challenger par lui-même le business model de l’entreprise pour l’adapter à un contexte en perpétuelle évolution.

Jean-Michel Moutot, responsable de l’Executive M.Sc. Directeur Commercial & Maketing, détaille la vision d’AUDENCIA et son offre de formation continue « Tipping point » qui vous accompagne dans la déconstruction des modèles désuets pour reconstruire avec vous la réponse exacte à vos enjeux.

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BIG 2023 – Inscrivez-vous au plus grand évènement Business d’Europe

Big revient en force pour sa 9e édition. Inscrivez-vous gratuitement dès maintenant pour être informé en avant-première des nouveautés de Big 2023. L’année dernière, vous étiez plus de 65 000 participants pour la 8e édition de Big ! Placée sous le signe de la « fierté », l’édition 2023 du plus grand rassemblement d’entrepreneurs d’Europe s’annonce toujours plus riche. Nous avons le plaisir de vous inviter à la prochaine session de BIG qui se déroulera le 5 octobre à l’Accor Arena de Paris. L’évènement sera placé sous le thème de la fierté et conçu pour les entrepreneurs selon les valeurs de Bpifrance. Ce sera une opportunité unique pour les visiteurs de développer leur business et d’enrichir leur réseau. Une journée, autour de thématiques concrètes, pour comprendre les enjeux de demain et les tendances technologiques. BIG 2023 sera un évènement fédérateur, qui réussira le pari de rassembler Paris, les territoires, l’international et les communautés d’entrepreneurs, des créateurs d’entreprises aux grands groupes, en passant par les startuppers, TPE, PME, ETI, etc. Un évènement hybride, en physique et digital, 500 ateliers et conférences retransmis en direct, en audio et vidéo ainsi que des parcours pratiques et personnalisés pour optimiser les visites ! Près de 500 conférences et ateliers, animés par plus de 1 000 speakers, vous attendent.

La culture avec La French Touch
L’industrie avec La French Fab
La santé avec La French Care
La tech avec La French Tech
L’innovation avec les Deeptech
Le climat avec Le Coq Vert
L’entrepreneuriat avec Cap Créa
L’international et bien plus…

Le mot de Nicolas Dufourcq, directeur général de Bpifrance

« On se sent bien, on est accompli, on sait pourquoi on est venu sur Terre, ne serait-ce qu’un instant de raison. Ça n’est pas de la joie, c’est autre chose. C’est la confiance, mais en soi. C’est silencieux et apaisant. C’est la force intime qui vient du sens de l’honneur et du défi relevé, c’est la fierté. La fierté, d’autant plus puissante qu’elle ne s’exprime pas. La fierté, estime de soi et, par extension, du groupe auquel on appartient. C’est la seule solution, dirait le moraliste, pour se supporter. La fierté, c’est important ! Il est important de vivre dans un pays dont on est fier, il est important d’avoir des victoires à son actif. Renoncer à la fierté, c’est à la fois renoncer à la sagesse, et renoncer à la puissance. Voilà pourquoi le thème de cette année est la fierté. Oui, Cocorico ! »

Informations pratiques

Date : 5 octobre 2023 à partir de 8h00 Lieu : Accor Arena Paris – 8, boulevard de Bercy , 75012 Paris

S’inscrire à BIG 2023

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Connaissez-vous réellement le coût de votre informatique ?

Savez-vous réellement combien vous coûte votre informatique ? La plupart des dirigeants de PME ignorent les coûts réels de leur informatique, en raison de la répartition complexe des dépenses et de l’évolution des besoins. Dresser une liste complète des dépenses liées au personnel, aux équipements, aux logiciels, aux télécommunications, à l’hébergement et aux services externes permettent de mieux évaluer les coûts informatiques. Par Nina Oussadi – Chargée de développement chez Izencia Si vous êtes l’une des personnes à avoir déjà abordé cette question, vous êtes vraiment une exception. Et cela suscite un intérêt considérable en soi, car cela signifie que vous avez déjà ressenti, à un moment donné, que les frais liés à votre informatique étaient onéreux, voire excessifs.

