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No Code : un levier d’accélération pour la transformation digitale des PME et ETI

Le concept du No Code consiste à supprimer les langages de programmation dans les solutions logicielles afin de pouvoir créer des solutions numériques à l’aide d’outils de modélisation et de configuration visuels. Ainsi, il n’est pas nécessaire de posséder de grandes connaissances en langages informatiques pour créer une application, un site internet, des automatisations etc… voyons comment cela contribue à la transformation digitale des PME et ETI.

Par Franck Boccara

La promesse du No Code est donc de permettre à un maximum de personnes, de déployer leur projets digitaux rapidement, et sans faire appel à des développeurs, grâce à des outils simples à prendre en main. A l’heure où la transformation digitale des entreprises ne cesse de s’accélérer, le No Code est censé venir faciliter leurs opérations, ajuster rapidement les processus au changement et mieux répondre aux besoins des clients et des employés. Autrement dit, le No Code est un médiateur visuel entre la plate-forme de programmation et les utilisateurs finaux afin qu’ils puissent créer et personnaliser l’apparence d’un logiciel sans toucher au code lui-même. Face à la pénurie de talents qui existe dans les domaines du développement web et applications, le développement No Code apparait comme une solution alternative pratique et viable pour les développeurs de logiciels, mais également pour les utilisateurs finaux.

Les avantages du No Code pour les PME et ETI

Autonomie et simplification

Le No Code est un moyen d’apporter aux entreprises une solution « clé en main » qui nécessite moins d’expertise en matière de programmation. Cela permet d’éviter une phase de déploiement lourde dans l’entreprise ou de combler le manque dans le pôle informatique auquel de nombreuses entreprises sont confrontées sans nécessiter le recrutement d’experts en informatique.

Avec le No Code, les responsables métiers de l’entreprise sont en mesure de participer activement à la mise en oeuvre de leur application et rapidement prendre la main sur leur solution sans aucune intervention du service informatique, ce qui permet de diminuer la charge de travail tout en réduisant les coûts. N’ayant pas besoin d’avoir de compétences en codage, les responsables métiers pourront la faire évoluer au fil des besoins de l’entreprise de façon tout à fait indépendante vis-à-vis de l’éditeur ou d’une société de services externe.

Haut niveau de sécurité

Les No Code et ses outils offrent aux utilisateurs des garanties de sécurité capitales grâce à des outils d’administration, à un contrôle d’accès et à une évaluation des menaces. De cette manière, les utilisateurs autorisés sont en mesure de configurer et surveiller la sécurité du système en permanence. De plus, les meilleures pratiques dans ce domaine assurent la sécurité et la confidentialité des données stockées grâce à une prise en charge au niveau des applications et du réseau, ainsi qu’au niveau de l’accès physique. Personnalisation et évolutivité

Le No Code, avec la création de solutions qu’on pourrait qualifier de « boite à outils », donne les moyens de paramétrer des applications taillées sur mesure précisément adaptées aux processus métiers. Ainsi, ce n’est plus l’entreprise qui adapte ses process aux logiciels, mais les solutions No Code qui épousent les process de l’entreprise en permettant aux métiers terrains de personnaliser leurs outils en quelques clics et d’intervenir rapidement pour modifier des paramètres si nécessaire. La PME ou l’ETI va, de ce fait, pouvoir accélerer la prise de décisions et optimiser la performance des équipes. Avec le codage traditionnel, il est souvent compliqué de modifier une fonctionnalité, surtout si les équipes ne maitrisent pas le langage dans lequel l’application a été écrite. Avec le No Code, il faudra juste modifier la partie de l’application que l’on souhaite changer, et le backend no-code se chargera lui-même des modifications du front-end.

Dans un monde en mode No Code, les PME et ETI verront éclore de multiples opportunités. Elles auront la possibilité d’adopter une solution déjà présente sur le marché qu’elles pourront facilement s’approprier pour leurs besoins spécifiques, ou alors faire le pari de créer elles-mêmes leurs applications. Face à la forte pénurie de développeurs, le No Code apparait comme une solution de maîtrise des coûts qui évite le recrutement d’une équipe dédiée. Par ailleurs, vu que les délais de développement et de déploiement des applications sont réduits avec le développement sans code, l’entreprise bénéficie d’économies sur le temps de développementet les heures facturables.

