Le recouvrement de factures impayées peut être un défi pour de nombreuses PME et ETI. Entre les relances incessantes, les échanges tendus avec les débiteurs et les démarches juridiques parfois nécessaires, il est crucial pour les entreprises de comprendre les tenants et aboutissants de ce processus délicat. Dans cet article, Gcollect nous livre les questions les plus fréquemment posées en matière de recouvrement de factures impayées, en fournissant des réponses claires et des conseils pratiques pour aider les entreprises à naviguer efficacement dans cette situation souvent stressante. Que vous soyez confronté à un client récalcitrant ou que vous souhaitiez simplement mieux comprendre les étapes du recouvrement, ce guide est conçu pour vous fournir les informations nécessaires pour gérer efficacement vos créances impayées.
1. Qu’est-ce que le recouvrement de factures impayées ?
Le recouvrement de factures impayées permet de récupérer une facture échue et non réglée auprès d’un client défaillant. Il se déroule en plusieurs étapes allant de la simple « relance » jusqu’au « recouvrement » judiciaire. En tant que service professionnel de recouvrement, GCollect vous accompagne en réalisant avec vous et pour vous votre procédure de recouvrement afin de simplifier vos démarches. Vous pouvez ainsi récupérer votre argent rapidement tout en préservant votre relation commerciale avec votre client. En France, le montant global des impayées s’élève à 56 milliards d’euros. Parmi ce montant 4,8 milliards d’euros ne sont jamais réclamés aux clients car les chefs d’entreprises ne savent pas comment lancer une procédure de recouvrement ou ont peur de le faire. GCollect propose un service simple, efficace et éthique afin que les entreprises puissent récupérer leurs créances rapidement sans mettre en danger le développement de leur activité.2. Quelles sont les différences entre la relance et le recouvrement ?
La relance et le recouvrement sont deux phases distinctes dans le processus de récupération d’une facture. Elles interviennent à des moments spécifiques dans le déroulement de la procédure.1. Quand intervient la relance ?
La relance, comme son nom l’indique, fait référence aux actions initiales mises en œuvre pour rappeler au client qu’il a un impayé. Celle-ci se fait généralement par mail ou par appel téléphonique. Le but étant simplement d’informer le client de sa dette et de lui demander de la régler. C’est la première étape du processus de règlement des impayés. Elle n’implique aucune procédure particulière mais vise à communiquer et informer. Elle peut également se faire sous forme d’une lettre de relance dans laquelle on fera apparaitre les informations suivantes :- Coordonnées de l’entreprise créancière ainsi que celle du client défaillant
- Informations sur la ou les factures impayées
- Actions de relance déjà initiées comme les mails ou appels téléphoniques
- Délai accordé au débiteur pour le règlement
2. Quand intervient le recouvrement de factures impayées ?
La phase de recouvrement intervient juste après la relance, lorsque celle-ci n’a pas aboutie. On considère que la relance n’est pas fructueuse après une quinzaine de jours. Le créancier peut alors lancer une procédure de recouvrement. Afin de faciliter ces démarches et d’obtenir plus rapidement ses règlements, l’entreprise gagne à faire appel à une société de recouvrement. Le but de l’entreprise spécialisée sera alors de mettre en place des actions concrètes et formelles afin d’obtenir le plus rapidement possible le paiement du client défaillant. La société créancière et le professionnel du recouvrement établissent un mandat encadrant la procédure de recouvrement.
3. Quand interviennent le recouvrement amiable puis le recouvrement judiciaire ?
La procédure de recouvrement fait intervenir dans un premier temps le recouvrement amiable avant de recourir au recouvrement judiciaire.1. Qu’est-ce que le recouvrement amiable ?
Dans le recouvrement amiable, l’approche humaine et le dialogue sont des éléments essentiels à l’obtention de résultats positifs. Au contact d’un client défaillant, une société de recouvrement doit tout d’abord privilégier la communication qui facilite la négociation afin de trouver des solutions adaptées. À cette étape, on privilégie la compréhension et l’écoute du client défaillant. En effet, la plupart du temps un impayé résulte d’une incapacité à payer et non de mauvaise volonté. Le but du recouvrement amiable est de trouver des solutions personnalisées et adaptées à chaque typologie de client et de créances. Cette approche permet d’augmenter les chances de résoudre le litige rapidement tout en préservant la relation commerciale entre le créancier et le débiteur. Saviez-vous ? 90% des sommes recouvrées par les professionnels du recouvrement ce font dans le cadre de procédures amiables. (Source : Figec)2. Qu’est-ce que le recouvrement judiciaire ?
On considère que les démarches amiables n’ont pas abouti 60 à 90 jours après la date d’échéance de la facture. Cependant ce délai peut varier selon les spécificités d’une solution. Dans ce cas il est alors nécessaire d’avoir recours au recouvrement judiciaire si vous souhaitez poursuivre le recouvrement. Comme son nom l’indique, ce type de recouvrement fait intervenir directement la justice. L’objectif étant d’obtenir un acte officiel qui contraint le client défaillant à régler sa créance. Ce document est appelé titre exécutoire. Il permet de faire valoir une dette aux yeux de la loi. Deux cas de figures sont possibles :- Si la facture impayée est d’un montant inférieur à 5 000 €, on fait appel à un commissaire de justice. Il est le seul acteur de la procédure de recouvrement à pouvoir mettre en œuvre des mesures contraignant le débiteur à payer. Il pourra ainsi faire valoir le titre exécutoire obtenu par le créancier au cours de sa procédure.