Ce sentiment est largement répandu. Pourtant, la plupart des dirigeants de petites et moyennes entreprises ignorent précisément combien coûte le volet informatique de leur société. Plusieurs raisons expliquent cette situation : Tout d’abord, les dépenses informatiques sont réparties entre divers postes comptables, ce qui rend difficile d’avoir une vision claire et concise de l’ensemble. De plus, du point de vue comptable, toutes ces dépenses n’ont pas le même statut. Par exemple, l’achat de matériel informatique est considéré comme un investissement, avec un amortissement sur plusieurs années, tandis que le même équipement acquis en leasing, en location ou en crédit-bail n’est pas considéré comme un investissement à part entière. Au fil du temps, les dépenses informatiques ont considérablement évolué. On se demande par exemple si l’équipement des collaborateurs en smartphones, ainsi que le budget accordé pour leur forfait de téléphonie mobile, relèvent ou non des dépenses informatiques. De même, qu’en est-il de l’abonnement Internet des employés en télétravail ? Ces aspects nouveaux sont en constante évolution ajoutent une dimension complexe à la gestion budgétaire de l’informatique en entreprise. Ces exemples illustrent la difficulté de chiffrer globalement les coûts réels de l’informatique d’une entreprise. Pour objectiver vos coûts informatiques, la première étape consiste à dresser une liste exhaustive de toutes les dépenses qui y sont liées, en vous basant sur les données de votre dernier exercice financier, voire des deux derniers. Voici les éléments à prendre en compte :

Ressources humaines : incluez les salaires du personnel du service informatique interne et/ou les coûts associés à l’externalisation de cette fonction.
Équipements : prenez en considération tous les achats de serveurs, postes de travail, terminaux mobiles tels que smartphones et tablettes, équipements réseau, ainsi que les contrats de maintenance et d’assurance qui y sont liés.
Logiciels : intégrez les dépenses liées à l’achat de licences logicielles et aux contrats de maintenance et de support technique, ainsi que les frais d’abonnements et de souscriptions aux applications SaaS.
Télécommunications : incluez les coûts des lignes téléphoniques, des connexions Internet, ainsi que les frais d’abonnements mobiles pour vos collaborateurs.
Hébergement et infogérance : prenez en compte les dépenses liées aux serveurs externes hébergeant vos applications, aux services de sauvegarde et de stockage, ainsi que les contrats avec les prestataires informatiques.
Achats de services externes : n’oubliez pas d’inclure les frais liés à l’installation de matériel, aux prestations de maintenance et aux services de support technique, tels que la migration de données, le paramétrage etc…

En rassemblant toutes ces données, vous pourrez obtenir une vision claire et objective des coûts engendrés par votre informatique d’entreprise. Ce qui vous donne l’impression que votre système digital représente une dépense considérable ne se résume pas seulement au montant en euros que vous y consacrez chaque année. Cela provient également des pannes, des indisponibilités, des pertes de données et des autres dysfonctionnements informatiques qui se traduisent par :

Une incapacité pour vos équipes de travailler normalement, faute d’accès aux outils informatiques et ressources numériques nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.
Une frustration croissante chez vos collaborateurs si ces incidents se répètent fréquemment.
Une mobilisation de votre service informatique pour résoudre ces problèmes et assister les utilisateurs impactés.
Des pertes de temps causées par une mauvaise utilisation des outils numériques.
Des retards dans l’adoption de nouvelles pratiques et modes de travail.

Tout cela entraîne une baisse de productivité qui, quelle que soit votre secteur d’activité, a un impact négatif sur la capacité de votre entreprise à servir ses clients, sur son chiffre d’affaires et sur sa capacité à investir pour son développement. Ces coûts indirects sont difficiles à quantifier, car ils sont dispersés. Néanmoins, ils restent réels et affectent les performances et les résultats de votre entreprise. Bien que l’estimation selon laquelle les problèmes informatiques font perdre en moyenne 109 heures de travail par an à chaque employé, doit être considérée avec prudence, elle invite à prendre en compte le temps perdu en raison des dysfonctionnements et des lacunes du système d’information et de l’infrastructure informatique. Lorsque votre infrastructure informatique ne répond pas aux attentes, cela entraîne des dépenses imprévues, telles que le remplacement de matériel non anticipé, les interventions d’urgence, etc. Ces dépenses sont loin d’être négligeables, et leur récurrence explique en grande partie pourquoi les dirigeants de PME ont le sentiment que l’informatique coûte de plus en plus cher. Il est donc logique d’aborder la question de l’informatique de votre entreprise en considérant ces aspects. Cela vous permettrait d’éliminer une grande partie des dépenses induites par un parc informatique obsolète et des logiciels dépassés, qui non seulement ne répondent pas à vos attentes, de vos équipes et de vos clients, mais qui vous coûteront également de plus en plus cher sans que la situation s’améliore pour autant. Ce qui compte pour le chef d’entreprise est de pouvoir s’appuyer sur une informatique fiable, adaptée à ses enjeux et prévisible en termes de coûts. Il est donc primordial d’effectuer un diagnostic dans ce domaine dès que possible !

