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Digitalisation des notes de frais : les bonnes pratiques pour une transition réussie

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Rescrit fiscal

Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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Le développement de la concurrence pousse les entreprises à déployer des stratégies plus innovantes pour convaincre leurs candidats cibles et gagner leur confiance. Les attentes des candidats devenues de plus en plus exigeantes et les entreprises n’ont plus d’autres choix que de relever le défi en affinant leur proposition d’embauche. Par Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay Ces stratégies doivent se baser sur une approche nouvelle, différente et personnalisée pour rendre l’expérience candidat meilleure. Si l’expérience candidat débute parfois, avant même la première interaction avec l’entreprise, l’expérience collaborateur débute, elle, dès la réalisation de la proposition d’embauche. La question se pose alors : comment transformer la proposition d’embauche en véritable expérience collaborateur ?
Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay
Dans la phase de recherche de candidats, l’entreprise a besoin de connaître sa cible : sa tranche d’âge, ses besoins, ses attentes et ses comportements. Le facteur « connaissance » joue un rôle important dans l’élaboration de l’expérience candidat et il représente une source incontournable pour extraire des informations nécessaires à l’optimisation du parcours candidat. Cette expérience doit donc se prolonger, lors de la proposition d’embauche en une expérience collaborateur réussie. S’il existe plusieurs entreprises pouvant offrir le même poste à un candidat, ce dernier sera sensible à la valeur ajoutée apportée lors de son parcours candidat et celle espérée dans son parcours collaborateur. Ainsi, pour se démarquer de ses concurrents, l’entreprise doit viser la meilleure approche possible pour cet événement marquant de la vie d’un nouveau collaborateur. Et si vous tentiez un processus d’amélioration continue pour remettre en question vos pratiques ? Vous pourriez vous demander : « Est-ce que l’expérience candidat est satisfaisante pour ma cible ? Quel a été le niveau des interactions avec les collaborateurs de mon entreprise ? Sont-ils les bonnes références pour ma cible, ont-ils répondu à toutes ses attentes : questions, précisions, appréhensions ? Est-ce que mon candidat vit une expérience positive ? A-t-il envie de devenir un de mes collaborateurs ? Se sent-il engagé ? Aura-t-il envie de diffuser un message positif sur son expérience ? sur ma marque employeur ? Adhère-t-il à nos valeurs d’entreprise ? Deviendra-t-il un collaborateur fidèle ? Suis-je en mesure de pouvoir répondre à ces questions et d’avoir envie de faire bouger les lignes ? » Vous l’aurez compris, avant d’accepter votre offre de collaboration, vos candidats auront sans doute l’occasion de la comparer et choisiront l’entreprise qui saura les combler. L’enjeu sera donc d’identifier les moments clés de leur parcours, ceux où ils seront le plus réceptifs et où l’impact de vos actions aura le plus de sens pour eux. A vous de faire la différence et de marquer vos candidats de façon positive.Vous pourrez ainsi construire une stratégie cohérente, qui inspire confiance et qui est ultra-personnalisée. Pour cela, vous pouvez commencer par faire de chaque interaction, une rencontre. Individualisez les approches pour capter l’attention de vos candidats et instaurez une relation de confiance dès le début. Minimisez le temps entre chaque interaction, prenez des décisions rapides et cohérentes. Minimisez également les efforts que devront fournir vos candidats, soulagez-les avec des process fluides. Répondez à leurs besoins et à leurs attentes. Plus vous connaitrez vos cibles, plus vous pourrez aller au-delà des attentes exprimées et plus vous les surprendrez positivement. Prédire plutôt que réagir, anticipez leur craintes, leurs doutes, les difficultés qu’ils pourraient rencontrer et proposez-leur des solutions avant qu’ils ne vous en parlent. Construisez une histoire basée sur l’empathie, mettez en valeur tout ce qui a de l’importance pour vos cibles. Faites preuve de constance, tenez vos promesses et instaurez ainsi la confiance d’une relation saine. N’oubliez pas qu’ils seront, peut-être un jour, vos collaborateurs. Dans ce contexte de concurrence et de complexité à recruter les « bons profils », le besoin de rassurer, simplifier, et de proposer une expérience unique devient essentiel. Ainsi, la stratégie d’acquisition et de fidélisation la plus rentable est le ré-enchantement continu de l’expérience. 📞 Si cet article vous a donné des idées pour rendre vos propositions d’embauche plus attractives mais que tout reste encore un peu flou, …Pas de panique, je vous accompagne pas à pas sur toutes les problématiques recrutement que vous pourrez rencontrer. Céline Cherqui – Directrice Recrutement – OneWay
Mission d'entreprises au Tchad du 16 au 18 septembre 2024
Cette mission d’entreprises au Tchad, qui se tiendra à N’Djamena du 16 au 18 septembre, sera conduite par Philippe Labonne, Président d’AGL et vice-président du Comité Afrique de MEDEF International. Cet évènement sera l’occasion pour les dirigeants de PME et ETI intéressés par les marchés francophones africains de rencontrer les décideurs tchadiens ainsi que les entreprises françaises déjà présentes sur place. Alors que le pays était engagé dans une transition politique depuis le décès du Président M. Idriss Déby Itno en 2021, les élections présidentielles du 6 mai 2024 ont permis au Tchad d’entrer dans une nouvelle phase politique. Avec un PIB estimé à 11 Mds € en 2022, le Tchad est la cinquième économie de la CEMAC (11,3 % du PIB régional). Largement dépendant de la production de pétrole qu’il exporte depuis 2003, le pays a connu une période de croissance importante (13,7% en moyenne) pour atteindre un pic en 2014. L’accord de restructuration de dette, conclu le 9 janvier 2023 avec ses créanciers au titre du Cadre commun, offre au Tchad de nouvelles perspectives d’emprunt pour soutenir sa croissance (5% en 2023) et impulser la nécessaire diversification de son économie. Pour ce faire, les autorités tchadiennes entendent œuvrer à l’amélioration du climat des affaires. La priorité est mise sur :
  • Le secteur agricole et agroalimentaire : l’élevage – deuxième poste d’exportation du pays – mais également la culture de céréales, du coton et de la gomme arabique). Ce secteur représente près de 50 % de l’économie tchadienne qui a le potentiel pour développer des produits agricoles à plus forte valeur ajoutée.
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  • Les Infrastructures de transports et de logistiques
Pour ce faire, les autorités tchadiennes entendent œuvrer à l’amélioration du climat des affaires. Cette mission d’entreprises au Tchad sera ainsi l’occasion de :
  • Rencontrer le nouveau gouvernement tchadien pour mieux comprendre ses attentes et ses priorités ;
  • Rencontrer les principaux bailleurs de fonds du pays (Banque mondiale, AFD, Union européenne, BAD) ;
  • Échanger avec le secteur privé français local : une vingtaine d’entreprises françaises sont déjà présentes dans les secteurs de l’agroalimentaire, du BTP, du commerce, de la distribution de produits pétroliers, des banques ou encore de la logistique.
  • Rencontrer le secteur privé tchadien et échanger sur le climat des affaires
INFORMATIONS Merci de nous faire parvenir avant le vendredi 30 août à 18h :
  • La fiche profil entreprise complétée – Word & EN
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La rentabilité responsable souffre malheureusement de beaucoup de préjugés. « On peut s’enrichir sans rien faire en achetant des appartements et en les louant très chers » ou « Les propriétaires exploitent les locataires ». Ces idées reçues relèvent d’une vision court-termiste et repose sur une mauvaise adéquation entre deux éléments qui constituent l’investissement locatif : le service rendu et le profit.

