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Rescrit fiscal

Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

No Code : les PME doivent s'en servir
Popularisé pour sa promesse d’accessibilité, le No Code permet de mettre en place rapidement des outils « clé-en-main », sans partir de zéro. Utilisateurs et entreprises piochent dans une vaste bibliothèque de services pour assembler des solutions, comme des interfaces de paiement ou des CRM. Par Guillaume Pliszczak, Co-fondateur du collectif Neodelta Cette opportunité « d’assembler et de désassembler » des blocs de logiciels offre une véritable flexibilité grâce à des outils “clé-en-main”. C’est pourquoi ces nouveaux outils et connecteurs No Code ont longtemps été la chasse gardée des startups, leur assurant une entrée sur le marché rapide pour ces entreprises innovantes. Cependant, il serait maladroit de cantonner ces outils au monde des start-ups. Être flexible face à un marché toujours plus exigeant et concurrentiel Les PME ont un intérêt grandissant à s’armer d’outils numériques flexibles. Face à l’apparition massive de nouvelles technologies et une compétition accrue des entreprises pour se différencier sur leur marché, les outils nocode répondent à deux besoins :
  • Rapidité d’exécution : Dans un marché dynamique, la rapidité est essentielle. Le No Code permet de déployer des solutions en un temps record, réduisant ainsi le délai entre la conception et la mise en production.
  • Maintenance simplifiée : Une fois les équipes formées, la maintenance des solutions No Code devient plus simple et peut être gérée en interne, ce qui réduit la dépendance vis-à-vis des prestataires externes. 
Cependant, le No Code présente des limitations qui peuvent être critiques pour certaines entreprises :
  • Personnalisations limitées : Pour des besoins très spécifiques, le nocode peut montrer ses limites. Les personnalisations poussées nécessitent souvent une intervention en code.
  • Croissance restreinte : Les capacités de croissance offertes par le nocode sont souvent limitées par les fonctionnalités prédéfinies des plateformes utilisées. En revanche, le développement sur mesure via le code offre des possibilités infinies, les seules limites étant les budgets et les délais.
Embrasser le potentiel des solutions hybrides Le véritable défi pour les entreprises réside dans l’intégration optimale du No Code et du code au sein de leurs équipes. Les entreprises qui réussiront dans les dix prochaines années seront celles qui sauront quand et comment utiliser le code et le nocode de manière complémentaire. Voici pourquoi l’alliance des deux est gagnante :
  • Tester rapidement des idées : En utilisant le No Code pour des prototypes et le code pour des développements plus robustes, les entreprises peuvent innover plus rapidement et de manière plus flexible.
  • Libérer du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée : Les développeurs peuvent se concentrer sur des tâches complexes et stratégiques, tandis que les solutions No Code gèrent les opérations plus routinières.
  • Réduire les coûts et les risques : Une approche hybride permet de maintenir un équilibre entre efficacité et contrôle des coûts, tout en minimisant les risques liés aux erreurs de calcul dans les investissements technologiques.
3 points clés pour intégrer une solution hybride au sein de son entreprise : Pour intégrer efficacement des solutions hybrides, les entreprises doivent :
  1. Penser à l’écosystème global : Les différents départements doivent utiliser des outils spécialisés tout en assurant leur interopérabilité. Une approche macro permet de rationaliser les choix technologiques.
  2. Offrir un support technique solide : Les équipes doivent bénéficier d’un appui opérationnel, technique et sécurisé pour optimiser l’utilisation des outils hybrides.
  3. Impliquer les équipes : Les utilisateurs finaux doivent être inclus dès le début du projet et formés adéquatement pour s’assurer qu’ils utiliseront ces nouveaux outils à leur plein potentiel.
