Managers, repensez vos rituels face à vos équipes !

20 octobre 2021

La crise sanitaire est désormais derrière nous mais les managers font toujours face à des changements d’organisation exigeant d’eux beaucoup de créativité pour maintenir et booster la performance des équipes. Voici quelques fondamentaux qu’il est bon de rappeler pour garder la tête hors de l’eau.

Par Xavier RODRIGUEZ – CEO d’Inergens

Cette sortie de COVID place les managers intermédiaire et de proximité face à des décisions à prendre très structurantes pour les mois à venir :

Favoriser le bien-être de son équipe en cherchant par exemple à pérenniser l’organisation en télétravail mise en place pendant le COVID
Accroître la performance opérationnelle pour accompagner la sortie de crise
Développer l’agilité de l’équipe pour s’adapter à un environnement qui change désormais très vite

Ces sujets de fonds mettent très souvent à mal la performance de l’entreprise car les managers vont adopter 2 postures :

L’immobilisme : Le manager va attendre des positions claires de sa direction. Il tardera à prendre des décisions quitte à laisser s’installer des pratiques qu’il n’aura pas décidé. Par exemple, un collaborateur / une collaboratrice qui quittera le bureau 30mn plus tôt car il / elle a pris l’habitude de retrouver ses enfants après l’école
La suractivité : A l’opposé de l’immobilisme, le manager en suractivité va adopter des comportements pour répondre à ces 3 problématiques. Dans une même journée il pourra mettre la pression sur son équipe pour amener chacun à se remobiliser, vanter les mérites du droit à la déconnexion et insister pour démultiplier les ateliers de partage de pratiques.

Comment les managers peuvent-il éviter de rentrer dans ces schémas ?

Les managers doivent avant toute chose sortir de la logique qui consisterait à penser que pour réussir sa mission, il faut répondre positivement à tout.

Répondre par l’affirmative ou même ne pas répondre aux questions fondamentales liées au bien-être, à l’agilité et à la performance opérationnelle conduirait inexorablement le manager à perdre en efficacité.

En restant dans l’immobilisme, le manager va créer un environnement de travail qui finira par le dépasser. Il se retrouvera alors dans une situation d’urgence et les priorités se démultiplieront. A l’inverse, en se mettant en suractivité et en voulant tout résoudre, il envoie une multitude de messages à l’équipe et l’information s’en trouve brouillée et l’équipe ne réagit pas et est incapable de digérer l’information. Les experts nomment ce phénomène « l’infobésité ».

Conséquence de ces pratiques managériales ; le délai de mise en œuvre d’une décision s’allonge inexorablement et les manifestations de stress deviennent de plus en plus sévères.

N’oublions pas que le manager est efficace dès lors que son équipe réagit au message qu’il envoie. Si le manager doit demander 10 fois à un membre de l’équipe de réaliser une nouvelle action et que rien ne se passe, son niveau d’efficacité diminue, voire même, son niveau d’inefficacité augmente car il va s’épuiser à répéter maintes fois la même chose.

Pour avoir de l’impact, le manager doit revenir sur ses enjeux :

« qu’est ce qui se joue pour moi et mes équipes ? »
« Quels sont mes enjeux à court terme : fidéliser les membres de l’équipe ? Gagner en réactivité ? Améliorer la qualité de service ? »

Une fois cette question adressée, le manager pourra adapter ses pratiques au travers de rituels que nous pouvons organiser dans une matrice à 4 cases : formels – informels / individuels – collectifs. Nous allons ainsi retrouver par exemple, la réunion mensuelle, le café – croissant du vendredi matin, sans oublier bien entendu les entretiens de fin d’année.

Parmi les rituels managériaux, nous préconisons la mise en place d’entretiens individuels hebdomadaires -voire toutes les 2 semaines, d’une durée de 30mn maximum pour recréer du lien entre le manager et chaque membre de son équipe. Ces entretiens visent à faire s’exprimer le collaborateur sur ses ressentis et sa forme du moment.

C’est une mine d’or d’informations recueillies pour aider le manager à bien cerner ses enjeux, évaluer l’état de forme de ses troupes et faire passer le bon message pour maximiser le niveau d’engagement.

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Rétrospective KISS : comment faire mieux ce que vous faites déjà très bien ?

Est-il possible de trouver et de maintenir les bonnes pratiques de votre équipe, tout en pointant les mauvaises habitudes dont il faudrait vous débarrasser ? Vous poser ce type de question est recommandé pour adopter une démarche d’amélioration continue dans votre équipe. Dans cet article, je vous propose de vous présenter une méthode ludique et intuitive : la rétrospective KISS. Par Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay Acronyme de Keep, Improve, Start & Stop, cette rétrospective vous permet de réfléchir et de rendre votre équipe plus performante mois après mois car chaque membre souligne les éléments qu’il estime devoir conserver, améliorer, ajouter ou abandonner. Le pouvoir de la valeur perçue par chacun des membres permet à l’équipe de partager ses points de vue, de générer de nouvelles idées et permet à tous d’avoir un impact sur les décisions collectives.