Par Mathieu Darras – Co-fondateur Brickmeup

Il existe pourtant une façon éthique d’investir pour arriver à une rentabilité responsable. Nous allons vous donner les clés de ce type de placement.

La quête de la rentabilité à court terme dans l’investissement immobilier locatif 

Nombreuses sont les offres alléchantes proposées par des entreprises spécialisées en investissement locatif. Elles proposent d’aider les particuliers à réaliser un investissement rentable clé en main. Sur le principe, ces offres de services sont intéressantes car elles permettent de simplifier la vie d’investisseurs intéressés par l’immobilier. Mais certaines de ces entreprises exercent une sorte de « surenchère immobilière » qui, à terme, risque de « boucher » le marché immobilier.

Comment influer sur sa rentabilité ?

Les deux paramètres qui impactent directement la rentabilité d’un investissement en immobilier locatif sont l’augmentation de la valeur du bien et le montant des loyers collectés.

Pour augmenter la valeur du bien, il faut la créer. Pour cela vous pouvez :

  • Optimiser les espaces
  • Améliorer l’habitat
  • Cibler une zone, objet d’une politique de revitalisation.

Si on suit le principe de rentabilité responsable, il est possible d’investir de façon rentable mais aussi plus éthique vis-à-vis de l’environnement et de la société. Mais comment, dans ce cas, augmenter la valeur du bien et agir sur le paramètre des loyers de façon responsable ?

Augmenter la valeur du bien de manière responsable

Le meilleur moyen de créer de la valeur, c’est de faire de travaux en optimisant les espaces ou en rénovant les biens.

En revanche, vous avez deux façons de faire les travaux : soit vous réduisez au maximum les coûts liés à la rénovation du bien en utilisant des matériaux de qualité médiocre, soit vous êtes plus attentif à la qualité en pensant au confort de vos futurs locataires et à la durabilité.

La deuxième solution est de loin la meilleure et la plus responsable. Vous pourrez revendre plus facilement votre bien et réduirez les tentatives de négociation du prix. Vous avez alors trois gagnants : le locataire, vous le propriétaire et le futur acquéreur.

D’un point de vue environnemental, faire des travaux d’isolation thermique et phonique permet de réaliser des économies d’énergie. Les charges de fonctionnement pour le locataire sont aussi réduites ce qui favorisera son maintien dans le logement.

L’impact de la rentabilité responsable est indirect mais se mesure à long terme :

  • Moins de coûts de maintenance ou de réparation,
  • Moins de vacance locative,
  • Plus de bien être pour le locataire
  • Meilleure valorisation à la revente.

Agir sur le paramètre loyer de façon responsable

Pour fixer votre loyer, il faut avoir en tête deux éléments fondamentaux : Vous positionnez votre bien sur un marché concurrentiel et la valeur du loyer doit vous permettre sélectionner les meilleurs candidats.

Un trop grand nombre d’investisseurs n’ont qu’un seul objectif : la rentabilité à court-terme. Ils omettent d’intégrer que leur locataire n’a peut-être pas d’autre alternative de logement que le vôtre. Dans ce cas, lui proposer un bien avec un loyer élevé ou mal aménagé risque d’influer sur son état esprit. Il sera moins enclin à l’entretenir comme il se devrait et voudra quitter le logement dès que possible. Quant aux risques d’impayés…

Dans un bien de qualité, au contraire, avec un loyer qui correspond au marché il sera plus enclin à rester quelques années. N’oubliez jamais qu’un locataire heureux est un locataire rentable !

Réaliser un investissement responsable sans devoir renoncer à une bonne rentabilité c’est tout à fait possible. Ce type de placements éthiques suit le principe de l’ISR, l’Investissement Socialement Responsable, fortement encouragé par les pouvoirs publics. Cette tendance est en pleine évolution et vise à assainir le marché immobilier de demain.

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