En 2024 et au-delà, les entreprises qui sauront allier code et No Code seront celles qui réussiront à prendre de l’avance sur leurs concurrents. Cette flexibilité technologique est la clé pour naviguer dans un environnement économique en perpétuelle évolution. Les dirigeants de PME et ETI doivent donc envisager l’avenir non pas en termes de choix exclusif entre code et No Code, mais en exploitant la puissance des deux de manière synergique.
L’IFAG, avec ses 27 campus en France et à l’étranger, se démarque en tant qu’école de management qui parvient à allier avec succès une pertinence globale et un solide ancrage dans les territoires où elle est implantée. Forte d’un savoir-faire reconnu dans la formation au management à destination des entreprises de retail, l’IFAG a établi des partenariats stratégiques avec les entreprises de la région nord, à l’instar de Norauto, un acteur économique qui rayonne fortement dans la région. Emmanuelle Godfrin, Responsable des formations Alternance & Relations Ecoles pour Norauto France et Secrétaire Générale de l’AFMD, répond à nos questions et nous livre sa vision de ce partenariat en décrivant de façon précise les avantages uniques qu’offre l’IFAG en matière d’apprentissage et d’alternance.
PME-ETI.fr et South Pole, société internationale spécialisée sur le climat, ont signé un partenariat ambitieux destiné à répondre à deux enjeux distincts :
  • Conseiller et accompagner les PME adhérentes de PME-ETI.fr dans leur volonté croissante de s’engager dans la décarbonation et la transition climatique.
  • Définir et mettre en œuvre une stratégie de décarbonation cohérente et précisément adaptée aux évènements qu’organise PME-ETI.fr
Dans ce film, Franck Boccara, Président Fondateur de PME-ETI.fr interviewe Mathieu Cribellier, Directeur South Pole France. Mathieu nous parle de sa vision de ce partenariat, de l’approche de South Pole dans l’accompagnement des PME vers la décarbonation mais aussi du nouveau programme d’action climatique de South Pole dédié aux PME.
Gcollect : solution de recouvrement de factures impayées
Au fil des années Rachel Hourlier, COO de GCollect s’est imposée dans l’éco-système des FinTech françaises. Une visibilité soutenue par le succès de GCollect qui a réussi le pari d’imposer son modèle « au succès » sur le marché du recouvrement. Découvrez l’interview de Rachel Hourlier publiée par FinMag.fr.

Comment GCollect vous aide à récupérer vos factures impayées ?

GCollect est une solution de recouvrement de factures impayées qui associe le meilleur de l’humain et du digital pour obtenir le paiement des créances. Nous simplifions l’ensemble des étapes pour rendre le recouvrement accessible au plus grand nombre : artisans, auto-entrepreneurs, TPE/PME et grands groupes. Nous traitons des factures BtoB et BtoC à partir de 1 Euro TTC. Notre modèle économique est « au succès ». Nous facturons uniquement si la facture est effectivement recouvrée. Le montant de nos honoraires dépend de nombreux critères, notamment le profil du débiteur et de l’âge de la dette. Nous participons donc à réguler l’économie de marché en maintenant un équilibre entre clients et fournisseurs. GCollect est plus qu’une start-up, c’est une FinTech. Nous existons depuis 2017 et appartenons à un investisseur privé. Notre entreprise garde malgré tout l’esprit des start-ups, la technologie restant au centre de notre activité. Nous développons en continu de nouvelles fonctionnalités implémentées dans notre plateforme. Par exemple, le paiement échelonné qui permet, dans un cadre réglementaire, de payer en plusieurs échéances. En 2023 nous avons proposé le « recouvrement vidéo » qui facilite la compréhension des procédures ainsi que l’IA qui facilite la personnalisation des messages selon les profils MBTI. Nous avons également ajouté de nouvelles langues et recouvrons dorénavant en chinois. En 2024, nous nous concentrons sur l’OpenRecouvrement. Nous allons mettre notre technologie et nos services à disposition des éditeurs de logiciels de facturation et gestion. En parallèle de la facturation électronique, nous voulons leur permettre d’ajouter le recouvrement à leur service. Nous allons être le prestataire de recouvrement délégué et déclencher des procédures amiables et judiciaires de recouvrement.

