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Les enjeux de la gestion digitalisée des notes de frais

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Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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L’investissement dans les montres de luxe est une pratique qui gagne en popularité en cette période où les marchés financiers peuvent être volatils,
L’investissement dans les montres de luxe est une pratique qui a gagné en popularité ces dernières années. Les montres de luxe sont non seulement des accessoires élégants, mais elles peuvent également représenter un investissement rentable si vous choisissez les bons modèles. En cette période, où les marchés financiers peuvent être volatils, l’investissement dans des actifs tangibles comme les montres de luxe peut offrir une certaine stabilité et diversification à votre portefeuille.
Pourquoi investir dans les montres de luxe ?
Les montres de luxe ont plusieurs caractéristiques qui en font des investissements attrayants :
  • Rareté et exclusivité : Les marques de montres de luxe produisent souvent des éditions limitées ou des modèles uniques, ce qui augmente leur valeur sur le marché secondaire.
  • Histoire et prestige : Les grandes maisons horlogères ont souvent une longue histoire et une réputation de qualité et d’artisanat, ce qui peut augmenter la valeur de leurs montres au fil du temps.
  • Demande croissante : La demande pour les montres de luxe reste forte, en particulier sur les marchés émergents comme la Chine, ce qui peut stimuler les prix sur le marché secondaire.
Les meilleurs modèles sur lesquels investir
Lorsqu’il s’agit de choisir les meilleurs modèles sur lesquels investir, il est important de considérer plusieurs facteurs, notamment la marque, le modèle spécifique, l’état de la montre et sa rareté sur le marché. Voici quelques-uns des modèles les plus prometteurs en ce moment : Rolex Daytona : La Daytona de Rolex est l’un des modèles les plus recherchés sur le marché des montres de luxe. Les éditions vintage et les modèles en acier inoxydable sont particulièrement prisés par les collectionneurs et les investisseurs. Rolex Daytona : une montre luxe sur laquelle investir Patek Philippe Nautilus : La Nautilus est une montre emblématique de Patek Philippe, avec son design distinctif et son héritage prestigieux. Les modèles en acier inoxydable, en particulier les éditions limitées, sont très demandés sur le marché. Patek Philippe Nautilus – une montre luxe sur laquelle investir Audemars Piguet Royal Oak : La Royal Oak d’Audemars Piguet est une autre montre emblématique qui continue de gagner en valeur. Les modèles en acier inoxydable, ainsi que les éditions limitées, sont très prisés par les investisseurs. Audemars Piguet Royal Oak : une montre luxe sur laquelle investir Omega Speedmaster : La Speedmaster est une montre emblématique d’Omega, célèbre pour avoir été la première montre portée sur la lune. Les éditions vintage et les modèles commémoratifs sont très recherchés sur le marché. Omega Speedmaster Moonwatch chronographe acier à remontage manuel Kal. une montre luxe sur laquelle investir Richard Mille RM : Les montres Richard Mille sont connues pour leur design avant-gardiste et leur technologie de pointe. Les modèles les plus rares et les éditions limitées peuvent atteindre des prix astronomiques sur le marché secondaire.The New Richard Mille RM 66: une montre luxe sur laquelle investir
Conseils pour investir dans les montres de luxe
Avant d’investir dans des montres de luxe, voici quelques conseils à garder à l’esprit :
  • Faites des recherches approfondies sur les marques et les modèles qui vous intéressent.
  • Achetez auprès de vendeurs réputés et vérifiez l’authenticité de la montre.
  • Gardez à l’esprit que l’investissement dans les montres de luxe peut être à long terme, donc soyez patient.
  • Assurez-vous de conserver les documents d’origine et les boîtes pour maintenir la valeur de la montre.
  • Diversifiez votre portefeuille en investissant dans une variété de marques et de modèles.
En conclusion, l’investissement dans les montres de luxe peut offrir des rendements intéressants pour les investisseurs avisés. En choisissant les bons modèles et en suivant les conseils d’experts, vous pouvez ajouter une touche d’élégance et de valeur à votre portefeuille d’investissement.  