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Pourquoi la valorisation des données est-elle si importante ?

Les données représentent aujourd’hui un réel actif et leur valorisation devient essentielle pour les dirigeants de PME et ETI. L’enjeu est d’apporter de la cohérence aux données brutes afin d’en extraire une meilleure connaissance des collaborateurs, des clients et des concurrents. Petit tour d’horizon…

Par Franck Boccara

En cette période de transition digitale accélérée par la crise sanitaire, on entend parler de data science partout mais dans les faits il n’y a que peu de secteurs qui arrivent réellement à détecter et analyser ces données stratégiques pour les valoriser. Cette possibilité de rendre les données accessibles, activables et de les faire parler pour actionner les leviers de performance est pourtant accessible à toutes les entreprises, quelque soit leur taille.

Mieux connaître les collaborateurs

L’exploitation des données permet de développer des analyses prédictives pour les ressources humaines, comme par exemple la gestion du turn over. Les données peuvent souvent permettre de prédire le départ d’un collaborateur par une analyse et une comparaison à des profils similaires ayant quitté l’entreprise ou de comparer leur rémunération à celle de salariés de même niveau dans des entreprises concurrentes (formations, diplômes, acquis…). L’avantage de ce type de prévisions est qu’elles ont souvent lieu avant même que le collaborateur ait songé à quitter l’entreprise et par là même permet la mise en œuvre de leviers de fidélisation.

Limiter les pertes financières

La valorisation des données va permettre également de mieux de gérer la trésorerie de façon proactive en monitorant certaines données financières des clients, prospects et partenaires (infogreffe, societe.com, Amadeus…). Cette analyse vient ainsi valider leur santé financière et leur réputation en recoupant les commentaires et mentions sur ladite entreprise qui circulent sur la toile et sur les réseaux sociaux. L’analyse des données permet par ailleurs de repérer les pertes potentielles de clients en analysant et classant les facteurs de départ pour ainsi limiter les pertes business et mieux maîtriser le churn rate.

Mieux connaître son marché et ses concurrents

Les données peuvent créer un avantage concurrentiel lorsqu’elles sont bien exploitées car elles optimisent la capacité d’anticipation et favorisent l’identification des innovations qui peuvent disrupter le marché. Les données permettent de suivre le web sur un secteur précis et de repérer ainsi les entreprises émergentes ou en forte croissance qui proposent des services similaires. Aller chercher cette data aide donc à observer et d’analyser finement la concurrence identifiée en collectant automatiquement par exemple les avis déposés sur Trustpilot, Avis Vérifiés….les points de mécontentement peuvent être ainsi identifiés et il devient alors plus simple d’adjuster son offre, de revoir son discours et d’aller draguer les clients mécontents.

Repérer les opportunités business

Les données clients et prospects accumulées au fil du temps représentent de précieuses sources d’informations. Disséminées un peu partout dans l’écosystème de l’entreprise et surtout dans son CRM, cette data offre une connaissance 360° qui va se révéler être un atout majeur lors de l’identifier des leviers d’upsell, de ré-engagement client etc…

Constuire une réelle stratégie d’entreprise

La stratégie « data-driven » est capital dans le pilotage de toute organisation. Il est très difficile de bien planifier un budget sans connaitre l’attribution de la performance de l’entreprise et de savoir quels sont les leviers qui ont pesé dans la balance de la réussite et dans quelle mesure. Cette connaissance va permettre de calculer le ROI et donc d’influer les décisions dans la bonne direction. Les PME et ETI qui sauront valoriser les données pourront plus facilement actionner les leviers permettant d’optimiser l’interaction avec leurs collaborateurs, leur marché, leurs risques et les opportunités business…et donc booster leur performance.

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No Code : un levier d’accélération pour la transformation digitale des PME et ETI

Le concept du No Code consiste à supprimer les langages de programmation dans les solutions logicielles afin de pouvoir créer des solutions numériques à l’aide d’outils de modélisation et de configuration visuels. Ainsi, il n’est pas nécessaire de posséder de grandes connaissances en langages informatiques pour créer une application, un site internet, des automatisations etc… voyons comment cela contribue à la transformation digitale des PME et ETI.

