Les enjeux de la gestion digitalisée des notes de frais

20 décembre 2022

Loin d’être un gadget, la digitalisation des notes de frais est indispensable pour moderniser et simplifier l’organisation. Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d’accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. Mais pour atteindre ses objectifs et réussir sa transition vers une digitalisation des notes de frais, il y a quelques bonnes pratiques à suivre.

La réglementation en vigueur

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour la digitalisation des notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c’est l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi. Les règles pour la digitalisation des notes de frais sont les suivantes :

● Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.

● La numérisation peut être réalisée par l’entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.

● Des contrôles qualité doivent être menés afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.

● Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

● Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La dématérialisation totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises et il est important de connaître les arrêtés pour rester en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.

Les erreurs à ne pas commettre

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d’assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l’est moins, c’est l’efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. Afin d’améliorer les processus interne, la première solution est d’identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible :

● Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais : aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel, ce n’est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d’erreurs, loin d’être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions.

● Ne pas avoir de politique de voyage : Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c’est la norme, la tradition et l’histoire de l’entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Avoir une politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels.

● Exiger un reçu en version papier : Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l’administration fiscale et par l’URSSAF, tant qu’il respecte les règles de conformité en vigueur. Exiger un reçu en version papier ralentit le traitement des notes de frais.

● Rembourser sans justificatif : C’est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d’un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. La règle doit être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

● Archiver de manière physique : Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d’audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l’archivage physique coûte cher, prend de l’espace lorsqu’il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources. Avec l’archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le Cloud et accessibles en tout temps depuis n’importe quel terminal.

● Accepter les mauvais justificatifs : Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Le service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc.

Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d’une solution technique capable de les gérer l’est tout autant. Il est donc important de veiller à ne pas commettre d’erreurs, et ne pas tomber dans les pièges potentiels de la digitalisation des notes de frais.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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STRATÉGIES

