Digitalisation des notes de frais : les bonnes pratiques pour une transition réussie

PARTAGER

Facebook
Email
WhatsApp

Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

PARTAGER

Facebook
Twitter
LinkedIn
Email
LinkedIn
WhatsApp
PLUS D'ARTICLES

Bpifrance Inno génération (BIG 2022) fait son grand retour pour sa 8e édition. Placée sous le signe de la « métamorphose », cette édition 2022 du plus grand rassemblement d’entrepreneurs d’Europe sera encore plus riche et plus intense pour les PME et ETI. Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour accéder en avant-première à la création de votre parcours personnalisé !

Un matin, on se réveille, et on sait que la métamorphose a commencé

On sent que ça n’a pas grand chose à voir avec un processus de transformation qu’on aurait voulu, planifié et qui s’accomplirait comme on l’avait prévu. Non, c’est autre chose. C’est intime, c’est profond, irrésistible et imprévu. 

On se métamorphose en autre chose et tout est déplacé. Tout d’un coup, on ne comprend plus. Moment merveilleux, car on sent la puissance de ce qu’on ne maîtrise pas. Moment dangereux aussi, car il faut tenter au moins de donner le meilleur de soi au moment même où l’on est dépassé. 

Le thème de Big 2022 a été choisi avant la guerre. Il vient de notre expérience de la pandémie, il vient de la métamorphose que nous impose le changement climatique et il vient de l’irruption du Web3. La guerre lui donne encore plus d’actualité. Tout s’emballe, et nos entrepreneurs doivent à nouveau réécrire leur histoire. 

On sait qu’on vit l’Histoire qui s’impose à nous sans recours. Tout change du sol au plafond. Plus rien ne sera comme avant, jusqu’à la prochaine métamorphose. 

Nicolas DUFOURCQ 

Directeur général de Bpifrance

Au programme de BIG 2022 : 

  • 500 ateliers et conférences tout au long de la journée
  • 1 000 intervenants
  • 70 top speakers sur les scènes du Bang, de l’Ampli et du Big média
  • 50 personnalités du monde économique qui ont fait l’actualité en 2022 

Mais aussi des rendez-vous business avec des directeurs achats de grands groupes, des Business Angels, des conseillers Export et Financement, ou encore des experts Bpifrance afin de vous aider à développer votre activité et élargir votre réseau.

Des thématiques variées  :

  • climat,
  • deeptech,
  • industrie 4.0,
  • cybersécurité,
  • tourisme,
  • investissement,
  • création d’entreprise,
  • international,
  • innovation,

Personnalisez votre journée

Choisissez parmi les 500 ateliers et inscrivez-vous pour faire évoluer votre business : création d’entreprise, développement durable, transformation digitale, intelligence artificielle, deeptech, industrie 4.0, international, financement de la croissance, santé, management…

INNOVATION

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

CLIMAT

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

LA FRENCH CARE

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

LES DEEPTECH

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

INTERNATIONAL

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

CRÉATEUR D’ENTREPRISE

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

LA FRENCH FAB

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

ETUDIANTS

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

LA FRENCH TOUCH

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

TOUT LE PROGRAMME

Tous les ateliers à suivre en ligne ou en direct

En savoir plus

Informations pratiques

  • Date : 6 octobre 2022
  • Lieu : Accor Arena Paris

Inscrivez-vous !

Votre client vous envoie un questionnaire d’intégrité à compléter ? Votre banque vous demande de déclarer vos possibles interactions avec des pays sous embargo ? Vous avez dû constituer un registre de vos traitements de données ? Toutes ses obligations relèvent de la compliance. Mais qu’est-ce que c’est que la compliance ? Cet anglicisme, parfois traduit par le mot « conformité », peut être défini comme : le « mode d’emploi de la loi ».

Par Cécilia Fellouse

En effet, la compliance est une méthodologie qui vient donner les moyens aux sociétés et aux individus de respecter en pratique leurs obligations juridiques.

Si l’on devait faire un parallèle avec la circulation routière, le Code de la Route (la loi) vient poser les principes juridiques alors que la signalisation, les feux, les marquages au sol (la compliance) assistent l’usager dans le respect de la règle.

