Dès 2024, les entreprises seront obligées de réceptionner les factures électroniques. L’obligation de les émettre suivra en 2024, 2025 ou 2026 selon les typologies d’entreprises. Dans ce contexte, les sociétés vont devoir émettre, transmettre ou recevoir leurs factures électroniquement sur une plateforme. Pour ce faire, plusieurs possibilités se présentent : via différents acteurs et logiciels ou par leurs propres moyens.
Une opportunité pour les services comptables et financiers de revoir leurs processus de facturation et documentaire pour gagner du temps et de l’argent.

Par Audrine Bodin – Content Manager Pôle Business chez deltic

L’obligation de facturation électronique au sein des entreprises dès 2024 !

Dans un contexte où le digital prend place dans toutes les activités et où l’Etat souhaite lutter contre la fraude à la TVA (qui représente 50 milliards d’euros de perte aujourd’hui), la facturation électronique représente une opportunité et une nécessité. Pour ce faire, l’Etat impose la facturation électronique, ou encore e-invoicing, à toutes les entreprises françaises
selon le calendrier suivant :

Les dates clés de cette obligation

Concernant l’obligation de réception des factures électroniques :
● 2024 : pour toutes les entreprises françaises au 1er Juillet.

Concernant l’obligation d’émission des factures électroniques :
● 2024 : pour les grandes entreprises (effectif supérieur à 5000 salariés ou chiffre d’affaires annuel supérieur à 1.5 milliards d’€ et bilan supérieur à 2 milliards d’€)
● 2025 : pour les ETI (effectif entre 250 et 5000 salariés et chiffre d’affaires annuel inférieur à 1.5 milliards d’€ ou bilan inférieur à 2 milliards d’€)
● 2026 : pour les TPE/PME (effectif inférieur à 250 salariés et chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’€ ou avec un bilan inférieur à 43 millions d’€)

La facturation électronique se résume donc à l’émission, la transmission et la réception des factures, accompagnées d’informations concernant les transactions des entreprises (e-reporting). Tout ça, de manière dématérialisée via une plateforme. La facturation
électronique répond à des obligations concernant les formats de factures, les échanges avec la plateforme, la transmission de certaines données…

Les modalités de cette obligation

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées par cette obligation de facturation électronique. Cela concerne les transactions BtoB (achats et ventes de biens et/ou prestations de services). Les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA dispensées de facturation ne doivent pas procéder à l’e-invoicing.

Quelles données doivent être transmises ?

Les données qui doivent être transmises pour la facturation électronique sont toutes celles qui sont utiles au pré-remplissage des déclarations de TVA et à la détermination de la TVA collectée.

Comment envoyer les factures électroniques et leurs données ?

Les factures et données doivent transiter sur la plateforme publique de facturation pour être ensuite transmises par l’administration fiscale à la direction générale des finances publiques. Pour ce faire, il est possible de passer en direct via cette plateforme en déposant et réceptionnant soi-même les factures. C’est la plateforme qui transmet ensuite les données à la direction générale des finances publiques. Cette solution prend du temps et
correspond davantage aux petites entreprises avec un faible volume de factures.

Il est également possible de passer par d’autres acteurs, appelés opérateurs de dématérialisation et plateformes de dématérialisation partenaires. Dans ce cas, ce sont ces acteurs qui envoient et réceptionnent directement les factures et qui les font transiter à la plateforme publique de facturation et aux sociétés. Grâce à cette solution, les entreprises automatisent les actions, optimisent leur process, leur temps et leur argent. De nombreux
gains qui laisseront davantage de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Quels sont les formats de facture qui vont devenir obligatoires ?

Dans le cadre de cette nouvelle obligation, les formats de factures vont également évoluer. Fini le simple PDF, vous entendrez désormais parler de factur-x, d’XML UBL, XML CII… Pour transmettre les factures sur la plateforme de dématérialisation, seuls ces formats seront autorisés.

Les acteurs de la dématérialisation dans le cadre de la future obligation de
facturation électronique !

Les acteurs de dématérialisation vont donc être en première ligne pour la facturation électronique. Les sociétés déjà équipées d’une solution de dématérialisation auront d’ores et déjà une longueur d’avance lors du passage à l’obligation de la facturation électronique ! Les processus seront déjà optimisés, les factures déjà dématérialisées… Les opérateurs de
dématérialisation s’occuperont de la transition vers l’obligation !

La facturation électronique améliore la productivité des entreprises !

La facturation électronique élimine les contraintes de traitement des factures papiers et automatise certaines tâches. La facturation électronique entre dans le cadre plus général de la dématérialisation des factures et des documents. Le principe de la dématérialisation est simple : les tâches à faible valeur ajoutée concernant les processus de facturation et documentaire peuvent être automatisées. Cela peut concerner : la récupération des factures, la saisie, les circuits de validation, la saisie
comptable, le stockage des factures et documents etc. Dans ce sens, les services financiers et comptables réduisent considérablement le temps passé à réaliser ces tâches. Cela représente en moyenne une réduction de 8 jours par mois !
Également, les gains financiers de cette automatisation sont loin d’être négligeables ! A titre d’exemple, le traitement d’une seule et unique facture grâce à la dématérialisation a un coût de 2 euros VS 14 euros avec un traitement manuel.
Du temps et de l’argent qui peuvent être réinvestis dans des tâches à forte valeur ajoutée.

Fini les piles de documents, le stockage et l’archivage papier : un premier geste pour l’environnement !

Grâce à la dématérialisation, les entreprises suppriment leurs factures et documents papiers, les piles sur les bureaux, évitent les espaces physiques de stockage, d’archivage et les recherches interminables des documents. Un geste en faveur de l’environnement !

Pour finir, la future obligation de facturation électronique va concerner l’ensemble des entreprises françaises dans quelques années. Une obligation que nombre d’entreprises voient comme une opportunité pour dématérialiser et optimiser leur processus de facturation et capitaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée!