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Digitalisation des notes de frais : les bonnes pratiques pour une transition réussie

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Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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« Le projet n’avance pas, mon manager ne prend pas de réelles décisions, on tourne en rond… ». Ce comportement managérial retarde et démotive les équipes. Mais ce manager a-t-il toutes les informations nécessaires pour faire les bons choix ? En règle générale, plus on a d’informations, plus le choix est simple. Mais, il arrive un moment où on atteint un seuil critique qui nous empêche de prendre des décisions. On a tellement de données en tête que ce trop large choix peut créer une forme d’inertie. Alors comment faire face à cette surconsommation d’informations et comment ne pas atteindre le seuil critique ? Découvrez dans cet article comment utiliser un arbre de décision et mettre en place un ATS quand on doit faire face à un gros volume d’informations. Par Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay Quand on achète une voiture, avant de choisir le modèle, on va s’intéresser au prix, à la puissance, aux options. L’un a une bonne puissance mais consomme beaucoup, l’autre est confortable mais plus cher, …On a toutes les informations nécessaires pour choisir mais on ne réussit toujours pas à se décider.
Céline Cherqui –Fondatrice de OneWay
Pour anticiper cette overdose d’informations et le phénomène du hamster qui roule sans cesse dans sa cage, la règle du 40/70 de Powell peut nous aider à récolter les données suffisantes pour prendre nos décisions. La perfection étant l’ennemie des décisions, cette règle stipule qu’il faut entre 40 et 70 % de l’information totale pour prendre une décision. Un arbre de décision est un moyen de classer les informations pour prendre des décisions. Cette méthode permet, grâce à un système de calcul, de trouver le choix le plus approprié. Pour l’appliquer, prenons l’exemple de la mise en place d’un ATS (outil de gestion des candidatures) dans un service recrutement. Avant de débuter votre arbre de décision, notez qu’il est indispensable de se poser des questions de base du type :
  • A qui est destiné l’outil ? Qui seront les utilisateurs ?
  • Quel pourra être le budget alloué à cet outil ?
  • Quels sont les volumes de recrutement ?
  • Quels sont les objectifs recrutement ? Quelles sont les difficultés rencontrées ?
  • Quelles fonctionnalités sont indispensables ?
Suivez ensuite cette démarche en 6 étapes :

Etape 1 : Définition de la problématique

Quelle est votre décision ? C’est la racine de votre arbre, de là que part toute votre réflexion. La question principale à laquelle vous voulez répondre : Quel ATS choisir ?

Etape 2 : Définition des thèmes

Quels sont vos grandes options ? Ce sont les branches porteuses de votre arbre, elles représentent vos principaux choix. Pour reprendre notre exemple, les branches porteuses pourraient être les objectifs prioritaires permettant de rendre plus efficace votre service recrutement :
  • Gestion de l’Expérience des candidats
  • Gestion du vivier
  • Gestion du processus d’entretien
  • Gestion des données et rapports
  • Organisation générale du recrutement

Etape 3 : Définition des sujets

Quelles sont les possibilités permettant d’affiner les grandes options ? Ce sont les sous-branches de votre arbre, elles sont des extensions de branches. Dans notre exemple, les sous-branches pourraient faire référence aux fonctionnalités indispensables pour étayer chaque objectif : Gestion de l’Expérience des candidats
  • Site carrière intégré
  • Multi-diffusions des annonces sur plusieurs plateformes
  • Facilitation du parcours candidat
  • Optimisation du processus de candidature pour mobiles

Etape 4 : Définition des critères discriminants

Quels sont les critères importants à prendre en compte pour départager les possibilités qui s’offrent à vous ? Ces critères doivent être quantifiables car ils vous permettront ensuite de faire un calcul. Dans notre exemple, pour quantifier un critère vous pouvez utiliser une note de 0 à 5 (mettez toutes les chances de votre côté en évitant une réponse neutre 😊) Pour chaque sous-branche, choisissez 2 critères discriminants tels que :
  • Utilité dans mon quotidien
  • Facilité d’utilisation
  • Gain de temps

Etape 5 : Calculs

Définissez autant de problématiques (étape 1) que d’ATS en concurrence. Dans notre exemple, nous allons comparer l’ATS X et l’ATS Y ATS X Gestion de l’Expérience des candidats ❏Site carrière intégré
  • Utilité dans mon quotidien : 4
  • Facilité d’utilisation : 3
  • Gain de temps : 3
ATS Y Gestion de l’Expérience des candidats ❏Site carrière intégré
  • Utilité dans mon quotidien : 4
  • Facilité d’utilisation : 1
  • Gain de temps : 0
Additionnez les notes de chaque-sous branche (étape 4)

