Frais généraux : sept pistes pour réduire vos coûts

Chasser le gaspi. Si l’expression a vieilli, réduire les coûts reste un des leviers principaux pour la rentabilité. L’exercice, pas toujours agréable sur le moment, réserve in fine de bonnes surprises. Vade-mecum à suivre…

La maîtrise des coûts est indispensable quand les marges commerciales se réduisent. Même si l’heure est à la reprise dans votre secteur, ce n’est pas une raison pour se livrer à des dépenses excessives. A l’inverse, réduire les frais généraux en période de vaches maigres peut démobiliser le personnel, alors que sa motivation est plus nécessaire que jamais pour acquérir de nouveaux contrats ! C’est donc en période d’abondance qu’il faut maîtriser ses frais généraux, les réduire ou obtenir plus pour le même montant, afin d’anticiper sur une période moins faste. « Ils représentent 15 à 25 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Selon les postes, on peut économiser jusqu’à 30 % et, par conséquent, générer jusqu’à 6 % de résultat supplémentaire », rappelle Christophe Fillon, directeur chez Lowendal Group. Quant au mode opératoire, pas de mystère : il n’y a que deux voies, maîtriser ses coûts, ou ses consommations. François Lacoste, PDG de NSE, une entreprise florissante, circonscrit les dépenses non primordiales en période de croissance. « Pour tout ce qui est papier-impression-fournitures de bureau, nous avons fixé une enveloppe constante malgré un chiffre d’affaires en hausse », dit l’entrepreneur auvergnat, ancien agriculteur, qui a gardé son bon sens paysan. L’esprit d’économie se cultive en permanence !

1re piste : Centraliser
Les frais généraux relèvent souvent de tout un chacun. L’entreprise a abandonné les achats à des secrétariats non responsabilisés ou aux opérationnels. Sans parler des « achats sauvages ». Alors, les achats hors production sont dispersés et pas gérés. « Les achats périphériques sont souvent d’un montant supérieur aux achats stratégiques et sont éclatés entre de multiples comptes », explique Thierry Mercier, consultant chez CSC, un spécialiste du conseil en intégration de systèmes d’information et externalisation. Le directeur informatique achète lui-même ses ordinateurs, le patron du marketing choisit ses prestataires, le DRH ses sociétés d’intérim… aucun n’entre dans le giron du patron des achats ! A défaut de pouvoir vous payer un poste de directeur des achats à temps plein encadrant trois acheteurs spécialisés, vous pouvez déjà confier la responsabilité à une seule et même personne. Laquelle recensera les besoins et identifiera dans l’existant « qui a quoi ». « En faisant l’inventaire, je me suis aperçu que des commerciaux disposaient de deux véhicules de société », note Manuel Gonzales, responsable de services généraux, qui a oeuvré dans de grandes entreprises comme Air liquide. « Centraliser permet d’obtenir au moins 10 à 20 % d’économie sur les contrats », estime Thierry Cadiot, membre de l’Arseg, Association des responsables de services généraux. « J’ai procédé à une centralisation des achats sur projet et des frais généraux. J’ai mis en place une politique budgétaire. Cela me permet de réaliser 10 % d’économie », remarque aussi Pascal Colin, PDG de Keynectis, entreprise parisienne spécialisée dans la signature électronique. « Notre entreprise, Famar-L’Aigle, fait partie d’un groupe de sous-traitance pharmaceutique qui compte trois sites de production en France. En centralisant nos achats, nous avons pu réduire de 11 % le contrat restauration, de 11 % le contrat nettoyage et de 53 % le contrat location-entretien des vêtements de travail », témoigne pour sa part Liliale Lambert, la responsable des services généraux (RSG). L’entreprise procède actuellement à un audit sur le remplacement et la rationalisation de son parc d’imprimantes et espère économiser 45 000 euros sur cinq ans. Club-Internet, filiale de Deutsche Telekom, a adopté le principe de la disjonction des rôles : les demandeurs ne sont pas les acheteurs, ce qui limite les dérives. « Jusqu’ici, nous n’avions pas de procédure définie », confie le directeur administratif et financier, Marc Sevray. Les achats étaient confiés aux opérationnels. Avec l’aide d’un cabinet, Club-Internet a créé à l’automne 2006 une direction des achats. Le service aura un rôle d’expertise sur les différents marchés et de contre-pouvoir par rapport aux opérationnels. « L’opérationnel exprime un besoin, et l’acheteur négocie le meilleur prix. »