En France, la loi Sapin 2 du 9 décembre 2016 est bien connue pour avoir imposé aux dirigeants de sociétés de plus de 500 salariés et plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires l’obligation de déployer un programme de lutte contre la corruption.

Elle constitue un parfait exemple de ce qu’est la compliance. En effet, la corruption, en elle-même, est prohibée et sanctionnée par le Code Pénal depuis 1810. La loi Sapin 2, elle, vient lister les outils qui doivent être concrètement mis en place afin de prévenir, détecter, et enfin remédier à la corruption.

Ces outils, tous typiques des programmes de conformité, sont : une cartographie des risques, un code de conduite anticorruption, un système d’alerte, des formations pour les personnes exposées, un système d’évaluation des tiers, des contrôles spécifiques…

Classiquement, les domaines du droit qui font l’objet de règles de compliance sont les suivants :

  • la lutte contre la corruption,
  • la protection de la libre concurrence,
  • la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme,
  • le respect des programmes de sanctions internationales et embargo,
  • la protection des données,
  • la protection des droits humains.

Que faire alors face à toutes ses règles et face aux demandes de plus en plus fréquentes, précises et techniques venant de votre écosystème ?

Il convient, évidemment, tout d’abord de faire le tri entre les obligations qui sont les vôtres d’un point de vue légal (par exemple certaines dispositions de la loi Sapin 2 s’appliquent à toutes sociétés privées et collectivités publiques de plus de 50 salariés) et celles qui viennent de vos partenaires d’affaires (ex. vous n’entrez pas dans les seuils de la loi Sapin 2 mais recevez de plus en plus de questionnaires avec demande de documentation de la part de vos donneurs d’ordres).

En toute hypothèses, les grands principes sont les mêmes. Nous pouvons en identifier deux ici :

1. La compliance est une approche pragmatique et opérationnelle.

Première conséquence de ce premier principe.

Les outils et mesures instaurés en interne doivent être adaptés à la société, ses activités et ses risques. C’est cette approche par les risques qui gouverne la stratégie compliance de toute société, quelle que soit sa taille.

Deuxième conséquence de ce premier principe.

Les règles de compliance doivent être, le plus possible, intégrées à l’existant. Il y a le plus souvent dans les entreprises beaucoup de très bonnes pratiques déjà en place ; utilisons-les ! Par exemple, vous faites déjà une vérification de solvabilité de vos partenaires d’affaires ? Certains prestataires de solution offrent également des vérifications sur l’intégrité de ces derniers.

Le fait d’intégrer des éléments de sécurisation compliance dans les systèmes existants est plus efficace et plus facile à mettre en œuvre.

Troisième conséquence de ce premier principe.

Les règles que l’on pose en interne doivent être appliquées en pratique. La situation à éviter est celle où l’on impose des règles, on clame des valeurs et des principes et que ces derniers n’aient pas de réalité. Ce type de situation comporte des dangers pour les entreprises vis-à-vis de leurs salariés, actionnaires, clients et de la société civile.

2. La compliance est au service de votre stratégie

Certes, l’existence de programmes de conformité va venir rassurer vos donneurs d’ordre, donner le ton vis-à-vis de vos fournisseurs, vous permettre de remporter des appels d’offres et répondre aux attentes de vos actionnaires ou acquéreurs potentiels.

Au-delà des chartes éthiques, des codes de conduite, des questionnaires et des modules de formation, l’intégrité dans la conduite des affaires doit s’intégrer à votre stratégie d’entreprise. Par exemple, une analyse des pays dans lesquels vous êtes implantés peut révéler que les pays qui représentent pour votre société les plus grands risques de corruption sont également ceux où les délais de paiement voire la solvabilité de vos partenaires sont les plus mauvais.

Une compliance sans culture de l’intégrité s’essouffle. A l’heure de la recherche de la preuve de l’efficacité des programmes de conformité, il importe que tout effort de compliance qu’il soit petit ou grand, soit soutenu par cette culture d’entreprise.

Les grandes écoles françaises intensifient leur développement en Afrique pour bénéficier de ce marché en pleine expansion. A l’image de l’ESSEC, HEC ou Centrale, ces écoles s’implantent dans les pays francophones au fort potentiel économique tels que La Côte d’ivoire, le Maroc ou le Sénégal et créent de la sorte un partenariat gagnant-gagnant puisqu’elles représentent une alternative pour les étudiants africains qui n’ont pas les moyens de faire leurs études en France.

