Les enjeux de la gestion digitalisée des notes de frais

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Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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La relation client est au cœur des enjeux de développement et de pérennité des PME et ETI qui mettent tout en œuvre pour fidéliser et gagner la confiance de leurs clients. L’un des outils les plus connus et les plus efficaces pour booster la relation client est évidemment le CRM, voyons ensemble les raisons de ce succès et comment bien se servir de ce logiciel.

Par Franck Boccara

L’augmentation du chiffre d’affaires est étroitement liée à l’acquisition de nouveaux clients mais avant tout à la conservation de la clientèle existante, de plus en plus exigeante, de laquelle il est impératif de connaitre les besoins, les attentes et les préférences. La stratégie marketing des entreprises doit donc s’adapter en permanence à chaque profil de consommateur afin de lui offrir une expérience client optimale sans laquelle il serait très simple à ce fameux client de comparer la qualité des services proposés par la concurrence. Il est donc primordial de bien utiliser les outils qui permettent d’apporter aux clients plus de rapidité, de confiance, de fluidité et de personnalisation. Pour cela, il faut avoir une bonne maîtrise des réseaux sociaux, de l’emailing, du live chat, etc…mais le plus efficace reste le CRM qui a su trouver sa place dans la plupart des PME et ETI.

Le mot CRM vient de l’anglais Customer Relationship Management. C’est LE logiciel incontounable pour optimiser la relation client par la centralisation des données clients qu’une entreprise obtient grâce aux informations recueillies sur chaque client et surtout en les rendant accessibles aux collaborateurs.

Le CRM est le plus souvent hébergé sur le Cloud. Ce logiciel comporte différents modules qui permettent de fournir aux entreprises une large palette de solutions de gestion de la relation client, notamment en matiere de données client, de marketing, de commerce et d’e-commerce, de vente et de service. En dehors de sa principale fonction qui est de collecter des informations sur la clientèle, le CRM peut également être utilisé pour atteindre de nombreux objectifs.

Restez connectés à vos clients

Les avantages du CRM pour votre entreprise

En plus de fournir aux entreprises les moyens d’avoir une vision générale claire et nette de la relation client, le CRM offre la possibilité d’être informé en temps réel des besoins de chacun des clients. Cet apport va servir à anticiper leurs besoins futurs et pouvoir ainsi ajuster en permanence les campagnes marketing dans le but d’optimiser les performances et de fidéliser les clients le plus rapidement possible. C’est une stratégie marketing à long terme qui aura automatiquement pour effet de renforcer la notoriété et la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de sa clientèle.

Un autre avantage fort pratique est que ce logiciel est hébergé sur le Cloud et donc accessible en ligne simplement sans nécessiter l’intervention de techniciens qui perturberaient les services informatiques pendant des heures. Evidemment, le CRM est utilisable par tous les collaborateurs où qu’ils se trouvent et leur permet de travailler sur un même dossier en étant au même niveau d’information et donc de pouvoir décider le plus rapidement possible. Cet aspect est d’autant plus appréciable depuis le depuis le début de la crise sanitaire et la généralisation du télétravail.

Enfin, le CRM est adapté à toutes les tailles d’entreprises, de tous secteur d’activité, désirant améliorer leur image en considérant les clients comme des ambassadeurs de la marque…et c’est clairement la tendance marketing qui se démarque pour aujourd’hui et demain.

 