Par Céline Cherqui -Fondatrice de OneWay

Quand utiliser la rétrospective KISS ? Dès que votre équipe a besoin de se redynamiser, de tester de nouvelles idées ou de nouvelles approches. Prenons l’exemple d’une équipe recrutement qui recherche des candidats. Les membres de cette équipe peuvent se réunir une fois par mois pour réfléchir à certaines de leurs pratiques : messages envoyés aux candidats, questions posées en entretiens, pitch de présentation de leur société ou du poste à pourvoir. Ok, mais comment l’utiliser ? Il vous faut :

Un mur, un tableau blanc ou un paperboard.
Des post-it (en quantité suffisante car 1 idée = 1 post-it), des stylos
Une équipe, un facilitateur
Et une trentaine de minutes

Dans un premier temps, le facilitateur rappelle les règles de bienveillance dans lequel doit se dérouler cet atelier pour que chacun se sente à l’aise et puisse partager ses idées :

Respecter les opinions et les points de vue des autres,
Eviter de les interrompre, de rejeter ou d’évaluer leurs idées,
Faire preuve d’honnêteté et transparence par rapport aux problèmes posés,
Donner la priorité aux objectifs de l’équipe,
Faire en sorte que la session soit courte et concentrée.

Il partage ensuite le tableau en 4 parties, puis, invite chaque participant à mener une réflexion individuelle sur les 4 thèmes suivants :

Keep : ce que l’on garde. Le participant met en évidence les choses qui fonctionnent et qui doivent absolument être conservées dans l’équipe.
Improve : ce qu’on devrait améliorer très rapidement. Le participant remonte un axe d’amélioration à tester sur une pratique existante.
Start : ce qu’on devrait commencer très rapidement. Le participant partage une idée à mettre en place afin d’améliorer le fonctionnement de l’équipe.
Stop : ce qu’on devrait supprimer très rapidement. Le participant identifie quelque chose qui le dérange et que l’équipe ne doit plus continuer de faire.

Le facilitateur donne une dizaine de minutes à chaque participant pour écrire ses idées. Une fois cette étape de réflexion individuelle terminée, il propose aux participants de présenter leurs idées et d’aller positionner leurs post-it sur le tableau KISS. Au fur et à mesure des présentations et pour améliorer la lisibilité des différentes idées soulevées par l’équipe, il est intéressant de rassembler les post-it par sujet. Les participants peuvent interagir, mais la discussion ne doit pas déborder sur la recherche de solution. Ce partage doit les amener à avoir des idées d’amélioration que personne n’avait eu individuellement. Dans l’idéal cette étape dure une dizaine de minutes. Chaque participant est alors invité à voter pour prioriser les sujets à traiter. En règle générale, les 3 sujets les plus plébiscités par l’équipe sont retenus et chaque action est attribuée à un responsable qui détermine une échéance de réalisation. Vous l’aurez compris : proposer chaque mois une rétrospective KISS, permettra à votre équipe de tester de nouvelles idées, valider que leurs pratiques sont toujours efficaces et performantes et leur permettra surtout d’être une équipe plus soudée. 📞 Si cet article vous a donné des idées pour fédérer vos équipes et les rendre plus performantes mais que tout reste encore un peu flou, … Pas de panique, je vous accompagne pas à pas sur toutes les problématiques recrutement que vous pourrez rencontrer. Céline Cherqui – Directrice Recrutement – OneWay

COVID19

Raréfaction de la main-d’œuvre disponible : ponctuelle ou structurelle ?

Dans beaucoup de pays économiquement avancés, la main-d’œuvre manque alors que les prévisions évoquent une croissance économique faible, voire négative. Ce manque trouve ses origines dans les effets très divers et encore incorrectement appréhendés de la pandémie couplés au vieillissement de la population et dans le nouveau régime d’inflation. Par Frédéric Leroux – Responsable Équipe Cross Asset, Gérant chez Carmignac

Source : Conseil des gouverneurs de la Réserve fédérale des États-Unis, 3 Mars 2023

Comme le montre par exemple le graphique issu des travaux de la Réserve fédérale, le Covid a accéléré les départs à la retraite aux États-Unis, témoignage d’une volonté de changement de mode de vie rendu possible par une épargne excédentaire gonflée par les plans de soutien aux ménages et par la réduction forcée de la consommation pendant deux ans. Cette retraite anticipée contribue à une baisse marquée du taux de participation de la population active, accentuée par la réduction du nombre de ménages à deux revenus et aggravée par le développement du travail à temps partiel, significatifs également d’un changement d’aspirations : la valeur travail n’est plus ce qu’elle était. La pandémie a aussi généralisé le télétravail, dont il reste encore à mesurer la productivité dans la durée, après l’enthousiasme qu’il a initialement suscité. Toute baisse impliquerait un besoin accru de main-d’œuvre, déjà aggravé, semble-t-il, par une importante indisponibilité liée aux cas de Covid long. Au-delà de ce facteur sociologique, le coronavirus a également sensiblement réduit l’immigration ; comment optimiser les politiques migratoires à l’ère des relocalisations de productions stratégiques et du vieillissement concomitant de la population qui réduit la main-d’oeuvre disponible ? Quelle doit être la durée d’une vie active dans le contexte d’une démographie vieillissante ? Le cas japonais où vieillissement a rimé avec plein-emploi et activité économique léthargique doit nous interroger. Cette volatilisation de la main-d’œuvre vient réduire celle encore très occupée eu égard au niveau d’activité économique. Il semble en effet qu’en période d’inflation le marché du travail reste robuste très longtemps lors des ralentissements économiques – voire des récessions –, car la croissance du chiffre d’affaires des entreprises permise par la hausse des prix masque la réalité de l’affaiblissement des volumes de vente et retarde la décision de réduire la voilure, notamment en licenciant. L’ajustement du marché du travail est tardif et brutal en récession inflationniste.

L’inévitable retour des fins de mois difficiles et la prise en compte de la prochaine chute de l’activité contribueront à normaliser partiellement le marché du travail mais n’effaceront les effets ni des aspirations sociologiques nouvelles, ni du vieillissement. La main-d’oeuvre restera structurellement rare.

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