Digitalisation des notes de frais : les bonnes pratiques pour une transition réussie

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Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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Afin de favoriser le financement des entreprises, la loi Pacte supprime la condition de détention du capital imposée aux associés des sociétés civiles, SARL et Sociétés par Actions afin de permettre de souscrire à un compte courant d’associés. Cependant, il y a quelques principes à comprendre pour maitriser ces dispositifs.

Par Nathalie SAINTE ROSE MERIL – Avocate fiscaliste

Un compte courant d’associés retranscrit les relations pécuniaires entre les associés et leur société, mais par principe cette relation est unilatérale, c’est à l’associé qu’il appartient de prêter de l’argent à son entreprise. En revanche, un associé personne physique ne peut se voir consentir un prêt par sa société, c’est une obligation de rigueur. Outre les conséquences sur le plan du droit des sociétés et du droit pénal, des sanctions fiscales sont également prévues. Ainsi suivant l’article 111-a du code général des impôts (CGI), les sommes mises à la disposition de l’associé sont considérés comme des distributions.

La conséquence qui en découle est la mise en application du dispositif de la distribution dite « officieuse » (non application de l’abattement de 40%, non application de la flat taxe de30%) qui va donc entrainer une imposition supplémentaire de 25% au barème progressif de l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

Exemple : votre société vous prête 70 000€ en 2019 et il reste à rembourser 50 000€ au 31 décembre 2020.
L’Administration fiscale pourrait imposer la somme de 50 000€ au titre des revenus distribués avec une majoration de 12 500€ (50 000 x 25%) sur la base imposable sans compter les prélèvements sociaux, soit une base imposable à l’IR de 62 500€ + les prélèvements sociaux sur la base de 50 000€ .

De même, l’administration fiscale pourrait considérer que cette mise à disposition est un revenu distribué et un acte anormal de gestion pour défaut de constatation d’un intérêt. Pour autant, en pratique il ne peut être considéré que cette mise à disposition soit à la fois un revenu distribué et un prêt donnant lieu à la constatation d’un intérêt, l’Administration devra donc choisir sous quel angle elle voudra vous imposer.

Alors que faire lorsque vous constatez que votre compte courant d’associés est débiteur ? Pas de panique : il peut s’agir de frais que la société doit vous rembourser ou d’une avance sur des dividendes à verser par l’entreprise, ce qui importe c’est que le solde de votre compte courant d’associés ne soit pas débiteur en fin d’exercice social.

Attention néanmoins : lorsque votre entreprise met à votre disposition des sommes et qu’en fin d’année vous n’avez pas remboursé ces sommes (le solde du compte courant d’associés est donc débiteur), il vous faudra prévoir une convention que vous aurez préalablement enregistrée pour lui donner une date certaine et prévoir aussi un taux d’intérêt correspondant a minima à la moyenne des taux effectifs moyens pratiqués par les établissements de crédit pour des prêts à taux variable aux entreprises, d’une durée initiale supérieure à deux ans.

En cas de contrôle fiscal, suivant les dispositions des articles 49bis à 49 sexies de l’annexe III au CGI, vous pouvez néanmoins demander la restitution des impositions si vous avez opéré le remboursement des montants laissés à votre disposition et préalablement payé les impositions résultant du contrôle fiscal.

Et il faudra conservez la même vigilance lorsque vous prêtez de l’argent à votre entreprise en vous assurant au préalable de pouvoir justifier des sommes mises à la disposition de votre société car il s’agit bien d’une dette dont il faut pouvoir justifier de l’inscription au passif du bilan de votre entreprise, alors même que cette dette a été portée en comptabilité au cours d’un exercice prescrit (CE 20.01.1992 n°67764 8e et 9e s/s Passot RJF 3.92 n°383 ).

Il ne s’agit plus de communiquer, mais de mieux communiquer. À la bonne cible, sur les bons outils, les bons canaux, avec le bon message. À cela s’ajoute un éventail de solutions marketing pas toujours bien claires pour les candides : Smarketing, social selling, Inbound marketing, Outbound marketing, Content Marketing, …De quoi s’y perdre rapidement ? Pas si on est accompagné par La touche en Plus.

Dans un monde toujours plus concurrencé et digitalisé, les TPE/PME françaises font face à de nouveaux enjeux. Les dirigeants de TPE/PME doivent composer avec la réalité de l’entrepreneuriat, surtout dans un contexte de crise : ils manquent de temps, de ressources humaines, de connaissances et de budget pour mettre en place une stratégie d’actions marketing cohérentes et efficaces.

Externalisation marketing

Une étude réalisée par Salesforce a mis l’ampleur de leurs difficultés en lumière : seulement 1 PME sur 2 dispose d’un site internet, la moitié ne sont pas présentes sur les réseaux sociaux, moins de 2/5 réalisent des campagnes emailing et 4/5 ne sont pas encore équipées d’un outil CRM. Heureusement, cette situation n’est pas une fatalité ! L’agence La Touche en Plus leur apporte une réponse simple, adaptée à leurs besoins et axée sur l’efficacité : l’externalisation marketing.