Comment ça marche ?

Pour lancer une procédure de recouvrement, il suffit de créer un compte gratuitement sur www.gcollect.fr. Après avoir déposé vos factures à recouvrer, vous recevez une proposition de mandat avec le montant des honoraires. Ces honoraires ne seront à payer que si la facture est effectivement recouvrée. Dès la signature électronique du mandat, la procédure est lancée. Nous utilisons technologies et relations humaines pour obtenir rapidement le règlement des factures impayées. Notre algorithme définit le profil du débiteur afin de lui adresser les bons messages, en utilisant le bon ton et les bons canaux de communication. Si la facture reste impayée, nous faisons aussi appel à des professionnels du recouvrement de proximité : sociétés de recouvrement, commissaires de justice. Dans la majorité des cas, la procédure reste amiable. Notre approche basée sur la médiation et négociation nous permet d’obtenir le règlement de 41% des factures en moins de 21 jours.

Pourquoi choisir GCollect ?

  • GCollect intervient comme un tiers de confiance et va mener la procédure de recouvrement au nom de l’entreprise.
  • Notre approche basée sur la médiation, facilite le dialogue et permet d’engager les discussions pour obtenir le paiement final de la facture.
  • Nous préservons ainsi la relation commerciale entre le client et son fournisseur.
  • Nous accompagnons également les entreprises ou particuliers en cas de difficultés en proposant des solutions de paiement échelonnées.
  • Nous accélérons également le règlement des factures en facilitant le paiement via mobile, directement avec une CB, y compris pour des paiements en plusieurs échéances.

Quels sont les tarifs proposés par GCollect ?

Nos honoraires sont calculés à partir de nombreux critères qui sont pris en compte pour ajuster le pourcentage de la facture. Risque du débiteur, en France ou à l’étranger, factures saisies ou via API OpenRecouvrement, BtoB ou BtoC, tous ces éléments sont considérés, ainsi que le nombre de factures à traiter. De plus nos honoraires ne sont à payer que si la facture est effectivement recouvrée. Aucun frais de dossier, d’abonnement ou autre ne sont facturés à l’initiation de la procédure.

Quelle actualité pour 2024 ?

Notre actualité majeure pour 2024 est notre partenariat avec Qonto. Notre plateforme est totalement intégrée avec des flux communicants depuis et vers Qonto. Les clients de Qonto peuvent directement depuis leur interface, activer le service GCollect et sélectionner les factures à recouvrer. Ils déclenchent une procédure en quelques clics sans avoir à saisir de nouveau leurs informations. L’ensemble des réponses est à retrouver sur le blog : https://www.finmag.fr/blog/gcollect-interview/
Le marketing et la communication, les meilleurs alliés de vos commerciaux !
Où sont passés les instants « machine à café » si précieux pour créer du lien, échanger des informations de façon informelle ? Vous l’avez constaté, les habitudes de travail ont changé : la pandémie vous a privé de ces moments d’échanges privilégiés avec vos clients dans la « vraie vie ». Moins de présentiel, plus de Teams… Le commercial est pourtant la seule personne de votre entreprise qui bénéficie d’un lien direct avec le client, l’accompagne et connaît ses besoins. C’est donc le moment idéal pour le commercial de saisir des opportunités business complémentaires grâce aux outils et services dont disposent le marketing et la communication, ses meilleurs alliés (si, si !). Par Isabelle de Goüyon Matignon – Fondatrice de Gemma360 L’objectif ? Préparer le terrain et gagner du temps. Lors du rdv, si le client connaît votre entreprise, si le commercial connaît les besoins de son client, les échanges sont bien plus efficaces et à plus forte valeur ajoutée. Il est donc indispensable d’accompagner au mieux le commercial par le marketing et la communication pour qu’il puisse se focaliser sur le cœur de son métier, et qu’il n’ait « quasiment » plus qu’à signer le bon de commande, ou à le renouveler.… Et garder du temps lors du rdv pour un peu d’humain, d’échange informel, si précieux !