Etape 6 : Prise de décision

Basez-vous sur les résultats obtenus (étape 5) pour déterminer quel est le meilleur choix. Dans notre exemple, l’ATS X obtient 10 alors que l’ATS Y n’obtient que 5. Répétez l’exercice pour chaque branche de votre arbre et vous saurez quel outil conviendra le mieux à votre problématique. Vous l’aurez compris : L’arbre de décision est une méthode qui facilite notre prise de décision et limite le sentiment d’overdose d’informations 📞 Si cet article vous a donné des idées pour choisir votre ATS mais que tout reste encore un peu flou, …Pas de panique, je vous accompagne pas à pas sur toutes les problématiques recrutement que vous pourrez rencontrer. Céline Cherqui – Directrice Recrutement – OneWay
L’investissement dans les montres de luxe est une pratique qui gagne en popularité en cette période où les marchés financiers peuvent être volatils,
L’investissement dans les montres de luxe est une pratique qui a gagné en popularité ces dernières années. Les montres de luxe sont non seulement des accessoires élégants, mais elles peuvent également représenter un investissement rentable si vous choisissez les bons modèles. En cette période, où les marchés financiers peuvent être volatils, l’investissement dans des actifs tangibles comme les montres de luxe peut offrir une certaine stabilité et diversification à votre portefeuille.
Pourquoi investir dans les montres de luxe ?
Les montres de luxe ont plusieurs caractéristiques qui en font des investissements attrayants :
  • Rareté et exclusivité : Les marques de montres de luxe produisent souvent des éditions limitées ou des modèles uniques, ce qui augmente leur valeur sur le marché secondaire.
  • Histoire et prestige : Les grandes maisons horlogères ont souvent une longue histoire et une réputation de qualité et d’artisanat, ce qui peut augmenter la valeur de leurs montres au fil du temps.
  • Demande croissante : La demande pour les montres de luxe reste forte, en particulier sur les marchés émergents comme la Chine, ce qui peut stimuler les prix sur le marché secondaire.
Les meilleurs modèles sur lesquels investir
Lorsqu’il s’agit de choisir les meilleurs modèles sur lesquels investir, il est important de considérer plusieurs facteurs, notamment la marque, le modèle spécifique, l’état de la montre et sa rareté sur le marché. Voici quelques-uns des modèles les plus prometteurs en ce moment : Rolex Daytona : La Daytona de Rolex est l’un des modèles les plus recherchés sur le marché des montres de luxe. Les éditions vintage et les modèles en acier inoxydable sont particulièrement prisés par les collectionneurs et les investisseurs. Rolex Daytona : une montre luxe sur laquelle investir Patek Philippe Nautilus : La Nautilus est une montre emblématique de Patek Philippe, avec son design distinctif et son héritage prestigieux. Les modèles en acier inoxydable, en particulier les éditions limitées, sont très demandés sur le marché. Patek Philippe Nautilus – une montre luxe sur laquelle investir Audemars Piguet Royal Oak : La Royal Oak d’Audemars Piguet est une autre montre emblématique qui continue de gagner en valeur. Les modèles en acier inoxydable, ainsi que les éditions limitées, sont très prisés par les investisseurs. Audemars Piguet Royal Oak : une montre luxe sur laquelle investir Omega Speedmaster : La Speedmaster est une montre emblématique d’Omega, célèbre pour avoir été la première montre portée sur la lune. Les éditions vintage et les modèles commémoratifs sont très recherchés sur le marché. Omega Speedmaster Moonwatch chronographe acier à remontage manuel Kal. une montre luxe sur laquelle investir Richard Mille RM : Les montres Richard Mille sont connues pour leur design avant-gardiste et leur technologie de pointe. Les modèles les plus rares et les éditions limitées peuvent atteindre des prix astronomiques sur le marché secondaire.The New Richard Mille RM 66: une montre luxe sur laquelle investir
Conseils pour investir dans les montres de luxe
Avant d’investir dans des montres de luxe, voici quelques conseils à garder à l’esprit :
  • Faites des recherches approfondies sur les marques et les modèles qui vous intéressent.
  • Achetez auprès de vendeurs réputés et vérifiez l’authenticité de la montre.
  • Gardez à l’esprit que l’investissement dans les montres de luxe peut être à long terme, donc soyez patient.
  • Assurez-vous de conserver les documents d’origine et les boîtes pour maintenir la valeur de la montre.
  • Diversifiez votre portefeuille en investissant dans une variété de marques et de modèles.