Le principe est simple

Un responsable marketing si besoin accompagné d’un chef de projet intervient pour les accompagner sur tout ou partie de leur stratégie marketing, de manière récurrente ou ponctuelle. Les TPE/PME vont ainsi pouvoir s’appuyer sur des compétences et un savoir-faire maîtrisé pour renforcer leurs équipes & leurs actions marketing. Un concept qui fonctionne à plein : en un an à peine, l’agence compte déjà plus d’une dizaine de clients récurrents et emploie 5 collaborateurs.

À la recherche de ROI

Sans stratégie marketing d’ensemble, les actions mises en place font rarement mouche et le ROI est moindre. L’externalisation marketing : une solution 100 % agile pour gagner rapidement en efficacité comme l’affirme
Amandine Perdrix, la Fondatrice : « Chez La Touche en Plus nous avons l’ambition d’avancer aux côtés de nos clients avec le même regard, la même énergie et le même engagement, que porterait un collaborateur internalisé à l’entreprise. »

Révéler le potentiel de chaque entreprise

Les conséquences d’un déficit marketing peuvent être lourdes pour les TPE/PME : manque de visibilité, clients qui partent chez les concurrents, difficultés à générer de nouveaux contacts ou à en conquérir de nouveaux, positionnement flou et avantages concurrentiels méconnus, difficultés à attirer de nouveaux talents, …L’externalisation marketing va permettre de renforcer les équipes et de révéler le potentiel de chaque entreprise.

Une seule et même agence

« Ce qui plaît à nos clients ? Notre capacité à allier expertise et rapport humain, le tout articulé autour d’une véritable passion et curiosité. Notre moteur : être efficaces dans les réponses apportées » poursuit Amandine Perdrix. Les TPE/PME vont pouvoir profiter, grâce à une seule et même agence, d’un accompagnement à 360° qui inclut :
• Des chefs de projets 100 % experts
• Un panel complet de leviers et d’outils marketing
• Des compétences pluridisciplinaires
• Des plans d’actions innovants et efficaces
• Une approche personnalisée
• Un suivi régulier
• Des interventions à la carte ou via des packs times mensuels

2 exemples de cas clients de La Touche en Plus

Cas client n°1 : Externalisation marketing complète pour un intégrateur de solution de gestion.

Un intégrateur en solution de gestion et de décision qui ne dispose d’aucune ressource marketing en interne et qui souhaite optimiser son marketing pour générer plus d’opportunités commerciales, mais aussi développer sa notoriété. La Touche en Plus a identifié différentes actions marketings à mettre en place afin de répondre au mieux aux besoins de cette entreprise.
Les résultats obtenus à ce jour : + 200 abonnés Linkedin ; +80 % de trafic sur le site web (445 Sessions par mois en moyenne en novembre 2020, 820 sessions par mois en moyenne en octobre 2021) ; 160 leads supplémentaires ; 10 nouveaux projets identifiés ; 4 nouveaux clients signés.

Cas client n°2 : Acquisition et qualification de contacts pour un prestataire de services dans le secteur de l’efficacité énergétique

Une entreprise spécialisée dans la consommation énergétique des bâtiments. La Directrice Marketing a fait appel à La Touche en Plus pour développer l’acquisition et la qualification de leads afin de remplir le pipe de l’équipe commerciale. La Touche en Plus a axé son accompagnement sur une stratégie digitale.
Les résultats obtenus à ce jour : + 17 % d’abonnés Linkedin/mois ; près de 500 leads supplémentaires ; près de 200 contacts qualifiés pour un RDV 1 ; 80 RDV obtenus via le marketing automation ; 10 RDV obtenus par le social selling.

De grandes ambitions

En un an à peine, La Touche en Plus compte déjà une dizainede clients qui ont externalisé tout ou partie de leur marketing de manière récurrente. Elle répond aussi régulièrement à des demandes ponctuelles. Aujourd’hui, l’agence compte 5 collaborateurs et s’appuie sur un réseau de partenaires
experts pour répondre à toutes les problématiques et tous les besoins. Elle propose ainsi à ses clients un véritable écosystème afin de les aider à se développer. Et ce n’est qu’un début ! Au-delà des TPE/PME, l’agence développe de nouvelles offres. Elle a notamment lancé début Novembre
“La Touche Commerçant” pour accompagner les acteurs locaux et les commerces de proximité.

Apporter une réponse aux problématiques marketing des TPE/PME

Forte d’un parcours de plus de 15 ans dans le marketing et la communication au sein de différentes entreprises de tous secteurs, Amandine Perdrix décide de lancer sa propre agence de marketing externalisé avec comme objectif : apporter une réponse aux problématiques marketing des TPE/PME. Elle conclut : « Pourquoi La Touche en Plus ? Tout simplement parce que l’accompagnement de l’agence, c’est comme une pincée de sel dans un plat, un bibelot dans salon. On vient sublimer l’existant pour booster le potentiel marketing des entreprises que l’on accompagne. » La Touche en Plus de l’agence, c’est donc le client qui la choisit. Car il y en a plusieurs : son expertise, sa passion, son relationnel, sa rigueur, sa casquette commerciale…

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