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Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.
La réglementation en vigueur
Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :
● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.
● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.
● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.
● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.
Les erreurs à ne pas commettre
Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :
● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.
● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.
● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.
● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.
● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.
● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.
Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.
A propos de SAP Concur
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Depuis la mise en place du gouvernement de transition, le Gabon a fait preuve de résilience et de détermination pour surmonter les défis économiques et politiques. Les réformes mises en place ont permis de restaurer la confiance des citoyens et des partenaires internationaux. Le climat des affaires s’est nettement amélioré, offrant un environnement propice aux investissements.
Les nouvelles mesures économiques visent à diversifier l’économie gabonaise, réduire la dépendance aux ressources naturelles et promouvoir des secteurs émergents. Cette stratégie de diversification, couplée à une gouvernance transparente et efficace, a repositionné le Gabon comme un pôle d’attraction pour les investisseurs étrangers.
Un Point d’Orgue à l’Élysée 
Le point d’orgue de cette visite a eu lieu le vendredi 29 mai avec une rencontre entre le président gabonais et Emmanuel Macron à l’Élysée. Brice Oligui Nguema a été reçu avec les honneurs militaires, soulignant l’importance de cette rencontre au plus haut niveau de l’État français. Cet accueil chaleureux et solennel a renforcé les liens diplomatiques entre les deux nations, démontrant la volonté commune de renforcer les relations bilatérales.
Lors de cette rencontre, les deux présidents ont discuté de plusieurs sujets cruciaux, notamment la coopération économique, les investissements étrangers, et les initiatives conjointes pour le développement durable. Emmanuel Macron a salué les efforts du gouvernement de transition gabonais pour rétablir la stabilité et favoriser un environnement propice aux affaires. Brice Oligui Nguema, quant à lui, a réaffirmé l’engagement du Gabon à poursuivre les réformes économiques et à promouvoir des partenariats bénéfiques avec la France.
Une Vision d’Avenir Partagée
La visite de Brice Oligui Nguema en France et le succès du Forum Gabon France marquent un jalon important dans la revitalisation des relations économiques entre les deux nations. Les partenariats scellés et les projets lancés augurent d’un avenir prometteur pour le Gabon. Les investisseurs ont désormais une vision claire de la stabilité et du potentiel de croissance du pays.
En conclusion, cette visite a non seulement renforcé les liens économiques franco-gabonais, mais elle a aussi démontré que le Gabon est sur la voie d’une renaissance économique durable. Grâce à un leadership déterminé et à une vision stratégique, le Gabon offre aujourd’hui un cadre sécurisé et attractif pour les investissements, consolidant ainsi sa place sur la scène internationale.