Communication non verbale : son impact dans les négociations et les ventes

La communication non verbale joue aujourd’hui un rôle essentiel dans les interactions humaines. Alors que beaucoup se concentrent sur les mots et les arguments, le langage corporel, les expressions faciales, les gestes et même la posture parlent d’eux-mêmes et ne sont pas souvent analysés. Pourtant cette communication influence les négociations et les ventes, et elle est un élément clé pour tout professionnel qui souhaite maximiser son impact. Par Sandrine Leroy – Fondatrice d’Un café et une chaise La confiance est la base de toute relation, et la communication non verbale est un outil puissant pour l’établir. Lorsqu’un vendeur ou un négociateur adopte une posture ouverte, maintient un contact visuel et sourit, cela inspire un sentiment de sécurité et d’honnêteté chez l’interlocuteur. Ces signaux non verbaux renforcent l’idée que le vendeur est digne de confiance et transparent, ce qui est crucial pour créer une connexion positive. A l’inverse, des signaux non verbaux négatifs, tels qu’un regard fuyant, des bras croisés ou une posture défensive, peuvent susciter la méfiance et amener l’autre partie à se montrer plus réticente. Les clients et les partenaires potentiels sont souvent plus réceptifs à une personne qui semble authentique et accessible. Il faut aussi savoir que les incohérences entre ce que l’on dit et ce que l’on montre peuvent affecter la crédibilité. Par exemple, un vendeur qui vante les mérites d’un produit tout en ayant une posture crispée ou un sourire forcé peut semer le doute chez le client. Ce dernier perçoit inconsciemment ces contradictions et peut être moins enclin à finaliser l’achat. En alignant le langage verbal avec les signaux non verbaux, on renforce son message. Si un négociateur veut faire passer une offre comme étant avantageuse pour les deux parties, une posture ouverte et des gestes confiants accompagneront ses propos. Les signaux non verbaux appuient le discours et augmentent l’impact du message. Les experts en négociation et vente savent bien que la communication non verbale est une mine d’informations sur les intentions et les émotions de leur interlocuteur. Des signes de nervosité, tels que des mains qui tremblent ou un regard détourné, peuvent indiquer un inconfort ou un doute. Mais un client qui se penche légèrement vers l’avant montre de l’intérêt pour ce que vous lui dites. En observant attentivement ces indices, le négociateur peut ajuster son approche. Si le client semble hésitant, il peut utiliser des techniques de rassurance, comme des gestes ouverts et des paroles apaisantes. L’adaptabilité est un atout précieux, et les signaux non verbaux offrent un guide pour mieux naviguer dans les échanges. La communication non verbale permet également de mieux identifier les besoins et les attentes des clients, même lorsqu’ils ne les expriment pas verbalement. Un client qui hésite, qui détourne le regard ou qui adopte une posture défensive peut avoir des préoccupations spécifiques ou des incertitudes sur le produit ou service proposé. En observant ces indices, le vendeur ou le négociateur peut ajuster son discours pour aborder ces points de manière proactive. Par ailleurs, les expressions faciales, comme un sourire ou un hochement de tête, signalent souvent que le client est en phase avec ce qui est dit, et peut indiquer un intérêt croissant. Cela offre des opportunités pour approfondir la discussion et orienter la conversation vers les aspects qui semblent le plus retenir l’attention. La capacité à lire et interpréter ces signaux non verbaux aide à mieux comprendre les motivations de l’interlocuteur et à offrir des solutions mieux adaptées, renforçant ainsi la probabilité de conclure positivement la transaction. Dans une situation de vente ou de négociation, le fait de maîtriser sa communication non verbale permet également de prendre le contrôle de la conversation. Une posture droite, un regard assuré et une voix posée communiquent de l’autorité et de la confiance, ce qui peut influencer positivement la perception de l’autre partie. Par cette posture, le vendeur ou le négociateur montre qu’il est préparé, professionnel et sûr de son offre. De plus, en imitant subtilement certains des gestes de l’interlocuteur (ce qu’on appelle le « mirroring »), il est possible de créer un sentiment de connexion et d’affinité. Les gens sont naturellement attirés par ceux qui leur ressemblent et, sans même s’en rendre compte, ils peuvent être plus enclins à accepter une proposition. Lorsqu’une négociation devient tendue ou que des objections sont soulevées, la communication non verbale peut servir de diffuseur. Des gestes apaisants, comme des mouvements de main lents ou un ton de voix calme, peuvent réduire la tension et encourager une conversation constructive. Par ailleurs, des expressions faciales amicales et des sourires sincères montrent que l’on est ouvert et à l’écoute, ce qui peut désamorcer des situations potentiellement conflictuelles. Mais l’impact de la communication non verbale se prolonge bien au-delà de la rencontre elle-même. Les clients se souviennent souvent plus de l’attitude et de la manière dont ils se sont sentis en interaction avec un vendeur ou un négociateur, plutôt que des mots exacts échangés. En adoptant un langage corporel positif et en montrant un véritable intérêt pour l’autre, le professionnel crée une impression durable, essentielle pour fidéliser les clients et renforcer les relations d’affaires. Dans le monde de la vente et des négociations, la communication non verbale n’est pas un simple complément au discours, elle en est un pilier fondamental. Maîtriser les signaux non verbaux permet d’établir la confiance, influencer les perceptions et naviguer plus habilement dans les échanges. Pour tout professionnel, prendre le temps de développer cette compétence est un investissement précieux, car le langage du corps, parle souvent bien plus fort que les mots.

FINANCE

Retraite : comment se créer un patrimoine de rapport ou frugifère ?

Tout d’abord, il faut considérer pour cela un horizon de temps assez long. Généralement, on commence à penser à sa retraite entre 40 et 50 ans. Ce temps long est nécessaire afin de permettre d’une part de ne pas consacrer un effort trop lourd puisqu’il est lissé dans le temps et d’autre part de permettre d’opter pour des solutions avec effet de levier (crédit) et/ou des solutions d’investissement comportant un risque de perte en capital.

Par Géraldine Métifeux, associée fondatrice d’ALTER EGALE

Pour savoir comment préparer sa retraite, la première équation à résoudre est de connaître le montant de revenu complémentaire dont j’aurai besoin lorsque je cesserai de travailler. Pour ce faire, vous pouvez contacter les organismes de retraite et des conseils en gestion de patrimoine spécialisés dans la reconstitution de carrière. L’autre élément qui vous permettra de répondre à cette question est votre budget de vie. Quelles sont vos dépenses essentielles, vos dépenses plaisir (voyage, cadeaux, etc.) ?

Dès lors que vous savez ce que vous dépensez et combien vous percevrez, vous pouvez déterminer quel est le montant de revenu à créer par le biais de votre patrimoine. Par exemple, mon train de vie est de l’ordre de 72K€ par an, mes pensions de retraite seront de l’ordre de 50K€, il me faut donc disposer de 22K€ par an de revenus complémentaires à horizon 15/20 ans.

Les différents types d’investissement « estampillés » produits retraite

On pense naturellement à trois produits : l’immobilier locatif (meublé ou nu), l’assurance-vie et le PER (Plan Epargne Retraite).

L’intérêt de l’immobilier locatif est l’attrait du revenu régulier dès lors que les locataires payent leurs loyers. La constitution d’un patrimoine immobilier se fera idéalement par le biais d’un crédit, c’est pourquoi anticiper le moment où vous aurez besoin de revenus complémentaires est crucial. Vous achetez avec un crédit d’une durée de 15 ans ou 20 ans. Compte tenu des taux actuels, la mensualité sera proche du montant du loyer si on considère un bien d’habitation et presque équivalent à votre loyer si on considère des biens à usage professionnel. Il est primordial d’aligner la durée des emprunts sur la date à laquelle vous envisagez de prendre votre retraite.

Les inconvénients de ce type d’investissement tiennent à la forte imposition des revenus fonciers. En effet, ces derniers sont imposables à la tranche marginale de votre impôt sur le revenu, ils supportent les prélèvements sociaux et le cas échéant augmentent votre IFI. Les revenus fonciers sont taxés y compris pendant la période d’amortissement du prêt car seuls les intérêts du prêt sont déductibles des vos revenus fonciers. C’est l’effet pervers des taux bas actuels.

*Géraldine Métifeux, associée fondatrice du cabinet ALTER EGALE*

L’assurance-vie, même si le fonds Euro n’a plus l’impact qu’il avait au début du 21^ème siècle, demeure un instrument pertinent pour créer des revenus complémentaires. Désormais, l’assurance-vie permet d’intégrer tous les supports d’investissement (unités de compte) imaginables : OPC actions, OPC diversifiés, OPCI, SCPI, Private Equity, EMTN, etc.

La fiscalité de l’assurance-vie est très avantageuse à la sortie tant par le décès (clause bénéficiaire et abattement de 152 500€ par bénéficiaire tous contrats confondus, article 990 I du CGI) que les rachats en cas de vie. En effet, tout retrait est fiscalisé pour la partie d’intérêt comprise dans le montant racheté. Si votre contrat contient 40% de plus-value, lorsque vous retirerez des fonds au fil de l’eau, seuls 40% seront fiscalisés. Par ailleurs, vous bénéficiez d’un abattement sur la plus-value de 9 200€ par an (pour un célibataire).

Le PERin, dernier produit né de la Loi Pacte remplaçant PERP et Madelin. L’inconvénient tient principalement à la fiscalité en cas de sortie des sommes versées sur ce produit diminuant l’intérêt la sortie en capital. Néanmoins, demeure l’intérêt d’une épargne non liquide qui limite votre pression fiscale lorsque vous êtes en activité. L’autre attrait est de pouvoir bénéficier, selon les contrats, peu ou prou du même univers d’investissement que l’assurance-vie.

La construction d’un patrimoine de rapport combinant ces 3 éléments permettra de compléter vos revenus à la retraite. Pour mémoire, si on considère un patrimoine de rapport qui connaîtrait un rendement moyen annuel de l’ordre de 3%, alors pour créer 22K€ de revenus nets par an (avant IR), il faudrait avoir constitué 750K€ de patrimoine.

FINANCE

Marchés émergents : direction l’Europe de l’Est

Fondamentaux macroéconomiques relativement solides, nearshoring, taux d’intérêt attractifs : il n’est pas nécessaire de regarder bien loin pour bénéficier du potentiel émergent. À l’instar de l’Asie et de l’Amérique latine, la région émergente Europe, Moyen-Orient et Afrique (EMEA) abrite des opportunités intéressantes pour les investisseurs. Composée de territoires riches en matières premières, guidés par leur industrie agricole ou manufacturière, la région révèle des économies diversifiées. Elle se distingue cependant par les disparités fortes entre les différents pays qui la constituent. S’intéresser aux particularités de chacun se révèle nécessaire pour identifier les marchés et les actifs prometteurs, et ce, en prenant en compte les risques associés. Alors que l’Europe de l’Est est au cœur de la crise ukrainienne, ses répercussions résonnent différemment selon les pays, et certains d’entre eux offrent aujourd’hui un potentiel de rendement intéressant, notamment pour les investisseurs obligataires en quête de diversification.