Tout le monde sait que Lisbonne est belle mais, en plus de sa beauté, elle fait tout pour attirer le tourisme incentive. Classée par l’ICCA (International congress and convention association)  parmis les villes hébergeant le plus de congrès internationaux, elle une offre une gamme de séjours incentive diverse et variée qui a séduit les organisateurs. Par Franck BOCCARA La cité du fado jouit d’un potentiel touristique énorme avec ses quartiers historiques tels que l’Alfama, le Barrio Alto, le Chiado et Belem qui regorgent de petites ruelles pittoresques avec leurs célèbres «azulejos» (carreaux de faïence) dans lesquelles les visiteurs aiment se perdre. Ou encore le fameux pont du 25 avril, inauguré en 1966, qui domine le Tage et dont la silhouette donne le ton moderne de la ville. Le pont du 25 avril s’est d’ailleurs doté, en 2016 d’un centre d’interprétation appelé Expérience Pilar 7 logé dans l’un de ses piliers. On y accède par ascenseur en voyageant à travers la structure de l’ouvrage pour finalement atterrir sur une terrasse panoramique perchée à 80 m du sol qui révèle une vue splendide sur toute la ville. Afin d’attirer toujours plus d’entreprises, Lisbonne propose des espaces d’exposition très divers. Des plus classiques comme le fameux Palais des Congrès qui s’est agrandi de 20 % en 2003, aux plus typiques comme la célèbre Tour de Belèm. La plupart de ces lieux historiques sont privatisables pour l’organisation d’événements d’entreprises.
Les infrastructures MICE haut de gamme abondent dans la ville, comme par exemple celles construites au parc des Nations pour l’exposition universelle de 1998. Remplie de lieux événementiels prestigieux, la capitale portugaise est devenue une place de choix pour le tourisme d’affaires avec son climat doux et agréable et ses charmants quartiers authentiques comme le très festif Barrio Alto ou l’Alfama. Le quartier de Belem et ses alentours grouillent de solutions événementielles, parmis lesquelles la célèbre tour, le monastère des Hiéronymites , la collection d’art contemporain Berardo ou les légendaires pasteis de nata de la pastelaria de Belem. A l’image de SUD Lisboa, proche du pont du 25 avril, cet espace dernier cri d’une surface de 1 000 m² avec terrasse en rooftop de 750 m² face au Tage est modulable pour recevoir toutes sortes d’événements tels que workshops, déjeuners ,diners, lancements de produits, cocktails avec une capacité maximale de 750 personnes. Le centre-ville aussi a beaucoup investi dans l’offre incentive avec la réouverture et la rénovation du Pavillon Carlos Lopes en 2016 qui peut aujourd’hui accueillir des événements en tous genres, même des foires et expositions jusqu’à 2 900 personnes. Construit à l’origine à Rio de Janeiro pour être le Pavillon des Industries Portugaises lors de l’Exposition Internationale de 1922, celui-ci a été reinstallé en 1932 dans le parc Eduardo VII, qui surplombe le cœur de la ville. Proche de la France et très abordable au niveau des tarifs, Lisbonne a reussi le pari de l’événement d’entreprise . Sachant allier accueil, beauté et efficacité, l’offre lisboète a aussi su séduire les PME et ETI françaises… A juste titre !!

INFORMATIONS :

Lisboa Convention Bureau Rua do Arsenal, 23 • Tél. : +351 210 312 700 Email : atl@visitlisboa.com Internet : www.visitlisboa.com/convention-bureau
Les entreprises familiales surperforment-elles les autres sociétés ? Si oui, pourquoi ? Quelle structure présente la meilleure rentabilité en termes d’ouverture du capital ou de génération dirigeante ? Où trouve-t-on les groupes familiaux les plus performants ? Autant de questions qui peuvent se poser au moment d’investir dans une société dirigée et/ou détenue par une même famille. 1- Les entreprises familiales superforment-elles les autres société ?Carmignac

Selon la base de données Carmignac Family 500, un investissement réalisé en janvier 2004 dans une société familiale aurait pratiquement triplé 18 ans plus tard, à un taux de croissance annuel moyen de 10,2%. Le même investissement dans une entreprises non familiale aurait été multiplié par 2,5 à un taux de croissance annuel moyen de 7,9%.

Parmi les raisons expliquant la surperformance de groupes dirigés par une même famille figurent notamment :

  • un levier financier plus faible. Le ratio dette nette sur Ebitda montre que les liquidités sont supérieures aux dettes pour les entreprises familiales (-0,07) alors qu’il s’élève à 0,9 (soit environ une année de remboursement) pour les sociétés non familiales ;

  • une meilleure rentabilité. Le taux de rentabilité des capitaux propres (« Return on Equity » ou ROE) était en octobre 2022 de 15,1% pour les sociétés familiales et leur rentabilité des capitaux investis (« Return on invested capital » ou ROIC) s’élevait à 10%. Au même moment, le ROE des entreprises non familiales était de 13% et leur ROIC, de 8,4%. Cela démontre une meilleure gestion des groupes familiaux par leurs dirigeants ;

  • une stratégie à long terme combinée à une plus forte aversion au risque. Cherchant à faire croître leurs profits et à stabiliser la génération de bénéfices de leur société, les dirigeants d’entreprises familiales développent une vision à long terme. À cela s’ajoute une plus grande aversion au risque et une très forte implication des fondateurs alors qu’une dimension patrimoniale existe avec la volonté de transmettre la société aux générations suivantes.