1/ La communication, outil indispensable pour que vos clients vous connaissent
Les équipes communication sont celles qui permettent à l’entreprise de se présenter à ses marchés, à ses clients, telle qu’elle est. On peut parler de « raison d’être » mais plus pragmatiquement, c’est ce qui permet d’être audible, visible pour que vos prospects pensent à vous, que vos clients vous connaissent bien, vous, vos produits, vos services. Vous aurez beau être les meilleurs, si personne ne le sait, ça ne servira pas à grand-chose pour trouver vos clients et signer des contrats ! Les plus grandes marques elles-mêmes se rappellent régulièrement au bon souvenir de leurs clients… La communication est indispensable pour vous permettre :
  • De rappeler qui vous êtes, ce que vous proposez en termes de biens et services, mais également comment vous contacter, votre actualité
  • D’être présent sur le même terrain que vos clients, sur des salons, des événements, un site, les réseaux sociaux
  • D’interagir avec votre marché en proposant de l’information à valeur ajoutée, des points d’échange (en présentiel, webinaires, sur les réseaux sociaux…)
C’est le 1er point de contact entre vos clients et votre entreprise. Si la communication est la base de toute relation humaine, c’est également la base de toute relation professionnelle entre une entreprise et ses clients !
2/ Le marketing, incontournable pour connaitre vos clients
Vos clients doivent connaître votre entreprise. Vous devez également connaître vos marchés et savoir à qui vous vous adressez. Une relation se joue dans les 2 sens. Pour mieux connaître vos clients, chaque interaction, chaque échange, chaque contact direct ou indirect est précieux et vous donne des pistes pour savoir ce qui peut leur être proposé pour mieux les accompagner, leur donner des outils supplémentaires pour développer leur(s) activité(s). Toutes ces données collectées sont à réunir dans une base de données, un CRM. Base de données qui doit être alimentée et mise à jour régulièrement pour garder son intérêt professionnel et sa valeur ajoutée. Quelles données collecter et comment ?
  • Les données administratives: les bons de commande, la facturation (nombre de commandes et type de produits/services commandés, fréquence, montant etc.), mais également taille de l’entreprise, secteur(s) d’activité(s), voire concurrents…
  • Les retours clients (service client / ADV) : chaque remontée de besoin peut devenir un service ou une amélioration de votre entreprise au service de vos clients
  • Les remontées terrain des commerciaux qui ont le contact direct avec leurs clients. Ils peuvent également remonter les réorganisations, les nominations et donc les nouveaux besoins
  • Les salons et autres événements professionnels sont également un excellent moyen d’entrer en contact et d’en apprendre plus sur les besoins de vos clients et les projets de son entreprise
  • Les données collectées de façon plus ciblée grâce à des enquêtes, questionnaires de satisfaction via vos support digitaux (site, réseaux sociaux, newsletter) mais également par téléphone, pourquoi pas à la fin d’un appel au service clients.
Bien entendu, pour que cela fonctionne, il faut aider le commercial à comprendre son intérêt à remplir les informations qu’il collecte de façon structurée dans la base de données, et à s’en servir pour ses contacts clients comme un outil qui vient renforcer le marketing et la communication. Le CRM permet ainsi en amont de créer des parcours clients adaptés pour toucher les clients sur le bon canal, au bon moment, avec les bons produits/services. Et générer ainsi des leads pour les commerciaux.
Conclusion
Le terrain est donc déblayé grâce au travail amont des équipes qui travaillent sur le marketing et la communication : le marché connait votre entreprise, vos commerciaux connaissent vos clients. Le commercial a ainsi une autoroute – a priori sans bouchons ! – pour faire son job en toute sérénité : proposer au client ce dont il a réellement besoin et l’accompagner efficacement dans la durée, en véritable partenaire !