- Si la facture impayée est supérieure à 5000 €, il faut faire appel au tribunal de justice qui mettra en place un certain nombre d’actions tels que l’injonction de payer, le référé-provision, l’assignation en paiement au fond, les saisies etc…
4. Comment récupérer la TVA sur les factures impayées ?
Si la procédure amiable échoue et que vous ne souhaitez pas lancer une procédure judiciaire, vous pouvez obtenir votre ANR (Attestation de Non-Recouvrement). Ce document officiel répond à plusieurs objectifs :- Prouver la tentative de recouvrement des factures impayées en cas de contrôle fiscal.
- Permet d’enregistrer la créance en perte définitive à votre bilan comptable.
- Récupérer la TVA éligible.
- La créance douteuse est une facture qui est soumise à un risque de perte mais dont le règlement est possible dans un avenir proche. Dans ce cas, il n’est pas possible de récupérer la TVA associée.
- La créance irrécouvrable, elle, est une facture définitivement perdue qui est éligible à l’ANR et dont la TVA peut être reversée.
Comme dans tout système, pour piloter l’entreprise, le dirigeant doit pouvoir recevoir des signaux qui l’alertent sur des dérives et des déséquilibres susceptibles de déstabiliser ses fondamentaux et de le mener à la ruine s’il ne réagit pas.
Les plus grandes entreprises sont de ce point de vue le plus souvent bien équipées tant intellectuellement que techniquement : elles se forgent leurs propres méthodes et outils (reporting, contrôle de gestion, credit management, comités stratégiques…)
A l’opposé, la TPE-PME et son dirigeant manquent le plus souvent de ressources, de lucidité voire d’objectivité. Les expertises et les outils devront donc lui venir de l’extérieur, un co-pilote en quelque sorte (expert-comptable, conseil).
Méthodologiquement, il nous paraît cependant crucial de distinguer ici deux niveaux distincts pour piloter l’entreprise, en recourant à la métaphore du rallye automobile
a. Le « pilotage temps réel » en cours d’étape et les alertes-écarts
Dans le rallye automobile, l’unité de temps est fréquemment la journée ; pour piloter l’entreprise, c’est le plus souvent l’année (ce peut être le semestre, le trimestre, la saison…).
On navigue alors « aux instruments ». Les cadrans du tableau de bord doivent permettre de suivre en temps réel la vitesse instantanée et moyenne (équivalent : le CA quotidien et cumulé), la consommation de carburant et l’usure des pneus (équivalent : les achats et consommables, les temps de fabrication), la fatigue de l’équipage (équivalent : le dirigeant et ses équipes), les écarts par rapport aux prévisions météorologiques (équivalent : la conjoncture économique et politique, les grèves…), le chrono par rapport aux autres coureurs (équivalent : positionnement concurrentiel, part de marché). Le circuit est tracé à court terme. Le pilote (comme le chef d’entreprise) est le « nez dans le volant ». Le co-pilote, muni de la feuille de route, guide une conduite optimale et prévient à l’approche des virages et des passages difficiles (équivalent : dégradation des marges, impasses de trésorerie…).
Dans la PME, il s’agit de mettre en place des tableaux de bord avec les indicateurs pertinents, de les suivre et de redresser la trajectoire pour éviter la sortie de route, de perdre des secondes précieuses (prospects, clients, affaires). Toutes les PME n’en sont pas dotées. Certaines naviguent à vue. Et c’est évidemment la source la plus immédiate et flagrante des difficultés.
En fait, ces tableaux de bord se concentrent principalement sur les ventes, les marges et la trésorerie. À court terme.
Problème : si l’on constate sur le tableau de bord en cours ou en fin d’étape que l’on est parmi les derniers, que l’on est à court de carburant, que le pilote épuisé s’endort au volant, que l’on s’est perdu au milieu des sables, on se trouve sans doute face à un manque de préparation et de vision stratégique.
b. Le « pilotage stratégique » au bivouac (bilan périodique) et les alertes-structure
Ainsi, pour totalement indispensable que soit cette instrumentation pour maîtriser et optimiser le parcours intra-étape (équivalent : intra-annuel), elle ne saurait cependant suffire à la bonne marche de l’entreprise, à son développement harmonieux, et de manière induite à la prévention de ses difficultés.
Il convient dès lors de donner toute son importance au bilan d’étape et à la préparation des étapes suivantes pour piloter l’entreprise avec la hauteur nécessaire . C’est le temps du bivouac : on se pose pour réfléchir.
Et là, les problématiques et leurs indicateurs sont différents, de nature stratégique et structurelle. Il importe alors d’analyser les caractéristiques de ces prochaines étapes (kilométrage, terrain, météo, position dans le classement, handicaps et pénalités…) qui trouvent leurs correspondants en entreprise dans les évolutions de la conjoncture, du secteur, des réglementations, des concentrations, de la