« J’ai réduit la surface des bureaux d’un tiers et je sous-loue »
« Nous sommes installés rue du Château-des-Rentiers, dans le XIIIe arrondissement de Paris. Pour optimiser la surface au sol, certaines équipes techniques sont passées du bureau individuel cloisonné au plateau, et les bureaux ont été disposés en étoile. Réduire la taille des bureaux n’est pas une mesure populaire, mais c’est une question de courage et, en quinze jours, les gens se sont habitués. J’économise un tiers de la surface totale. Et je sous-loue les mètres carrés dégagés, ce qui rapporte 8 000 euros. »

2e piste : Vérifier les contrats, comparer et renégocier !
La personne chargée de suivre les frais généraux doit éplucher les contrats en cours et les tarifs tous les ans. Même si leur exécution ne pose aucun problème. Ne vous engagez pas sur des contrats pluriannuels, surtout dans des marchés très évolutifs comme les fluides ou la téléphonie. « On ne pense pas assez à renégocier les abonnements et forfaits (téléphonie mobile, internet…). Je les revois tous les ans. Je change régulièrement d’opérateur. Comme ces derniers privilégient les nouveaux clients par rapport aux anciens, autant en profiter », confie Pascal Colin (Keynectis). Pensez donc à renégocier systématiquement, selon le bon vieux principe : « Qui ne tente rien… » Club-Internet en France a ainsi renégocié les conditions de location de ses locaux (une surface de 700 m2). Résultat : une économie de 200 000 euros sur un an ! L’important est de professionnaliser votre démarche de consultation : de quoi avez-vous vraiment besoin ? Comment allez–vous faire pour l’acheter au meilleur prix ? Au besoin, le recours à un expert (payé au résultat) peut vous permettre d’aller plus loin dans le questionnement sur le modèle économique d’opérateurs qui compliquent à l’envi leur grille tarifaire (propreté, informatique, télécoms…). Les chasseurs de coûts comme Alma Intervention, Lowendal, CSC, K-Buy, Factea, Cost House et consorts ont bâti des grilles de questions pointues pour obtenir plus de transparence dans les prix. Enfin, gardez l’oeil et l’esprit ouvert. Soyez à l’affût des opportunités. « Pour mes déplacements, je guette les offres promotionnelles sur internet, explique encore Pascal Colin. Sur des vols que j’effectue régulièrement, comme Paris-Toulon ou Paris-Munich, j’étais habitué aux tarifs des compagnies nationales. Un jour, une commerciale m’a trouvé un billet aux horaires habituels qui coûtait 50 % moins cher, via une agence de voyages en ligne. »

3e piste : Lancer des appels d’offres
Scandaleux ! « Des écarts de prix de 200 % pour un même service (téléphonie ou data), et ce, chez le même opérateur, selon que l’entreprise surveille ses achats télécoms ou pas », constate un consultant de Cristal Decisions (réducteur de coûts), qui a développé une expertise sur le marché des télécoms. Sur ce poste précis, trop souvent, les entreprises se laissent hypnotiser par le marketing très au point des fournisseurs, qui uniformisent leur discours… L’antidote ? Analyser ses dépenses, ses modes de consommation, estimer ses vrais besoins et… être un peu plus exigeant dans sa démarche achats ! Lancer un appel d’offres peut s’imposer. Cela doit devenir un réflexe pour les achats lourds. « Je discute toujours avec au moins deux fournisseurs ; avec un seul, vous pouvez vous faire baratiner, confie Bernard Capel, le RSG du groupe de presse DI Services ( La Tribune, Investir, Radio Classique…). Si un fournisseur de mobilier de bureau essaie de me vendre des postes de travail standards à 2 000 euros, je ne le retiens pas, car je sais que les prix oscillent actuellement autour de 1 200 euros. » N’hésitez pas à faire jouer la concurrence. « En lançant un nouvel appel d’offres en 2005, nous avons pu acheter des prestations de logistique et de stockage de qualité équivalente pour moins cher. Nous avons obtenu une baisse des coûts de 800 000 euros », raconte de son côté Marc Sevray (Club-Internet).

4e piste : Faire le tri parmi les fournisseurs
Vous avez répertorié vos fournisseurs, vous les avez regroupés. Pour aller au bout du ménage, reste à les trier et… à en éliminer. Peugeot SA, EADS… les grands donneurs d’ordre qui font actuellement le ménage dans leurs fournisseurs et sous-traitants ne se privent pas de mettre en oeuvre ces préconisations serinées par les cost-killers et conseils en organisation. « Comme eux, vous pouvez éliminer les fournisseurs de classe C (petits achats de petit montant) », préconise Olivier Brongniart, fondateur de Cost House, spécialiste de l’optimisation des dépenses. Un grand nombre de vos fournisseurs ne sont pas directement en rapport avec votre coeur de métier. Ils représentent peu en volume mais coûtent en temps administratif. Eliminer une grande partie des fournisseurs non stratégiques et chronophages vous épargnera le rituel de les voir deux fois par an pour leur dire : « Vous êtes trop cher ! » Par catégorie d’achats, vous pouvez retenir le(s) fournisseur(s) préféré(s) avec le(s)quel(s) vous allez travailler, plutôt que de le(s) multiplier. Avec ce fournisseur privilégié, vous pourrez instaurer un dialogue constructif et, si besoin, passer un contrat pluriannuel. Pour réaliser de vraies économies dans la durée, il vaut parfois mieux retenir le mieux-disant que le moins-disant. Si vous achetez uniquement un prix, vous pouvez récupérer des consommables incompatibles avec votre équipement. « Je me suis retrouvé avec un lot de papier toilette acheté à un prix imbattable, mais dont les feuilles n’étaient pas prédécoupées et les rouleaux mesuraient 50 cm de large ! » déplore un responsable des services généraux qui avait été alléché par des prix défiant toute concurrence. Bref, achetez intelligemment ! Pensez à anticiper. Tout marché connaît des hauts et des bas : le consulting et autres prestations intellectuelles notamment. « Acheter ponctuellement à très bon prix quand le marché est bas si vous n’avez pas négocié dans la durée est très risqué. Quand le marché redeviendra florissant, vous paierez alors très cher, explique Marc Sevray, de Club-Internet. De plus, vous n’aurez pas les meilleurs consultants, mais des juniors que vous formerez. »

« En imprimant le papier recto verso, nous avons économisé 10 000 euros en un an »
« Dans notre activité, nous consommons beaucoup de papier pour les tests. En imprimant le papier sur les deux faces, nous avons économisé 10 000 euros en un an sur le poste impression. Je limite aussi les déplacements physiques en menant des réunions par visioconférence. Enfin, tout le monde prend l’avion en classe touriste, moi compris. »

5e piste : Tendre vers le zéro papier
« Nous avons beau être une société internet, nous passions encore nos commandes par papier jusqu’à il y a peu ! » confesse Marc Sevray. Depuis, la société a informatisé et simplifié ses procédures, et met actuellement en place l’automatisation des bons de commande. Club-Internet réalise ainsi des gains de productivité considérables en comptabilité. « Dans la société où je travaille, en dématérialisant, on est passé de 670 factures papier par an à 60 factures électroniques. On frôle le zéro papier, sauf facture récapitulative annuelle. Et c’est écologiquement vertueux », explique Thierry Cadiot, membre de l’Arseg. Cela représente aussi un gain de temps : « La demande formulée le matin peut être satisfaite le soir, ce qui est quasi impossible avec des procédures papier réclamant plusieurs signatures d’autorisation. » Autre outil à envisager, la carte d’achat (P-Card, pour Purchasing Card), moyen de paiement dématérialisé. Selon Accenture, elle réduit de 80 % le coût de traitement d’une transaction ! Et selon Deloitte, elle permet de réduire la paperasse liée au compte fournisseurs de 50 %. Apparue dans les années 1990, destinée aux achats hors production (fournitures de bureau, petit outillage, frais d’intérim ou de voyages d’affaires…), elle se développe en Europe depuis quelques années : selon l’Apeca (Association des professionnels européens de la carte d’achat), il y a 3 millions de porteurs environ. Elle fonctionne par des accords entre l’entreprise, ses fournisseurs et les établissements financiers.