2- Quelles génération dirigeantes privilégier ? Carmignac L’adage selon lequel « la première génération construit, la deuxième développe et la troisième dilapide l’héritage familial » se vérifie-t-il ?  En comparant l’évolution des actions de différentes sociétés familiales sur une même période (janvier 2004-octobre 2022), le rendement des titres observés recule à mesure qu’augmente la génération aux commandes. Ainsi, l’action des sociétés dirigées par la première génération affiche un rendement pratiquement deux fois plus élevé que celui des titres d’entreprises aux mains de la cinquième génération après dix-huit ans. Cette différence s’explique notamment par les importants réinvestissements nécessaires pour adapter et développer l’activité de la société à mesure que vieillit l’entreprise. En outre, les dirigeants de groupes familiaux multigénérationnels prêtent une grande attention au ratio rendement/risque en matière d’investissement. Cela les contraint à réfléchir régulièrement à la meilleure façon d’utiliser leur capital sur le long terme pour répondre aux besoins essentiels de leur entreprise – le « capital patient » –, ce qui peut peser sur le rendement de l’entreprise. 3- Quelle est la part d’actionnariat la plus efficaces ? Carmignac

En raison d’un meilleur alignement d’intérêts entre les actionnaires et les dirigeants, les actions des entreprises détenues à plus de 50% par la même famille affichent une croissance de leur rendement bien plus élevée que les autres entre janvier 2004 et octobre 2022.

Les entreprises majoritairement détenues par les fondateurs ou une seule et même famille subissent également beaucoup moins les exigences des actionnaires minoritaires dont les intérêts peuvent diverger de ceux des dirigeants et/ou ne pas toujours correspondre au développement de l’entreprise sur le long terme.

4- Où se trouvent les entreprises familiales qui surperforment le plus les autres en bourse ? Carmignac À la faveur d’une meilleure gouvernance que dans les marchés émergents, les entreprises familiales implantées dans des pays développés surperforment davantage les groupes non familiaux en Bourse. Or la qualité de la gouvernance des entreprises est une notion de plus en plus importante pour les investisseurs. En outre, les marchés émergents ont tendance à être plus volatils et à présenter une dispersion plus forte des rendements, due principalement à une prime de risque plus élevée. 5- Quelle taille d’entreprise familiale présente le meilleur rendement ? Carmignac

La base de données Carmignac Family 500 montre qu’un investissement réalisé en janvier 2004 dans une entreprise familiale affichant une capitalisation boursière de plus de 50 milliards de dollars aurait été multiplié par 4,5 à fin octobre 2022. Le même investissement dans une entreprise valorisée entre 10 milliards et 50 milliards aurait été multiplié par 2,8, contre un multiple de 3,4 pour les sociétés d’une capitalisation boursière comprise entre 2 milliards et 10 milliards de dollars et un multiple de 3,1 pour les entreprises de moins de 2 milliards.

Les très grosses entreprises sont souvent plus matures. Pour cette raison, elles parviennent à dégager des rendements moins volatils, y compris en période de crise. Elles disposent aussi de ressources financières plus importantes avec une meilleure stabilité en matière de profitabilité et de rentabilité. Les petites capitalisations boursières sont plus vulnérables aux chocs de marché et peuvent négocier moins facilement les taux d’intérêt auxquels elles empruntent de l’argent, ce qui augmente le coût de leur effet de levier pour croître.

Par ailleurs, si les sociétés de petite taille font preuve de davantage de dynamisme et présentent un potentiel de croissance plus élevé, nous constatons une plus grande stabilité de la progression de l’activité des grosses entreprises. Ces dernières comptent également davantage de leaders sectoriels.

Attention cependant à ne pas tirer de conclusion trop hâtive. Une entreprise familiale, de très grosse taille, implantée dans un pays développé, détenue majoritairement par ses fondateurs et dirigée par la première génération n’est pas nécessairement synonyme d’investissement fructueux.

La réalité peut être nettement plus complexe et beaucoup d’autres points sont à prendre en compte (gouvernance, secteur, situation propre de chaque entreprise…). D’autres analyses et des rencontres avec la direction de l’entreprise sont également nécessaires, tout comme l’est la prise en compte des cycles de marché pour s’adapter à la conjoncture économique.

Pour ces raisons, il peut être préférable de confier ses économies à des experts, capables d’étudier et de suivre régulièrement ce type d’entreprises qui méritent que l’on s’y intéresse.

Sources : Carmignac, base de données Carmignac Family 500, Octobre 2022

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