Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entre en application dans toute l'Europe

24 mai 2018

On entend beaucoup parler, ces derniers temps, du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et il est vrai qu’il concerne beaucoup de nos PME et ETI. Ceci dit, beaucoup n’en saisissent pas forcément les contours et la portée. Voici quelques explications concernant ce règlement sur les données personnelles qui sera appliqué dans toute l’Union européenne à partir du 25 mai 2018.
Par Justine Delmas
Le Règlement Général sur la Protection des Données s’applique sur le traitement et la circulation des données à caractère personnel que les entreprises utilisent pour promouvoir leurs produits et services. Ce texte, qui remplace et abroge une directive européenne sur la protection des données personnelles datant de 1995, prend effet sur tous les résidents de l’Union européenne.
Une donnée est qualifiée de personnelle lorsqu’elle permet d’identifier et de répertorier directement ou indirectement une personne physique par le biais d’un nom, d’une adresse IP ou mail, d’une photo, d’une adresse, d’un numéro de telephone, d’un enregistrement vocal, d’une empreinte ou autre information dite personnelle.
Or, certaines de ces donnés peuvent être extrêmement sensibles dans la mesure où elles relèvent de l’intimité de la personne (opinion politique, sensibilité religieuse, appartenance ethnique, orientation sexuelle, situation médicale ou idées philosophiques) et peuvent donner lieu à toutes sortes de discriminations ou préjugés, et ce en dehors du fait qu’elles sont collectées sans que l’interressé n’en mesure vraiment la portée.
En effet, il était devenu nécessaire d’adopter une législation en phase avec l’explosion du numérique et l’apparition de nouveaux usages découlants des nouveaux modèles économiques. Le RGPD permet ainsi de réduire les disparités dans l’union européenne et d’harmoniser le panorama juridique dans le domaine de la protection des données personnelles en Europe.
Le Règlement Général sur la Protection des Données a été adopté définitivement par le parlement et promulgué au journal official en avril 2016, cependant son application fut décalée de deux ans afin de permettre aux différentes législation européennes et aux entités procédant à la collecte et au traitement des données de se conformer au texte. A compter du 25 mai, toute infraction au RGPD pourra entrainer des sanctions.

Qui est soumis au RGPD ?
Toute structure (entreprise, sous-traitant ou même association) qui exploite des données personnelles concernant des européens se voit soumise au respect du RGPD, qu’elle soit sur le sol européen ou partout ailleurs. Et ceci qu’elle que soit sa taille ou son domaine d’activité.
Les géants américains comme Google, Facebook, Amazon ou Uber qui utilisent nos données doivent également s’y conformer pour continuer à opérer sans risque sur le vieux continent. On comprend alors mieux le climat dans lequel Mark Zuckerberg, président de Facebook a présenté ce mardi 22 mai ses excuses devant le Parlement européen, comme il l’avait fait devant les parlementaires américains, pour les lacunes de son réseau social dans la protection des données de ses utilisateurs.
Attention aux arnaques !
La Commission nationale de l’informatique et des libertés a lance une mise en garde sur les risques d’arnaques autour du RGPD, notamment pour les PME et TPE dont les services juridiques ne peuvent assurer d’eux-même cette mise en conformité. Il faut donc être très prudent par rapport aux différentes propositions de services et démarchages.
La Cnil offre d’ailleurs, avec Bpifrance, la possibilité de se documenter en ligne avant de répondre à toute sollicitation de prétendu expert et met également à disposition des PME et TPE un conseiller par téléphone via une ligne dédiée : 01 53 73 22 22.
Les sanctions
Les sanctions prévues sont très Lourdes pour les entités qui transgresseraient le RGPD. En effet, les amendes peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent pour les fraudeurs, et c’est le montant le plus élevé qui sera appliqué entre ces possibilités.
Pour les géants du numériques, cela pourrait représenter des dizaines ou des centaines de millions d’euros si une procedure lancée contre eux aboutissait devant les tribunaux, a noter aussi que toute entreprise doit s’assurer que ses sous-traitants respectent les règles sous peine n’en faire les frais en tant que responsable du traitement de ces données

Bpifrance

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À l’ère de l’expérience client et de l’IA, les entreprises ont besoin d’améliorer leur stratégie de communication auprès de leurs candidats. Et si tout commençait par une base de données candidats de qualité pour créer la différence avec vos concurrents ? Découvrez dans cet article les points essentiels à connaître sur ce précieux outil qui vous permettra de mettre en place une stratégie de recrutement efficace. Par Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay

Une base de données candidats, c’est quoi exactement ?