6e piste : Res-pon-sa-bi-li-ser les salariés
La vie de bureau consomme trop. Fournitures de bureau, papier… la gabegie règne ! Un seul exemple : on imprime ses mails parce que c’est plus confortable de lire sur papier que sur écran. « Un salarié moyen imprime 1 200 feuilles par mois au bureau, et 44 % de ces feuilles ne servent que pour la journée », a calculé Xerox. Réflexe basique et indolore : faire appel au civisme des salariés, signaler à leur attention les excès éventuels constatés. Moins indolore : en amont, limiter au juste nécessaire la liste des produits accessibles aux salariés. En établissant des catégories restreintes d’achats, on limite les dérives : la rentrée des classes, terreur des services généraux, commence dans les entreprises françaises en juin…

« Nous avons remplacé l’éclairage permanent par des détecteurs de mouvement »
« Nous économisons 35 % sur la facture d’électricité grâce à une habile gestion technique du bâtiment : la consommation d’électricité, qui était de 1,35 million de kW/heure en 2005, va passer à 850 000 kW/heure en 2007. Nous avons par exemple remplacé l’éclairage permanent dans les escaliers par des détecteurs de mouvement : ils éteignent la lumière s’ils ne détectent pas de présence humaine. La facture 2004 atteignait 91 000 euros, en 2007 elle sera ramenée à 58 000 euros. »
Vous pouvez aussi mettre en place un plan d’action basique : il sera d’autant plus efficace que vous aurez bien communiqué en interne. Rappeler de fermer les fenêtres quand la climatisation ou le chauffage sont allumés ou d’éteindre la lumière en sortant d’une pièce peut faire économiser des sommes rondelettes ! Toutefois, si le personnel tarde à adopter ces gestes simples, vous pouvez aussi parier sur la loi du moindre effort. « Nous avons supprimé les imprimantes personnelles : comme il faut se déplacer, les gens impriment moins ! » explique un membre de l’Arseg. Un autre, pour alléger la facture d’eau, a fait installer des robinets à cellule infrarouge (qui s’éteignent automatiquement) dans les WC. « Investissement très vite amorti… » Mais, pour responsabiliser le personnel, rien de mieux que le PDG qui montre l’exemple et paie de sa personne. « Quand on se déplace, y compris moi, c’est uniquement en classe économique pour les vols moyen et long courrier. Le prix du billet peut varier du simple au double ! » explique ainsi François Lacoste, le PDG de NSE.

7e piste : Mettre en place des outils de reporting
Dernière piste dans la quête des économies : suivre à la trace l’évolution des consommations et détecter les anomalies. « Un site nous commande 150 euros d’une fourniture au lieu de 15 euros habituellement, nous l’appelons pour vérifier le montant », témoigne le RSG d’une entreprise multisites. Les grands fournisseurs proposent de tels outils. Primo, ils permettent des comparaisons dans les consommations : « Quand un de mes vendeurs passe soixante-dix heures par mois au téléphone et ne vend pas, alors qu’un autre consomme quatre heures et réalise le plus gros chiffre d’affaires mensuel, je m’interroge », gronde le PDG d’une PME lyonnaise. Secundo, ces outils font prendre conscience aux salariés qu’il y a un contrôle. Cela peut les aider à changer de comportement… « Les gens doivent se sentir contrôlés pour s’autodiscipliner », lâche Olivier Brongniart (Cost House). C’est humain, les chefs de service ont du mal à dire à leurs collaborateurs qu’ils abusent. Envoyer à chaque utilisateur de téléphone professionnel un relevé de sa consommation avec la date, la durée et l’heure peut dissuader ou limiter les abus. « Un collaborateur fait le plein d’essence le vendredi et le dimanche soir. Lui envoyer un double de son relevé de consommation doit lui faire prendre conscience que ça laisse des traces et qu’il ne doit pas gruger l’entreprise ! » explique Thierry Cadiot (Arseg). Mais s’agissant de la sacro-sainte bagnole, le problème est culturel. Un cost-killer l’a appris à ses dépens : « Le comité de direction d’une grande entreprise m’a un jour demandé de réduire les coûts du parc automobile. Je procède à un audit, d’où il ressort que la plus grande gabegie vient du PDG. Sa voiture est celle qui coûte le plus cher à l’entreprise. J’ai dû manger mon chapeau ! » L’exemple, bon ou mauvais, vient toujours d’en haut…

Le saviez-vous ?

10 à 20 % d’économie c’est l’effet levier d’une centralisation des achats.
Un salarié moyen imprime 1 200 feuilles par mois et 44 % de ces feuilles ne servent que pour la journée (source : étude Xerox).
> Les factures d’eau aux entreprises comportent 75 % d’erreurs ! (source : Cristal Decisions). Trois entreprises sur quatre paient une facture excessive.
> Il existe des écarts de prix de 200 % pour le même service… chez le même opérateur téléphonique !
Airbus a mis en place un catalogue électronique de fournitures pour réduire le nombre de validations et les coûts de traitement administratif. Résultat : en France, les commandes ont explosé ; en Allemagne, les salariés se sont disciplinés !