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ZEST – L’engagement des collaborateurs… simplement

L’engagement des collaborateurs est aujourd’hui au cœur de la performance et de la résilience des entreprises. Pouvoir garder un lien étroit avec les équipes tout en leur permettant de s’épanouir réellement est le savant dosage pour un management gagnant.
ZEST, qui a parfaitement compris ces enjeux, offre une solution digitale simple et innovante particulièrement adaptée aux PME et ETI.
David Guillocheau, Directeur Général et Géraldine Muong, Product Designer, nous expliquent avec quelle facilité ZEST peut transformer l’expérience collaborateurs et créer le cercle vertueux nécessaire à la réussite.

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Viva Technology 2023 : « the place to be » à Paris en juin

Viva Technology 2023, le plus grand événement technologique et startup d’Europe se tiendra à Paris Expo Porte de Versailles du 14 au 17 juin à partir de 9h. Les principales startups, investisseurs, dirigeants et médias de 146 pays seront au rendez-vous. Vous êtes dirigeants ou cadres dans la French Tech ? C’est l’évènement à ne pas manquer pour accélérer les affaires, créer du networking ou tout simplement s’inspirer. Viva Technology 2023 va réunir plus de 1 800 startups disruptantes qui challengent le secteur. Venez rencontrez celle qui deviendra bientôt votre prochain partenaire ou venez tout simplement trouver la technologie digitale dont vous avez besoin pour votre entreprise.

Viva Technology 2023 réunit à nouveau les plus grands noms du monde de la technologie et de l’économie digitale. Cette année, l’édition sera hybride avec un mélange d’activités en ligne et en présentiel afin d’offrir une expérience augmentée aux visiteurs. Venez y écouter des personnages inspirants comme Mark Zuckerberg, le fondateur de Facebook, ou Tim Cook, le CEO d’Apple, et découvrez les dernières innovations des startups de la tech à Paris, ou depuis le confort de votre maison.

En utilisant un concept inspiré de la télévision, trois scènes proposeront plusieurs émissions thématiques quotidiennes présentées par une équipe d’animateurs professionnels, d’entrepreneurs et de leaders de la tech. Les trois premiers jours du salon sont réservés aux professionnels (start-ups, investisseurs et cadres), aux étudiants et aux enseignants et le dernier jour est ouvert au grand public. Le programme de cette année s’articulera principalement autour de 5 thèmes axés sur la technologie à impact positif : la technologie pour l’environnement, la technologie pour la société avec un accent particulier sur l’inclusion, l’accès aux soins et santé pour tous, passage à l’échelledes startups et l’avenir du travail. L’évènement comprendra donc ces 3 scènes avec 350 conférenciers de renommée mondiale. Venez rencontrer les dirigeants tech, les décideurs, les chercheurs et les fondateurs les plus inspirants au monde qui partagent leur analyse sur les sujets actuels les plus remarquables. Parmi les partenaires, on compte Google, LVMH, La Poste et BNP.

Vous pourrez également y découvrir plus de 300 innovations parmi les plus récentes. En commentçant par des drones de passagers volants, en passant par des roues sans air pour finir par des plantes qui produisent de l’électricité. Tout est à explorer ! Viva Technology 2023 va être incontestablement « the place to be » pour renforcer votre réseau en rencontrant les bonnes personnes au bon moment pour créer des synergies, faire naitre des idées et construire des partenariats. Ce sera aussi l’occasion de recruter vos futurs collaborateurs dans des aires de réseautage dédiées dans le hall tout au long de ces 4 jours. Voici quelques images qui vous ferons Revivre l’édition 2022 en vidéo :

Informations sur le site : https://vivatechnology.com/

Les organisateurs de Viva Technology 2023

Paris expo Porte de Versailles – VIPARIS

1 place de la Porte de Versailles 75015 Paris Tel. +33 (0) 1 40 68 22 22 www.viparis.com

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Trophées numériques 2023 de la CPME

La CPME organise les trophées numériques 2023 le 5 juillet prochain. Cette 5^ème édition viendra récompenser les dirigeants de PME qui ont réussi le pari de la transformation digitale et qui souvent faisaient leurs premiers pas dans le numérique !

Les 5 lauréats des trophées numériques 2023 bénéficierons de :

La somme de 7000 € pour poursuivre sa digitalisation
La forte mise en avant de leur entreprise grâce à une campagne de communication massive sur les réseaux sociaux.

Vous êtes invités à concourir à l’un des 5 prix qui vont être décernés aux entrepreneurs.