Par définition, la base de données est un outil comportant un ensemble d’informations organisé de manière à être facilement accessible, géré et mis à jour. Cet outil est utilisé comme méthode de stockage, de gestion et de récupération des informations. Une base de données candidats rassemble donc toutes les informations recueillies lors des différents échanges effectués entre les candidats et l’entreprise.

Ok, mais pour quoi faire ?

L’objectif de la base de données candidats est de faciliter votre relation avec eux et de vous aider à adapter vos messages ou les opportunités de postes à leur proposer en fonction de leurs envies. L’idée est de retracer tous vos échanges pour être sûr qu’au moment où votre candidat sera prêt à vous rejoindre, vous pourrez lui offrir ce dont il a besoin. En effet, en sachant exactement ce que recherche vos candidats, vous serez en mesure de proposer le bon poste, au bon moment et à la bonne personne. Cet outil permet donc une personnalisation et bien évidemment une meilleure satisfaction candidat.

Quelles données sont à recueillir ?

La collecte de vos données doit être organisée et structurée pour une efficacité optimale. Les renseignements que vous allez recueillir doivent être uniquement ceux dont vous avez réellement besoin pour comprendre et connaitre vos candidats afin de bâtir votre stratégie de recrutement et de communication. Cela signifie que les informations demandées à vos candidats ne doivent avoir pour finalité que l’évaluation de ses savoir-faire et de ses savoir-être. Il est en revanche interdit de demander à un candidat des informations relevant de sa vie privée qui n’ont pas de lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes professionnelles. Pour être exploitable, votre base de données doit être conforme à la législation. A défaut, elle sera inutilisable et donc dépourvue de toute valeur. Les informations ainsi recueillies et collectées dans votre base de données ne peuvent être consultées que par les personnes intervenant dans le processus de recrutement. Les piles de CV sur les bureaux, accessibles à tous, sont donc à proscrire. Offrir à vos candidats la maîtrise de leurs données personnelles constitue un gage de qualité et de confiance, notamment s’ils comprennent que vous respectez leurs choix, que vous comprenez leurs besoins et ne les sollicitez que lorsqu’ils le désirent.

Et les candidats dans tout ça, quels sont leurs droits ?

Lorsqu’un candidat est retenu et devient un collaborateur, ses données sont conservées le temps de sa présence dans l’entreprise. A son départ, certaines informations peuvent être conservées à titre d’archivage. Lorsqu’un candidat n’est pas retenu, le recruteur doit l’informer que son dossier sera conservé pendant 2 ans, sauf s’il en demande expressément la destruction. Si le candidat ne demande pas la destruction de son dossier, les données sont automatiquement détruites 2 ans après le dernier contact. Une conservation plus longue est possible, mais uniquement avec l’accord exprès du candidat. Bon à savoir : Tout candidat au recrutement peut, sur simple demande non motivée, accéder à ses données et être informé de la manière dont celles-ci sont traitées, au titre de son droit à l’information. Il bénéficie également :

d’un droit de rectification : il peut demander au recruteur de mettre à jour ses données,
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Vous l’aurez compris, une base de données bien construite est indispensable pour communiquer avec vos candidats, créer une relation de confiance et les accompagner vers un épanouissement professionnel. 📞 Si cet article vous a donné des idées pour construire ou optimiser votre base de données candidats mais que tout reste encore un peu flou, … Pas de panique, je vous accompagne pas à pas sur toutes les problématiques recrutement que vous pourrez rencontrer. Céline Cherqui – Directrice Recrutement – OneWay

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