GIREVE - La marketplace qui connecte l'écosystème des nouvelles mobilités
GIREVE est le leader européen de l’intermédiation sur le secteur des nouvelles mobilités. Cette marketplace, qui compte à son actif plusieurs millions de transactions, permet de connecter et de faciliter les échanges entre tous les acteurs de l’éléctromobilité (pouvoir publics, gouvernement et entreprises). Les entreprises de cet écosystème font appel à GIREVE afin d’obtenir un état des lieux de la recharge sur un territoire, définir une stratégie de développement sur un nouveau marché, mettre en œuvre la transition énergétique de leur entreprise, étendre leurs activités ou encore anticiper les problématiques à venir. Eric Plaquet, Président de GIREVE et Amandine De Oliveira, Directrice Conseil, nous parlent du rôle de cette plateforme de marché qui a su devenir un pivot central de ce marché à la croissance spectaculaire.
Partons d’une définition simple pour comprendre et contextualiser son importance; l’expérience candidat désigne l’ensemble des émotions et sentiments ressentis par votre candidat à chaque interaction avec votre entreprise, c’est-à-dire avant, pendant et après son process recrutement. Les entreprises qui ont fait le choix stratégique de mettre l’expérience candidat au cœur de leur feuille de route ont un avantage concurrentiel considérable. Par Céline Cherqui Fondatrice de OneWay Aujourd’hui, les candidats ne choisissent plus les entreprises uniquement en fonction de leur notoriété, ils les choisissent aussi en fonction de la valeur qu’elles leur accordent. Le but n’est donc pas d’impressionner votre candidat mais bien de lui faire vivre une expérience unique, celle de votre entreprise. Le concept d’expérience candidat implique donc un parcours exceptionnel qui consiste à valoriser les candidats et à dépasser leurs attentes en leur faisant vivre une expérience pleinement positive, humainement riche et qui s’inscrit dans l’ADN d’une Marque Employeur saine. Ce rôle d’équilibriste, entre expérience exceptionnelle et reflet de la réalité, doit être tenu à la perfection. Il ne s’agit pas d’attirer et de décevoir, car la sanction risquerait d’être terrible. Nul besoin d’aller chercher son candidat en taxi ou de lui offrir un massage avant son entretien : exceptionnel est ici synonyme d’authenticité, de sincérité, de partage. Car ne l’oubliez pas, ce candidat sera un jour votre collaborateur et vivra l’entreprise de l’intérieur, il doit donc adhérer à votre culture.
Céline Cherqui
Améliorer l’expérience candidat, faire de son process recrutement un moment unique, être toujours plus imaginatifs et investis dans le développement et l’attractivité de sa Marque Employeur est un véritable enjeu pour toutes les entreprises. Réussir face à ce défi repose sur de nombreuses dimensions (pour ne pas dire … émotions) qu’il est toujours difficile de hiérarchiser. Ainsi, la personnalisation est au cœur de ce concept. Il est primordial, pour vous, de connaitre votre candidat, mais pas seulement sa fiche de poste, il faut vraiment vous y intéresser, connaitre son mode de vie, sa façon de réfléchir, de se divertir. Bonne ou mauvaise expérience, le fait est, que la viralité est telle sur les réseaux sociaux que le storytelling finira toujours par être décelé. Les entreprises et les recruteurs doivent donc traiter chaque candidat de manière unique et garder en tête qu’une seule mauvaise expérience peut tout faire échouer. La transparence et la sincérité des entretiens que vos candidats seront amenés à vivre, la cohérence des feedbacks dont ils disposeront tout au long de leur parcours, sont autant d’éléments qui doivent refléter votre culture. Ces rencontres doivent être un véritable trait d’union entre votre ADN et celui de votre candidat. Les entreprises les plus agiles font évoluer leur promesse employeur en se démarquant de la concurrence et en proposant des parcours candidats fluides et sans effort. Faire vivre à ses candidats une expérience unique avec un parcours plus créatif et plus collaboratif est un différentiateur majeur. Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises doivent repenser le lien qu’elles entretiennent avec leurs candidats. La question n’est plus de savoir quelle technologie utiliser au-delà de la performance, comme la rapidité de l’affichage des pages de son site et la justesse des contenus, mais plutôt quelle relation entretenir avec ses candidats durant leur parcours. Cette relation se base avant tout sur la confiance : vous devez comprendre, qui sont vos candidats et ce qu’ils attendent de vos échanges. Leur permettre d’être créatifs, spontanés, agiles, authentiques et d’exprimer pleinement leur potentiel repose donc uniquement sur le parcours que vous allez leur faire vivre. Offrir une expérience sincère à vos candidats dès le premier contact vous assurera un lien particulier avec eux. Ces candidats qui deviendront (ou non) vos collaborateurs, contribueront à la diffusion d’un bouche-à-oreille positif pour votre Marque Employeur et vous garantiront d’être vos meilleurs ambassadeurs. Notez que l’inverse est également vrai : en proposant à vos salariés une expérience collaborateur à la hauteur de leurs attentes, ils deviendront « Ambassadeur » de votre marque et attireront des candidats de qualité. Il est donc primordial de les suivre régulièrement et de vous assurer de leur satisfaction tout au long de leur carrière chez vous. S’inscrire dans ce cercle vertueux des entreprises mettant le collaborateur au cœur de la stratégie de développement vous permettra d’attirer des candidats qui vous ressemblent et qui construiront l’image de votre entreprise de demain. Favoriser l’attention, la compréhension, la personnalisation via des parcours innovants et différenciants vous garantira une longueur d’avance envers vos concurrents, qui risquent même de ne pas survivre à cette guerre des talents.
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises décident de s’engager dans une démarche RSE et souhaitent se faire labelliser. Pour cela, il est primordial de bien choisir parmi les nombreux labels RSE qui ont vu le jour avec l’augmentation de la demande. Club4RSE est un think tank qui oeuvre pour sensibiliser à la démarche RSE et accompagner des porteurs de projets à fort impact sociétal. C’est précisément dans cette optique qu’il a co-construit avec les parties prenantes le Label HOSMONY (Hosmose avec la nature, Harmonie entre les hommes). Gills Robert, Président du Club4RSE et initiateur de cette belle dynamique, nous présente le label HOSMONY et partage avec nous sa vision très claire sur le modèle à adopter pour s’orienter vers une performance durable. Pascal Castanet, Président de l’ordre des experts-comptables d’Occitanie, nous explique pourquoi il a choisi HOSMONY pour se labelliser et comment les experts-comptables peuvent en faire profiter leurs clients.
La cooptation comme méthode de recrutement
L’offre d’emploi n’est plus reine en matière d’acquisition de talents. En effet, avec le développement des avis sur internet, les candidats accordent bien plus d’importance au jugement des autres, à savoir les collaborateurs eux-mêmes, qu’une simple publicité aussi attractive soit-elle. Pour cette raison, la recommandation et la cooptation doivent être au cœur de toute votre stratégie recrutement. Par Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay
La recommandation, c’est quoi au juste ?
La recommandation aussi appelée cooptation est une technique de recrutement qui consiste à encourager les collaborateurs à mettre en relation une personne de leur réseau pouvant correspondre aux besoins de leur entreprise. C’est donc l’action réalisée par un collaborateur lorsqu’il conseille à son entreprise un membre de son réseau qu’il estime compétent pour un poste.