Le prix Développement récompensera celle ou celui qui a mis à profit le numérique pour développer son activité, conquérir de nouveaux clients ou de nouveaux marchés
Le prix Notoriété sera décerné à un dirigeant qui a utilisé la communication digitale pour se faire connaître de nouveaux publics, par exemple en allant sur les réseaux sociaux ou via une plateforme.
Le prix Emploi & Compétences distinguera un entrepreneur qui s’est servi d’outils numériques pour recruter, améliorer les compétences ou encore le fonctionnement de ses équipes
Le prix Inclusion valorisera un chef d’entreprise qui a favorisé l’inclusion des personnes éloignées de l’emploi dans sa PME en s’appuyant sur des outils digitaux. Il peut s’agir, par exemples, de personnes en situation de handicap ou issues des quartiers prioritaires de la ville, ou encore ceux qui sont isolés par la fracture numérique.
Le prix Site Internet en .fr récompensera un entrepreneur ayant créé son site vitrine ou de e-commerce, avec un nom de domaine en .fr pour valoriser son savoir-faire made in France et/ou sa présence sur le territoire français.

Déposez votre candidature!

Téléchargez le règlement du concours et le dossier de candidature, renseignez-le et renvoyez-le avant le 16 avril, minuit soit par mail à mseateun@cpme.fr soit par courrier à : CPME ; Trophées numériques 2023, 8-10, Terrasse Bellini, 92806 Puteaux cedex.

Documents utiles

DOSSIER DE CANDIDATURE

RÈGLEMENT DU CONCOURS

Les 4 étapes des trophées numériques 2023

Le jury des Trophées va se réunir le 25 avril pour choisir jusqu’à 15 candidats (3 pour chacun des 4 prix) présélectionnés pour la qualité de leur dossier.
Ils remporteront un premier gain : une vidéo va être tournée dans leur entreprise, pour qu’ils racontent leur démarche. Ces 15 vidéos de format court seront diffusées de manière sponsorisée sur les réseaux sociaux, en juin.
A partir de ces vidéos, un vote du public en ligne pour son entreprise favorite dans chacun des 5 prix, sera proposé en juin. C’est la combinaison des notes du public et du jury qui permettra de composer la note finale, la note du public comptant pour 40% et celle du jury, pour 60% de la note finale.
A vos agendas ! Dernière étape : les 4 lauréats seront dévoilés mercredi 5 juillet, à la soirée de remise des prix à Paris. Chacun d’entre eux remportera la somme de 7 000€.

Documents utiles

Pour relayer l’appel à candidature aux Trophées autour de vous, téléchargez le kit de communication ci-dessous composé de bannières web, e-mailings, de visuels aux formats des réseaux sociaux et de textes descriptifs de l’événement.

BANNIÈRE WEB

VISUEL RÉSEAUX SOCIAUX 1

VISUEL RÉSEAUX SOCIAUX 2

BANNIÈRE E-MAILING

SIGNATURE DE MAIL

ELÉMENTS DE LANGAGE

Les trophées 2022

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Facturation électronique : les détails d’une obligation qui arrive à grand pas

Dès 2024, les entreprises seront obligées de réceptionner les factures électroniques. L’obligation de les émettre suivra en 2024, 2025 ou 2026 selon les typologies d’entreprises. Dans ce contexte, les sociétés vont devoir émettre, transmettre ou recevoir leurs factures électroniquement sur une plateforme. Pour ce faire, plusieurs possibilités se présentent : via différents acteurs et logiciels ou par leurs propres moyens.
Une opportunité pour les services comptables et financiers de revoir leurs processus de facturation et documentaire pour gagner du temps et de l’argent.

Par Audrine Bodin – Content Manager Pôle Business chez deltic

L’obligation de facturation électronique au sein des entreprises dès 2024 !

Dans un contexte où le digital prend place dans toutes les activités et où l’Etat souhaite lutter contre la fraude à la TVA (qui représente 50 milliards d’euros de perte aujourd’hui), la facturation électronique représente une opportunité et une nécessité. Pour ce faire, l’Etat impose la facturation électronique, ou encore e-invoicing, à toutes les entreprises françaises
selon le calendrier suivant :

Les dates clés de cette obligation

Concernant l’obligation de réception des factures électroniques :
● 2024 : pour toutes les entreprises françaises au 1er Juillet.