En conclusion, l’investissement dans les montres de luxe peut offrir des rendements intéressants pour les investisseurs avisés. En choisissant les bons modèles et en suivant les conseils d’experts, vous pouvez ajouter une touche d’élégance et de valeur à votre portefeuille d’investissement.  
Selon la loi numéro 2017-1837 du 30 décembre 2017, les chefs d’entreprise bénéficient d’un abattement exceptionnel de 500 000 € sur la plus-value de cession de leur entreprise avant leur départ à la retraite. Cet abattement prend finle 31/12/2024
Selon la loi numéro 2017-1837 du 30 décembre 2017, les chefs d’entreprises bénéficient d’un abattement exceptionnel de 500 000 € sur la plus-value de cession d’entreprise avant départ à la retraite. Cette mesure, mise en place pour encourager la transmission d’entreprises et faciliter le passage à la retraite des entrepreneurs, prendra fin le 31 décembre 2024. En effet, il reste donc un peu moins d’une année pour les entrepreneurs séniors désireux de bénéficier de cet avantage fiscal qui impose tout de même des conditions strictes avant et après la cession. Par Franck Boccara Cet abattement exceptionnel représente une opportunité unique pour les chefs d’entreprise de réaliser une cession d’entreprise avant départ à la retraite dans des conditions fiscales avantageuses, cependant, pour bénéficier de cet avantage, plusieurs conditions sinequanones doivent être respectées tant avant qu’après la cession. Avant la cession L’entrepreneur doit exercer son activité de manière habituelle pendant au moins cinq ans. Il doit également être dirigeant, associé ou actionnaire de l’entreprise, sous certaines conditions. De plus, l’entreprise doit être soumise à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés et réaliser une activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole. L’entreprise doit répondre à la définition de PME européenne (moins de 50 salariés, et chiffre d’affaires annuel ou total bilan annuel n’excédant pas 10 millions d’euros), elle doit avoir son siège de direction effective dans un État de l’Espace économique européen et être soumise à l’impôt sur les sociétés (IS). Enfin pour que le dispositif s’applique, le cédant doit cesser toute fonction dans l’entreprise dans un délai de deux ans à compter de la cession. S’il vend son entreprise à une société, il ne doit pas détenir de parts ou actions dans la société cessionnaire, ni droits de vote, ni droits au bénéfice, directement ou non. Après la cession Le produit de la vente doit être affecté à la liquidation de la part des plus-values correspondant à l’abattement. De plus, le cédant ne doit pas exercer, dans les cinq ans suivant la cession, une activité similaire à celle exercée dans l’entreprise cédée, sauf exceptions prévues par la loi. Cette restriction vise à prévenir les tentatives de contourner la réglementation en conservant une activité similaire après la cession. Toutefois, des exceptions existent, notamment pour les cessions à des membres de la famille ou pour les cas où le cédant reprend temporairement une activité dans l’entreprise pour accompagner la transition. Cette période de transition peut s’avérer complexe, nécessitant souvent l’intervention de différents professionnels tels que des experts-comptables, des avocats spécialisés en droit des affaires et des conseillers en transmission d’entreprise. Leur expertise est cruciale pour optimiser la transaction et s’assurer que toutes les démarches sont effectuées dans le respect de la réglementation fiscale en vigueur. Par ailleurs, cette fin d’abattement exceptionnel met en lumière l’importance pour les entrepreneurs de planifier leur retraite dès les premières années d’activité de leur entreprise. La transmission d’entreprise est un processus complexe qui requiert du temps et de la réflexion. Plus tôt les chefs d’entreprise commencent à envisager leur succession, plus ils auront de chances de bénéficier d’avantages fiscaux et de garantir la pérennité de leur entreprise. En conclusion, avec seulement une année restante pour bénéficier de l’abattement exceptionnel de 500 000 € sur la plus-value de cession d’entreprise avant départ à la retraite, les chefs d’entreprise sont confrontés à une échéance imminente. Il est donc crucial pour eux de prendre dès maintenant les mesures nécessaires pour préparer leur départ à la retraite et optimiser les avantages fiscaux dont ils peuvent bénéficier. La planification précoce de la transmission d’entreprise est la clé pour assurer une transition en douceur et pérenne, tant pour les entrepreneurs que pour leurs entreprises.
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