Par Franck Boccara

Les grandes écoles françaises ont pour coutume d’accueillir les étudiants africains dans l’Hexagone mais à présent elles vont à leur rencontre en s’implantant directement sur le sol africain pour profiter de ce marché exponentiel et rayonner à l’international. en effet, Le nombre d’étudiants devrait passer de 8 à 30 millions en Afrique d’ici à 2030 alors que de nombreux pays de ce continent souffrent d’un déficit de formations supérieures.Il ne se passe pas un mois sans qu’une école publique française ou privée (l’Ecole supérieure de gestion ou l’Ecole supérieure de génie informatique) n’annonce l’ouverture d’un campus ou d’un bureau de représentation en Afrique.

Le Maroc en tête

Il faut compter une bonne dizaine de grandes écoles françaises qui ont ouvert leurs portes au Maroc en douze ans, parmis lesquelles l’Ecole des Mines, Centrale, l’Insa, l’Essec, l’université Paris-Dauphine ou encore l’école de management Toulouse Business School qui a inauguré son nouveau campus à Casablanca en mai 2017.La capacité d’accueil des universités marocaines arrivant à saturation, le pays compte sur ces prestigieuses grandes écoles françaises pour former les très nombreux ingénieurs et entrepreneurs dont il a besoin. De plus, Le Maroc joue intelligement la fonction de trait d’union entre l’Europe et l’Afrique, et attire de nombreux étudiants subsahariens dans ses universités.Avec l’arrivée de ces grands établissements français, le royaume chérifien va chercher à se positionner comme le hub de la formation universitaire en Afrique en s’appuyant sur sa proximité et son accessibilité pour les étudiants africains et représenter ainsi un parfait compromis puisque le diplôme français reste un titre prestigieux et monnayable pour ces derniers.La formation des futurs cadres africains s’inscrit dans la stratégie marocaine d’influence en Afrique. L’Agence marocaine de coopération internationale (AMCI) vient justement d’annoncer une augmentation du nombre de bourses destinées aux étudiants subsahariens. A l’Ecole Centrale de Casablanca, plus de 30% des étudiants viennent d’Afrique subsaharienne.

Sénégal et Côte d’Ivoire

Le Sénégal et la Côte d’Ivoire ne sont pas en reste. Ils accueillent également  les grandes écoles françaises ainsi que de nombreux d’étudiants venant des pays d’Afrique de L’Ouest.
HEC, par exemple, qui forme depuis des années des cadres africains (en formation continue) en Afrique du Sud, au Kenya à Madagascar et au Maroc, vient d’ouvrir un bureau à Abidjan.

Autre exemple: une école de cybersécurité à vocation régionale a été inaugurée le 6 novembre 2018 à Dakar avec, pour vocation, d’accompagner la montée en puissance de l’internet africain. Cet établissement a pour projet également de lutter contre le piratage informatiquequi très actif en Afrique.

Bien que La francophonie permette de créer un lien fort, les pays anglophones comme l’Afrique du Sud, le Ghana, ou le Kenya, ne sont pas oubliés. En effet, Sciences-Po a annoncé l’inauguration de son premier bureau de représentation à Nairobi, au Kenya tandis que L’ESIEE, école d’ingénieurs française, possède deux campus en Afrique du Sud, au Cap et à Pretoria.

Erasmus+

Devancée de très loin par New York, Londres ou Hong Kong, l’Afrique arrive cependant à attirer les étudiants français par le biais du programme européen Erasmus +.
De plus en plus d’étudiants européens décident d’effectuer leurs stages internationaux sur le continent africain qui émerge et où convergent tous enjeux contemporains.
Bien sur, la concurrence n’est pas en reste puisque les universités américaines ou chinoises renforcent elles aussi leur présence pour former la nouvelle jeunesse africaine, et repérer les meilleurs talents.

INSCRIVEZ-VOUS À NOTRE NEWSLETTER
AUX DERNIÈRES NOUVELLES

Le respect de votre vie privée est notre priorité

L’accès au site implique l’utilisation de cookies mais celle-ci est subordonnée à votre consentement.