Concernant l’obligation d’émission des factures électroniques :
● 2024 : pour les grandes entreprises (effectif supérieur à 5000 salariés ou chiffre d’affaires annuel supérieur à 1.5 milliards d’€ et bilan supérieur à 2 milliards d’€)
● 2025 : pour les ETI (effectif entre 250 et 5000 salariés et chiffre d’affaires annuel inférieur à 1.5 milliards d’€ ou bilan inférieur à 2 milliards d’€)
● 2026 : pour les TPE/PME (effectif inférieur à 250 salariés et chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’€ ou avec un bilan inférieur à 43 millions d’€)

La facturation électronique se résume donc à l’émission, la transmission et la réception des factures, accompagnées d’informations concernant les transactions des entreprises (e-reporting). Tout ça, de manière dématérialisée via une plateforme. La facturation
électronique répond à des obligations concernant les formats de factures, les échanges avec la plateforme, la transmission de certaines données…

Les modalités de cette obligation

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées par cette obligation de facturation électronique. Cela concerne les transactions BtoB (achats et ventes de biens et/ou prestations de services). Les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA dispensées de facturation ne doivent pas procéder à l’e-invoicing.

Quelles données doivent être transmises ?

Les données qui doivent être transmises pour la facturation électronique sont toutes celles qui sont utiles au pré-remplissage des déclarations de TVA et à la détermination de la TVA collectée.

Comment envoyer les factures électroniques et leurs données ?

Les factures et données doivent transiter sur la plateforme publique de facturation pour être ensuite transmises par l’administration fiscale à la direction générale des finances publiques. Pour ce faire, il est possible de passer en direct via cette plateforme en déposant et réceptionnant soi-même les factures. C’est la plateforme qui transmet ensuite les données à la direction générale des finances publiques. Cette solution prend du temps et
correspond davantage aux petites entreprises avec un faible volume de factures.

Il est également possible de passer par d’autres acteurs, appelés opérateurs de dématérialisation et plateformes de dématérialisation partenaires. Dans ce cas, ce sont ces acteurs qui envoient et réceptionnent directement les factures et qui les font transiter à la plateforme publique de facturation et aux sociétés. Grâce à cette solution, les entreprises automatisent les actions, optimisent leur process, leur temps et leur argent. De nombreux
gains qui laisseront davantage de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Quels sont les formats de facture qui vont devenir obligatoires ?

Dans le cadre de cette nouvelle obligation, les formats de factures vont également évoluer. Fini le simple PDF, vous entendrez désormais parler de factur-x, d’XML UBL, XML CII… Pour transmettre les factures sur la plateforme de dématérialisation, seuls ces formats seront autorisés.

Les acteurs de la dématérialisation dans le cadre de la future obligation de
facturation électronique !

Les acteurs de dématérialisation vont donc être en première ligne pour la facturation électronique. Les sociétés déjà équipées d’une solution de dématérialisation auront d’ores et déjà une longueur d’avance lors du passage à l’obligation de la facturation électronique ! Les processus seront déjà optimisés, les factures déjà dématérialisées… Les opérateurs de
dématérialisation s’occuperont de la transition vers l’obligation !

La facturation électronique améliore la productivité des entreprises !

La facturation électronique élimine les contraintes de traitement des factures papiers et automatise certaines tâches. La facturation électronique entre dans le cadre plus général de la dématérialisation des factures et des documents. Le principe de la dématérialisation est simple : les tâches à faible valeur ajoutée concernant les processus de facturation et documentaire peuvent être automatisées. Cela peut concerner : la récupération des factures, la saisie, les circuits de validation, la saisie
comptable, le stockage des factures et documents etc. Dans ce sens, les services financiers et comptables réduisent considérablement le temps passé à réaliser ces tâches. Cela représente en moyenne une réduction de 8 jours par mois !
Également, les gains financiers de cette automatisation sont loin d’être négligeables ! A titre d’exemple, le traitement d’une seule et unique facture grâce à la dématérialisation a un coût de 2 euros VS 14 euros avec un traitement manuel.
Du temps et de l’argent qui peuvent être réinvestis dans des tâches à forte valeur ajoutée.

Fini les piles de documents, le stockage et l’archivage papier : un premier geste pour l’environnement !

Grâce à la dématérialisation, les entreprises suppriment leurs factures et documents papiers, les piles sur les bureaux, évitent les espaces physiques de stockage, d’archivage et les recherches interminables des documents. Un geste en faveur de l’environnement !

Pour finir, la future obligation de facturation électronique va concerner l’ensemble des entreprises françaises dans quelques années. Une obligation que nombre d’entreprises voient comme une opportunité pour dématérialiser et optimiser leur processus de facturation et capitaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée!