Selon la loi numéro 2017-1837 du 30 décembre 2017, les chefs d’entreprise bénéficient d’un abattement exceptionnel de 500 000 € sur la plus-value de cession de leur entreprise avant leur départ à la retraite. Cet abattement prend finle 31/12/2024
Selon la loi numéro 2017-1837 du 30 décembre 2017, les chefs d’entreprises bénéficient d’un abattement exceptionnel de 500 000 € sur la plus-value de cession d’entreprise avant départ à la retraite. Cette mesure, mise en place pour encourager la transmission d’entreprises et faciliter le passage à la retraite des entrepreneurs, prendra fin le 31 décembre 2024. En effet, il reste donc un peu moins d’une année pour les entrepreneurs séniors désireux de bénéficier de cet avantage fiscal qui impose tout de même des conditions strictes avant et après la cession. Par Franck Boccara Cet abattement exceptionnel représente une opportunité unique pour les chefs d’entreprise de réaliser une cession d’entreprise avant départ à la retraite dans des conditions fiscales avantageuses, cependant, pour bénéficier de cet avantage, plusieurs conditions sinequanones doivent être respectées tant avant qu’après la cession. Avant la cession L’entrepreneur doit exercer son activité de manière habituelle pendant au moins cinq ans. Il doit également être dirigeant, associé ou actionnaire de l’entreprise, sous certaines conditions. De plus, l’entreprise doit être soumise à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés et réaliser une activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole. L’entreprise doit répondre à la définition de PME européenne (moins de 50 salariés, et chiffre d’affaires annuel ou total bilan annuel n’excédant pas 10 millions d’euros), elle doit avoir son siège de direction effective dans un État de l’Espace économique européen et être soumise à l’impôt sur les sociétés (IS). Enfin pour que le dispositif s’applique, le cédant doit cesser toute fonction dans l’entreprise dans un délai de deux ans à compter de la cession. S’il vend son entreprise à une société, il ne doit pas détenir de parts ou actions dans la société cessionnaire, ni droits de vote, ni droits au bénéfice, directement ou non. Après la cession Le produit de la vente doit être affecté à la liquidation de la part des plus-values correspondant à l’abattement. De plus, le cédant ne doit pas exercer, dans les cinq ans suivant la cession, une activité similaire à celle exercée dans l’entreprise cédée, sauf exceptions prévues par la loi. Cette restriction vise à prévenir les tentatives de contourner la réglementation en conservant une activité similaire après la cession. Toutefois, des exceptions existent, notamment pour les cessions à des membres de la famille ou pour les cas où le cédant reprend temporairement une activité dans l’entreprise pour accompagner la transition. Cette période de transition peut s’avérer complexe, nécessitant souvent l’intervention de différents professionnels tels que des experts-comptables, des avocats spécialisés en droit des affaires et des conseillers en transmission d’entreprise. Leur expertise est cruciale pour optimiser la transaction et s’assurer que toutes les démarches sont effectuées dans le respect de la réglementation fiscale en vigueur. Par ailleurs, cette fin d’abattement exceptionnel met en lumière l’importance pour les entrepreneurs de planifier leur retraite dès les premières années d’activité de leur entreprise. La transmission d’entreprise est un processus complexe qui requiert du temps et de la réflexion. Plus tôt les chefs d’entreprise commencent à envisager leur succession, plus ils auront de chances de bénéficier d’avantages fiscaux et de garantir la pérennité de leur entreprise. En conclusion, avec seulement une année restante pour bénéficier de l’abattement exceptionnel de 500 000 € sur la plus-value de cession d’entreprise avant départ à la retraite, les chefs d’entreprise sont confrontés à une échéance imminente. Il est donc crucial pour eux de prendre dès maintenant les mesures nécessaires pour préparer leur départ à la retraite et optimiser les avantages fiscaux dont ils peuvent bénéficier. La planification précoce de la transmission d’entreprise est la clé pour assurer une transition en douceur et pérenne, tant pour les entrepreneurs que pour leurs entreprises.