Europe de l’Est : le potentiel émergent à proximité

Plus d’un an après la première offensive russe en Ukraine, les multiples conséquences humanitaires, politiques et économiques qui en découlent sont toujours manifestes à l’échelle mondiale et ont à plus forte raison ébranlé les pays d’Europe de l’Est. Les tensions engendrées par le conflit et les sanctions infligées à la Russie par les pays occidentaux ont mené à une crise énergétique majeure, notamment en Europe, fortement dépendante des combustibles fossiles russes. Cette crise énergétique couplée aux retombées de la pandémie de Covid-19 et aux politiques monétaires en résultant a ainsi mené le monde dans un nouvel environnement inflationniste tel que nous n’en avions pas connu depuis des décennies. Pour autant, certains pays d’Europe de l’Est, en amorçant un cycle de hausse des taux d’intérêt peu après la crise sanitaire, ont su dans une certaine mesure contenir cette hausse généralisée des prix, et ce, malgré la détérioration marquée de leurs relations commerciales avec la Russie. Cela leur a permis de disposer d’une plus grande marge de manœuvre que les pays développés dans la mise en œuvre de leur politique monétaire. Ainsi, après avoir vu l’inflation atteindre des niveaux très élevés, certains pays, à l’image de la Hongrie, de la Pologne ou de la République tchèque, devraient faire partie des premiers à enclencher un cycle de baisse des taux, à partir de niveaux actuellement très attractifs. En parallèle, les tensions provoquées par la crise ukrainienne ont incité certaines entreprises au sein de l’Union européenne à rechercher des solutions alternatives pour pallier les incertitudes liées aux chaînes d’approvisionnement, notamment en relocalisant une partie de leurs activités de production en Europe de l’Est, qui offre une main-d’œuvre qualifiée à un coût plus compétitif. Dans ce nouvel ordre géopolitique, certains pays de la région, bénéficiant de cette dynamique et justifiant de fondamentaux plus solides, offrent des opportunités à long terme attractives, par exemple au sein des marchés obligataires hongrois et roumains. Compte tenu du contexte toujours incertain, une gestion active et flexible se montre cependant essentielle pour en tirer parti tout en en évitant les écueils.

Hongrie : un émetteur prometteur

Alors que la hausse des prix de l’énergie ralentit globalement, ses répercussions sur les prix des denrées alimentaires se révèlent considérables. La Hongrie a été plus particulièrement touchée par le phénomène, ayant enregistré en mars un taux d’inflation alimentaire record de 25,6% sur un an – plus de trois fois le taux de l’ensemble de l’Union européenne, dont la moyenne s’élevait à 8,3%¹. Cependant, la tendance à la baisse de l’inflation alimentaire mondiale devrait influencer le comportement de l’inflation hongroise, comme le confirment les chiffres en régression sur ces deux derniers mois. Dans ses efforts pour contenir la progression de l’inflation, la Hongrie a ainsi débuté, bien avant la plupart des pays développés, un cycle de hausse des taux, et affiche depuis septembre 2022 un taux directeur s’élevant à 13%². En outre, la relative solidité de ses fondamentaux macro-économiques fait de la Hongrie un émetteur intéressant à long terme. La rigueur de sa politique budgétaire et le durcissement de cette dernière en 2022 pour parer à la dégradation de son déficit ont contribué à maintenir sa dette à un niveau peu élevé, minimisant ainsi son risque de défaut de paiement. Enfin, la Hongrie cherche activement à s’améliorer sur les aspects environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). Le pays s’est notamment engagé à honorer l’objectif européen de neutralité carbone, et prévoit de fermer sa dernière centrale à charbon dès 2025, tout en investissant dans les énergies renouvelables³. Dans ce contexte, la Hongrie peut être un émetteur clé pour diversifier son portefeuille et permettre potentiellement de bénéficier de rendements attrayants :

La dette souveraine locale offre des taux d’intérêt réels très attractifs pour les investisseurs, qui pourraient également bénéficier de manière tactique d’une revalorisation de sa devise.
Les perspectives d’une récession économique à l’échelle mondiale pourraient également profiter à la dette souveraine externe hongroise, qui offrirait un potentiel de performance à long terme.