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ZOHO – Le partenaire digital des PME et ETI

ZOHO est un éditeur de logiciels de dimension mondiale qui offre des solutions complètes pour accompagner les PME et ETI dans leur transformation digitale. Avec plus de 50 applications dans le cloud qui couvrent tous les postes de l’entreprise, ZOHO a réussi le pari du prix, de la sécurité et de la simplicité d’utilisation.
Claire Curaba, Content Manager France et Pierre Azaïs, Sales Manager France, nous présentent les solutions d’un acteur hors normes qui se place aujourd’hui comme concurrent direct des géants du digital.

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Bpifrance lance le diagnostic « Diag Cybersécurité » pour les PME

Pour commencer, voici l’effrayante réalité ; près de la moitié des PME victimes d’une cyberattaque ne s’en relèvent pas et mettent la clé sous la porte dans les dix-huit mois qui suivent. Face à ce terrible constat, Bpifrance a lancé ce lundi 20 mars le “Diag Cybersécurité”, un diagnostic qui permet aux PME de mesurer leur vulnérabilité à la cybermalveillance et de prendre des mesures nécessaires. Par Serge de Cluny “Face à une cyber menace grandissante, ce diagnostic vise à donner aux PME les armes pour se défendre et à diffuser une véritable culture de la cybersécurité dans les PME en les accompagnant dans la prévention du risque d’attaques et dans la sécurisation de leur système d’information”, déclare Guillaume Mortelier, responsable de l’accompagnement au sein de banque publique d’investissement. Ce diagnostic “Diag Cybersécurité” est accessible à toutes les PME (moins de 250 salariés) qui le souhaitent, même si elles ne sont pas clientes de Bpifrance. Les start-up et les ETI (entre 250 et 4999 salariés) peuvent également être éligibles, en fonction de certains critères. Le diagnostic est réalisé par un “expert habilité” et se déroule en quatre étapes.

Un pré-cadrage téléphonique effectué avec le dirigeant de l’entreprise ou avec le responsable de la sécurité informatique.
Une visite et des entretiens sur site pour évaluer le niveau de sécurité
Une évaluation de la vulnérabilité de l’entreprise
La remise d’un plan d’action

Le coût du diagnostic “Diag Cybersécurité” est financé à hauteur de 50% par Bpifrance et le reste, à la charge de l’entreprise, s’élève à 2200 euros HT.

Les PME sont une cible de choix pour les cyber criminels. En effet, seulement une PME sur trois a nommé en interne un responsable de la sécurité informatique, souvent par manque de moyens financiers mais aussi par manque de connaissances dans le digital. “Leurs dirigeants se demandent souvent par où commencer sur ce sujet qu’ils maîtrisent peu”, explique Bpifrance.

En novembre dernier, le gouvernement avait annoncé une enveloppe de 30 millions d’euros pour mettre en place un “bouclier cyber” à destination des PME et ETI qui comprend la création d’un “filtre anti-arnaque” et d’un outil d’autodiagnostic gratuit. De plus, 750 PME et ETI appartenant à des secteurs stratégiques pourront également bénéficier d’un audit de cybersécurité et de formations.

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Relation client : pourquoi le CRM reste l’outil de référence ?

La relation client est au cœur des enjeux de développement et de pérennité des PME et ETI qui mettent tout en œuvre pour fidéliser et gagner la confiance de leurs clients. L’un des outils les plus connus et les plus efficaces pour booster la relation client est évidemment le CRM, voyons ensemble les raisons de ce succès et comment bien se servir de ce logiciel.

Par Franck Boccara

L’augmentation du chiffre d’affaires est étroitement liée à l’acquisition de nouveaux clients mais avant tout à la conservation de la clientèle existante, de plus en plus exigeante, de laquelle il est impératif de connaitre les besoins, les attentes et les préférences. La stratégie marketing des entreprises doit donc s’adapter en permanence à chaque profil de consommateur afin de lui offrir une expérience client optimale sans laquelle il serait très simple à ce fameux client de comparer la qualité des services proposés par la concurrence. Il est donc primordial de bien utiliser les outils qui permettent d’apporter aux clients plus de rapidité, de confiance, de fluidité et de personnalisation. Pour cela, il faut avoir une bonne maîtrise des réseaux sociaux, de l’emailing, du live chat, etc…mais le plus efficace reste le CRM qui a su trouver sa place dans la plupart des PME et ETI.

Le mot CRM vient de l’anglais Customer Relationship Management. C’est LE logiciel incontounable pour optimiser la relation client par la centralisation des données clients qu’une entreprise obtient grâce aux informations recueillies sur chaque client et surtout en les rendant accessibles aux collaborateurs.