Les effets de la pandémie, de la guerre, de la dégradation continue de l’environnement et des inégalités font que le rôle de la durabilité dans les entreprises et l’investissement n’a jamais été aussi important. En outre, les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) et l’investissement durable ont également fait l’objet d’un débat nécessaire. Dans ce contexte, Lloyd McAllister, responsable de l’investissement durable chez Carmignac, présente sept thèmes qui, selon lui, devraient dominer le discours sur l’investissement durable au cours de l’année prochaine.

Tendance #1

Passer des engagements à la mise en œuvre dans le domaine du climat Carmignac Face à l’absence de progrès en matière de réduction des émissions mondiales, la discussion sur le climat passera des objectifs à long terme à la mise en œuvre, tandis que l’accent sera mis sur l’innovation et les solutions technologiques. La mise en œuvre a été stimulée par la guerre en Ukraine, qui a révélé la faiblesse des systèmes énergétiques et leur vulnérabilité face aux risques géopolitiques. L’accent sera ainsi mis sur les technologies évolutives susceptibles de soutenir la transition et la croissance des énergies renouvelables continuera de dépasser les attentes. Nous nous attendons à ce que la course aux objectifs de réduction des émissions à long terme ralentisse et soit conditionnée par la fixation de règles explicites par les régulateurs et par l’achat de produits et de services moins polluants par les consommateurs, à mesure que la réalité de la mise en œuvre deviendra évidente. Nous nous attendons également à ce que les transitions permettant le passage d’industries polluantes à des industries vertes fassent l’objet d’un examen plus approfondi, mais qu’elles soient finalement mieux acceptées à mesure que la durée et la complexité de la transition énergétique seront mieux comprises par les propriétaires d’actifs. Les incitations fiscales non plafonnées dans le cadre de la loi sur la réduction de l’inflation aux États-Unis entraîneront une adoption plus rapide des technologies propres dans ce pays. Nous nous attendons par ailleurs à de nouvelles réglementations et activités de la part des banques centrales et des régulateurs de l’UE, notamment en ce qui concerne le mécanisme d’ajustement carbone aux frontières de l’UE.
  • Pourquoi est-ce important pour les investisseurs

Nous pensons que les attentes vont changer : les mesures théoriques à long et moyen terme, telles que les objectifs scientifiques de décarbonisation, seront devancées par une plus grande attention aux dépenses d’investissement et d’exploitation permettant d’atteindre ces objectifs. Une grande partie des technologies vertes étant encore naissante et non éprouvée, les incitations financières peuvent servir de catalyseur pour que les entreprises investissent dans des secteurs encore peu avancés en termes de transition énergétique tels que le ciment, l’acier, l’aviation, le transport maritime et l’alimentation.

L’innovation qui en résultera dans les technologies climatiques offrira des opportunités aux investisseurs désireux d’aligner leurs portefeuilles sur la transition énergétique.

Tendance #2

Les positions acheteuses sur les valeurs technologiques et vendeuses sur le pétrole ne vont plus suffire Carmignac Il était facile de paraître durable dans l’ère de l’argent facile après la crise, durant laquelle la croissance était généreusement récompensée. Le portefeuille typique acheteur sur les valeurs technologiques et vendeur sur l’énergie est ainsi devenu le modèle en matière de durabilité en raison de son faible niveau d’externalités négatives facilement mesurables, telles que les émissions de carbone, et de son exposition positive à des technologies de pointe qui amélioraient la vie des gens. Nous pensons que cette approche quelque peu superficielle cessera de fonctionner à l’avenir, en raison de la hausse des attentes des investisseurs institutionnels, de la réglementation et d’un environnement de marché différent.
  • Pourquoi est-ce important pour les investisseurs

Nous nous attendons à ce que les portefeuilles présentés comme ayant des caractéristiques durables démontrent clairement un alignement avec les besoins des clients, l’additionnalité ou les résultats qu’ils fournissent et dans quelle mesure les critères ESG sont pris en compte d’un point de vue financier et non financier.

En outre, nous pensons que la nécessité de présenter des résultats positifs en matière d’engagement ne sera plus un bonus mais deviendra une exigence de base.

Tendance #3

Des définitions passées au crible Carmignac Ces deux dernières années, l’investissement durable est devenu un défi réglementaire avec l’introduction des exigences de l’UE sur la publication d’informations en matière de finance durable (SFDR) et de la taxonomie de la finance durable. Cette tendance des autorités réglementaires à essayer de comprendre l’interaction entre les systèmes financiers, environnementaux et sociaux, et les différents objectifs d’investissement, se concrétisera par l’examen minutieux de la manière dont les gestionnaires d’actifs interprètent la réglementation.
  • Pourquoi est-ce important pour les investisseurs
La réglementation va évoluer pour apporter une définition plus précise de l’investissement durable. Nous nous attendons également à ce qu’il y ait un examen plus approfondi et des orientations supplémentaires sur la définition des fonds relevant de l’article 8 du SFDR.