Par Franck Boccara

La promesse du No Code est donc de permettre à un maximum de personnes, de déployer leur projets digitaux rapidement, et sans faire appel à des développeurs, grâce à des outils simples à prendre en main. A l’heure où la transformation digitale des entreprises ne cesse de s’accélérer, le No Code est censé venir faciliter leurs opérations, ajuster rapidement les processus au changement et mieux répondre aux besoins des clients et des employés. Autrement dit, le No Code est un médiateur visuel entre la plate-forme de programmation et les utilisateurs finaux afin qu’ils puissent créer et personnaliser l’apparence d’un logiciel sans toucher au code lui-même. Face à la pénurie de talents qui existe dans les domaines du développement web et applications, le développement No Code apparait comme une solution alternative pratique et viable pour les développeurs de logiciels, mais également pour les utilisateurs finaux.

Les avantages du No Code pour les PME et ETI

Autonomie et simplification

Le No Code est un moyen d’apporter aux entreprises une solution « clé en main » qui nécessite moins d’expertise en matière de programmation. Cela permet d’éviter une phase de déploiement lourde dans l’entreprise ou de combler le manque dans le pôle informatique auquel de nombreuses entreprises sont confrontées sans nécessiter le recrutement d’experts en informatique.

Avec le No Code, les responsables métiers de l’entreprise sont en mesure de participer activement à la mise en oeuvre de leur application et rapidement prendre la main sur leur solution sans aucune intervention du service informatique, ce qui permet de diminuer la charge de travail tout en réduisant les coûts. N’ayant pas besoin d’avoir de compétences en codage, les responsables métiers pourront la faire évoluer au fil des besoins de l’entreprise de façon tout à fait indépendante vis-à-vis de l’éditeur ou d’une société de services externe.

Haut niveau de sécurité

Les No Code et ses outils offrent aux utilisateurs des garanties de sécurité capitales grâce à des outils d’administration, à un contrôle d’accès et à une évaluation des menaces. De cette manière, les utilisateurs autorisés sont en mesure de configurer et surveiller la sécurité du système en permanence. De plus, les meilleures pratiques dans ce domaine assurent la sécurité et la confidentialité des données stockées grâce à une prise en charge au niveau des applications et du réseau, ainsi qu’au niveau de l’accès physique. Personnalisation et évolutivité

Le No Code, avec la création de solutions qu’on pourrait qualifier de « boite à outils », donne les moyens de paramétrer des applications taillées sur mesure précisément adaptées aux processus métiers. Ainsi, ce n’est plus l’entreprise qui adapte ses process aux logiciels, mais les solutions No Code qui épousent les process de l’entreprise en permettant aux métiers terrains de personnaliser leurs outils en quelques clics et d’intervenir rapidement pour modifier des paramètres si nécessaire. La PME ou l’ETI va, de ce fait, pouvoir accélerer la prise de décisions et optimiser la performance des équipes. Avec le codage traditionnel, il est souvent compliqué de modifier une fonctionnalité, surtout si les équipes ne maitrisent pas le langage dans lequel l’application a été écrite. Avec le No Code, il faudra juste modifier la partie de l’application que l’on souhaite changer, et le backend no-code se chargera lui-même des modifications du front-end.

Dans un monde en mode No Code, les PME et ETI verront éclore de multiples opportunités. Elles auront la possibilité d’adopter une solution déjà présente sur le marché qu’elles pourront facilement s’approprier pour leurs besoins spécifiques, ou alors faire le pari de créer elles-mêmes leurs applications. Face à la forte pénurie de développeurs, le No Code apparait comme une solution de maîtrise des coûts qui évite le recrutement d’une équipe dédiée. Par ailleurs, vu que les délais de développement et de déploiement des applications sont réduits avec le développement sans code, l’entreprise bénéficie d’économies sur le temps de développementet les heures facturables.

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ZEST – L’engagement des collaborateurs… simplement

L’engagement des collaborateurs est aujourd’hui au cœur de la performance et de la résilience des entreprises. Pouvoir garder un lien étroit avec les équipes tout en leur permettant de s’épanouir réellement est le savant dosage pour un management gagnant.
ZEST, qui a parfaitement compris ces enjeux, offre une solution digitale simple et innovante particulièrement adaptée aux PME et ETI.
David Guillocheau, Directeur Général et Géraldine Muong, Product Designer, nous expliquent avec quelle facilité ZEST peut transformer l’expérience collaborateurs et créer le cercle vertueux nécessaire à la réussite.

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Digitalisation des notes de frais : les bonnes pratiques pour une transition réussie

Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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Les organisateurs du CES 2024 promettent déjà une édition fleuve.

130 000 participants attendus au CES 2024

IA, mobilité, Google et Amazon au programme

Quand startups et marques réinventent l’expérience client

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Intégration de l’IA et de l’automatisation

Modernisation des logiciels et des applications

Collaboration améliorée

Écologie et durabilité

Le mot de Nicolas Dufourcq, directeur général de Bpifrance

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