LE SAVIEZ-VOUS ?

Experts de la dette émergente depuis 2015, nous avons créé un Fonds dédié à cette classe d’actifs en 2017, Carmignac Portfolio EM Debt.

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La diversité de la Roumanie

Grâce à son économie diversifiée, ses différentes sources d’approvisionnement en gaz naturel et sa production d’énergies renouvelables, la Roumanie limite l’impact commercial direct de la guerre en Ukraine sur son territoire. En effet, la Roumanie est la septième plus grande économie de l’Union européenne⁴, opérant au sein de secteurs clés tels que l’industrie manufacturière, l’agriculture, l’énergie, l’automobile ou les services. Le pays a pu compter sur ses propres ressources de charbon, de pétrole et de gaz, sa production d’énergies renouvelables, et se tourner vers d’autres fournisseurs lorsque le conflit russo-ukrainien a éclaté et que les sanctions vis-à-vis de la Russie se sont intensifiées. La dégradation des relations commerciales entre les pays occidentaux et la Russie ont également renforcé le phénomène de nearshoring au profit de la Roumanie. Les incertitudes liées à la guerre et la hausse des coûts de production résultant de la crise énergétique ont ainsi conduit de nombreux pays frontaliers à externaliser certaines de leurs activités en Roumanie, où les coûts sont compétitifs et la main-d’œuvre, qualifiée. Le retour global de l’inflation n’a pas épargné la Roumanie, qui a cependant su réagir rapidement pour tenter de la contrer. La Banque centrale roumaine a ainsi remonté ses taux d’intérêt directeurs jusqu’à atteindre 7% en janvier 2023⁵. Son économie montre ainsi déjà des signes de ralentissement, plaidant en faveur d’une politique plus accommodante prochainement. La relative stabilité politique du pays, sa dette publique maintenue à un niveau faible par rapport à son produit intérieur brut (PIB) et ses efforts pour renforcer sa réponse à l’aspect environnemental des critères ESG sont autant de facteurs contribuant à l’attractivité de la Roumanie, notamment sur sa dette souveraine externe.

LE SAVIEZ-VOUS ?

Nous avons développé un système propriétaire de notation ESG de la dette souveraine nous permettant d’évaluer les objectifs et tendances des pays émergents sur les aspects environnementaux, sociaux et de gouvernance. Notre modèle est fondé sur 12 critères en ligne avec les principes pour l’investissement responsable (UNPRI) et couvre plus de 70 pays émergents. Au-delà de l’Europe de l’Est, certains pays d’Afrique peuvent également proposer des rendements attractifs au sein du spectre obligataire, à l’image du Bénin ou de la Côte d’Ivoire. Ces pays riches en matières premières investissent pour se développer et ainsi améliorer leurs fondamentaux macro-économiques. Au travers de notre série d’articles dédiés aux marchés émergents, nous avons découvert le potentiel de cet univers, que ce soit en Asie, en Amérique latine ou au sein de la région Europe, Moyen-Orient et Afrique, à la fois sur les marchés d’actions et sur les marchés obligataires. Le monde émergent recèle d’opportunités mais il est nécessaire de disposer de la flexibilité permettant de les saisir, où qu’elles soient, tout en faisant preuve d’une grande sélectivité et d’une gestion active des risques : c’est ce qui caractérise l’approche Carmignac. ¹Eurostat, 19/04/2023. ²Magyar Nemzeti Bank, Base rate history. ³« La Hongrie prévoit sa sortie du charbon d’ici à 2025 », Euractiv : https://www.euractiv.fr/section/energie/news/hungary-brings-coal-exit-forward-by-five-years-to-2025/ ⁴Fonds monétaire international, 2021. ⁵Banca Națională a României, https://www.bnr.ro/Monetary-Policy–3318-Mobile.aspx. COMMUNICATION PUBLICITAIRE. Veuillez vous référer au KID et au prospectus avant de prendre toute décision finale d’investissement.

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02/10/24

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