Tendance #4

  • L’évolution des attentes en matière d’obligation fiduciaire et de matérialité
Carmignac Il existe une évolution de plus en plus marquée dans la définition de l’obligation fiduciaire, qui va du patrimoine des actionnaires au bien-être des actionnaires, accompagnée de la montée du capitalisme des parties prenantes. Cela signifie que les investisseurs institutionnels s’attendent de plus en plus à ce que les gestionnaires d’actifs tiennent compte du concept de double matérialité, dans lequel les conséquences des questions environnementales et sociales sur la performance d’une entreprise, ainsi que l’impact de l’entreprise sur l’environnement et la société, sont considérées comme significatives.
  • Pourquoi est-ce important pour les investisseurs
Nous devons nous attendre à ce que les clients et les autorités de réglementation parlent des questions ESG qui semblent moins pertinentes pour la valorisation d’une entreprise à court terme, mais qui sont importantes pour la prise de décisions à long terme des propriétaires d’actifs.

Tendance #5

Politisation de l’ESG Aux États-Unis, l’ESG a été attaqué par des politiciens des deux bords. Pour la droite, l’ESG représente une cabale politique qui fausse les marchés et retire dangereusement les financements d’industries de première importance telles que l’énergie et la défense. Pour la gauche, l’ESG est le dernier jeu concocté par Wall Street pour obtenir des commissions plus élevées en utilisant le greenwashing. Bien que les arguments soient souvent erronés, simplistes ou trop réducteurs, la critique de l’ESG, à mesure que cette tendance se généralise, imposera des approches de meilleure qualité et une plus grande transparence, ce que nous considérons comme un élément positif. Bien que l’agitation politique soit souvent trompeuse en matière d’ESG, nous pensons que ces discussions feront partie de l’actualité, ce qui créera de la confusion pour les clients. Par conséquent, les gestionnaires d’actifs doivent être clairs en ce qui concerne leur philosophie et leur approche d’investissement.
  • Pourquoi est-ce important pour les investisseurs
Nous espérons qu’il sera de plus en plus reconnu que les gestionnaires d’actifs individuels ou les groupes de gestionnaires d’actifs ont une certaine capacité, mais non pas une capacité illimitée, à atteindre les objectifs ESG à l’échelle du système et que les régulateurs doivent intervenir.

Tendance #6

La résurgence du scénario de décroissance Carmignac Les deux théories économiques dominantes en matière de durabilité se concentrent soit sur la décroissance, soit sur la croissance verte. Selon la théorie de la croissance verte, il est possible de développer des indicateurs traditionnels comme le PIB tout en atteignant des niveaux de pollution et de vie acceptables à l’échelle mondiale. La théorie de la décroissance estime que la consommation de ressources doit diminuer pour permettre à la société de vivre sous un plafond écologique. Tout au long de 2022, le discours sur la décroissance a pris de l’ampleur en raison de l’inefficacité perçue de la croissance verte. À moins que la pollution mondiale globale ne commence à diminuer, ce qui nous semble peu probable, le discours sur la décroissance commencera probablement à s’infiltrer lentement dans le débat économique général et dans l’élaboration des politiques gouvernementales. Les entreprises fortement exposées aux problèmes de « surconsommation » communément perçus, tels que la fast fashion et le plastique à usage unique, peuvent s’attendre à attirer l’attention des régulateurs, des consommateurs et des clients.
  • Pourquoi est-ce important pour les investisseurs
Jusqu’à présent, les gouvernements ont mis l’accent sur la nécessité pour les entreprises de quantifier leurs émissions, mais l’acceptation plus large de la théorie de la décroissance pourrait se traduire par une approche plus interventionniste. Cela pourrait avoir un impact profond sur les perspectives financières à long terme des secteurs les plus concernés.

Tendance #7

Un élargissement de l’ordre du jour Carmignac L’ESG a été dominé par la réglementation du climat et des marchés financiers en 2022. Nous pensons que l’accent sera désormais mis sur des thèmes plus larges de la biodiversité, en considérant les limites planétaires plutôt que des mesures environnementales spécifiques et des questions sociales telles que la sécurité alimentaire, la résistance aux antimicrobiens et les monopoles.
  • Pourquoi est-ce important pour les investisseurs
Nous pensons que les gestionnaires d’actifs devront démontrer leur performance par rapport aux limites ou aux budgets de capital naturel, plutôt que par rapport à des mesures de performance absolue. Cela se produit déjà dans une certaine mesure par le biais d’initiatives telles que les budgets carbone de l’UE pour les fonds et le Groupe de travail sur la publication d’informations financières liées à la nature, mais nous nous attendons à ce que ce processus s’accélère. L’accent mis sur des sujets sociaux plus vastes ouvrira la porte à des débats difficiles où il y aura moins de solutions « gagnant-gagnant » pour le capital financier, naturel et social. Il nous faudra aller vers des compromis qui nécessiteront une navigation prudente.
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