Céline Cherqui –Fondatrice de OneWay
Il peut s’agir d’anciens collègues, de proches dans sa sphère privée et également de pairs lors d’échanges sur les réseaux sociaux professionnels. C’est donc une technique de recrutement à part entière qui permet d’accéder à des profils compétents, qui n’auraient sans doute jamais postulé ou répondu à un recruteur, et proches de la culture d’entreprise. Elle ouvre donc un accès privilégié au marché caché du recrutement. La cooptation est souvent associée à une prime qui encourage les collaborateurs à développer ce mode de recrutement participatif.
Le capital confiance et le taux de cooptation, deux indicateurs fortement liés
La confiance des candidats se gagne via le bouche-à-oreille direct ou la e-réputation. L’impact positif d’une cooptation sur les candidats joue un rôle essentiel à l’acquisition de nouveaux talents. En effet, les retours des collaborateurs permettent aux candidats d’évaluer l’expérience proposée par l’entreprise et ainsi savoir si elle correspond à leurs attentes. Ils peuvent se renseigner autant sur la qualité du management que sur la politique de rémunération. Si les collaborateurs émettent des avis négatifs sur leur entreprise, elle risque de voir sa marque employeur écornée et ne pas réussir à recruter par ce biais-là. Pour ne pas subir cette situation, il faut donc veiller à proposer un parcours et une expérience collaborateur irréprochables en mettant en place une réelle stratégie centrée collaborateur. Cette approche permet de dégager deux avantages :
  1. Les collaborateurs deviendront naturellement des ambassadeurs, ce qui vous permettra de recruter davantage.
  2. Ils seront fiers de leur entreprise et vous seront fidèles, ce qui baissera votre taux de turn over.
Quels sont les différents types de recommandation possibles ?
Il en existe trois formes principales : – Un candidat demande spontanément l’avis d’une entreprise sur les réseaux sociaux ou se renseigne sur des plateformes dédiées. L’importance de l’expérience collaborateur et de l’e-réputation sont donc primordiales pour attirer les candidats, ou en tout cas, pour ne pas les faire fuir. – Un collaborateur conseille une personne de son entourage. Pour ces ambassadeurs convaincus, la recommandation est très naturelle. Au détour d’une conversation avec d’anciens collègues, des amis, ou avec des pairs, ils partagent leur expérience et diffusent une image positive de votre entreprise et attirent de ce fait des candidats compétents et intéressés. – Un collaborateur est incité par son entreprise à chercher une personne de son réseau professionnel. Les collaborateurs participent activement à la recherche, transmettent les offres d’emploi et jouent un rôle d’aimant vis-à-vis des candidats. Vous avez surement déjà entendu parler de la campagne de publicité de Michel et Augustin en 2015 ? « Est-ce que quelqu’un connait quelqu’un qui cherche un job … » demandait la DRH dans le métro parisien. Depuis, cette question fait le tour des réseaux et est reprise sous la forme de « si vous connaissez quelqu’un qui connaît quelqu’un … ».
Comment encourager les collaborateurs à partager leur réseau ?
Une bonne communication et une offre personnalisée vous permettront d’obtenir les meilleures cooptations. Pour cela, il est important de connaitre les attentes de vos collaborateurs. Vous pouvez réaliser des enquêtes de satisfaction afin d’obtenir leurs feedbacks sur différentes thématiques, analyser leurs retours et mettre en place les modifications nécessaires quand c’est possible. Dans tous les cas communiquez avec eux.
Comment remercier les collaborateurs qui partagent leur réseau ?
Comme évoqué précédemment, une prime de cooptation récompense les collaborateurs qui encouragent des membres de leur réseau à rejoindre leur entreprise. Cette prime varie d’une société à l’autre, selon la difficulté du profil à recruter, le niveau de poste ou les compétences recherchées. Généralement pécuniaire, elle peut aussi prendre la forme de cadeaux ou d’avantages divers. Les exemples sont nombreux et les services RH ne manquent pas d’imagination pour animer leur programme de cooptation en proposant notamment des challenges entre collaborateurs.
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