Le CRM est le plus souvent hébergé sur le Cloud. Ce logiciel comporte différents modules qui permettent de fournir aux entreprises une large palette de solutions de gestion de la relation client, notamment en matiere de données client, de marketing, de commerce et d’e-commerce, de vente et de service. En dehors de sa principale fonction qui est de collecter des informations sur la clientèle, le CRM peut également être utilisé pour atteindre de nombreux objectifs.

Les avantages du CRM pour votre entreprise

En plus de fournir aux entreprises les moyens d’avoir une vision générale claire et nette de la relation client, le CRM offre la possibilité d’être informé en temps réel des besoins de chacun des clients. Cet apport va servir à anticiper leurs besoins futurs et pouvoir ainsi ajuster en permanence les campagnes marketing dans le but d’optimiser les performances et de fidéliser les clients le plus rapidement possible. C’est une stratégie marketing à long terme qui aura automatiquement pour effet de renforcer la notoriété et la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de sa clientèle.

Un autre avantage fort pratique est que ce logiciel est hébergé sur le Cloud et donc accessible en ligne simplement sans nécessiter l’intervention de techniciens qui perturberaient les services informatiques pendant des heures. Evidemment, le CRM est utilisable par tous les collaborateurs où qu’ils se trouvent et leur permet de travailler sur un même dossier en étant au même niveau d’information et donc de pouvoir décider le plus rapidement possible. Cet aspect est d’autant plus appréciable depuis le depuis le début de la crise sanitaire et la généralisation du télétravail.

Enfin, le CRM est adapté à toutes les tailles d’entreprises, de tous secteur d’activité, désirant améliorer leur image en considérant les clients comme des ambassadeurs de la marque…et c’est clairement la tendance marketing qui se démarque pour aujourd’hui et demain.

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Les enjeux de la gestion digitalisée des notes de frais

Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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CES 2023 : participez-y avec la CPME !

Le janvier CES 2023 (Consumer Electronics Show) qui se tiendra à Las Vegas du 4 au 8 janvier, va encore réunir cette année plus de 4500 exposants dans les domaines de l’électronique et des technologies grand public. L’évènement est le rendez-vous incontournable de l’innovation avec un concentré de technologies et de solutions BtoB. La CPME vous offre la possibilité de se joindre à elle pour ce voyage et de saisir l’opportunité d’étendre votre réseau. Venez rencontrer les acteurs qui comptent dans ce domaine tout en vous familiarisant avec le marché nord américain.

Dirigeants et cadres de PME et ETI, prenez un temps d’avance et rejoignez la délégation CPME pour découvrir le plus grand événement nord américain dans le domaine de l’électronique et des technologies grand public. Fort de son succès des années précédentes, le Consumer Electronic Show (CES 2023) revient pour une nouvelle édition pleine d’innovations à ne pas manquer.

Le Programme du CES 2023

Chefs d’entreprise, inscrivez-vous, ne manquez pas cette opportunité d’acquérir un réseau exceptionnel et de vous confronter aux toutes dernières innovations !

Profitez d’un vol direct Paris CDG – Las Vegas sur Air Tahiti Nui

Départ le mercredi 4 janvier 2023 à 11h10 (arrivée Las Vegas McCarran International Airport le même jour à 13h10)
Retour le dimanche 8 janvier 2023 à 17h50 (arrivée Paris CDG + 1j à 12h15)

Bénéficiez de la proximité de l’hôtel Treasure Island 4* et du CES :

Petits-déjeuners inclus (salon privé CPME)
Chambre Deluxe individuelle ou double

La CPME a conçu un programme sur mesure pour les dirigeants de PME.

Mercredi 4 janvier :

Cocktail de bienvenue à l’hôtel
Dîner au Grand Lux Cafe (à confirmer)

Jeudi 5 janvier :

1^er jour : visite du salon (Convention Center et/ou Eurêka Park)
Soirée France / networking

Vendredi 6 janvier :

2^ème jour de visite du salon (Convention Center et/ou Eurêka Park)
Soirée CPME (lieu à confirmer)

Samedi 7 janvier :

3^ème jour de visite du salon (Convention Center et/ou Eurêka Park)
Soirée libre / en option : spectacle « Cirque du Soleil »

Dimanche 8 janvier :

4^ème et dernière demi-journée de visite du salon ou matinée libre
Départ de Las Vegas

BULLETIN D’INSCRIPTION

votre contact

Béatrice Brisson : bbrisson@cpme.fr

06 74 78 77 54