STRATÉGIES

Dans le monde actuel, personne n’est à l’abri d’une crise médiatique. Qu’il s’agisse d’une erreur interne, d’un produit défectueux ou d’une controverse publique, la manière dont une entreprise répond à une crise peut faire la différence entre une catastrophe gérée et un désastre irréversible. Pour les PME et les ETI qui ne disposent pas toujours des mêmes ressources que les grandes entreprises, il est crucial d’adopter des stratégies efficaces de communication de crise. Mais comment se préparer à l’inattendu et gérer l’incontrôlable ? La préparation est la pierre angulaire de toute gestion efficace et cet article va en préciser les points clés. Par Sandrine Leroy – Fondatrice d’Un café et une chaise Tout commence par l’élaboration d’un plan de crise détaillé. Il doit inclure l’identification des risques potentiels auxquels l’entreprise pourrait être confrontée. Une analyse approfondie permettra de mettre en lumière les situations susceptibles de déclencher une crise. Il est important et indispensable de constituer une équipe dédiée à la gestion et à la communication de crise, composée de membres clés de l’entreprise tels que la direction, le service marketing et communication, les ressources humaines, et le service informatique qui garantira la continuité des opérations et la sécurité des systèmes d’information. Ils doivent être prêts à intervenir à tout moment. C’est pour cette raison qu’un 2 ème représentant de chaque service doit être nommé suppléant en cas d’absence. Il peut être également judicieux de nommer un porte-parole. Pour garantir l’efficacité de cette équipe, il est essentiel d’organiser des sessions de formation régulières et des simulations de crise. Dédier une salle protégée des écoutes indiscrètes, envisager les différents cas de figure, parer à tous les imprévus est une bonne façon de ne pas être pris au dépourvu. Ces exercices permettent de tester et d’affiner les plans et procédures en place, assurant que tous les membres sachent exactement quoi faire s’il faut mettre en place une communication de crise. Par ailleurs, des outils de surveillance des médias et des réseaux sociaux doivent être utilisés pour détecter rapidement les signes avant-coureurs. Des alertes configurées sur des logiciels de veille médiatique permettent d’être immédiatement informé de toute mention négative ou potentiellement problématique concernant l’entreprise. Une PME ou une ETI sans plan de crise improvisera, entraînant des réponses désorganisées et inefficaces. Un plan d’action détaillé, consigné et une formation régulière de l’équipe de gestion sont essentiels pour être prêt à toute éventualité. Lorsque la crise survient, la rapidité de la réponse est cruciale. La première étape consiste à convoquer immédiatement l’équipe pour évaluer la situation et définir une stratégie d’action. Une communication initiale rapide est nécessaire pour reconnaître le problème et informer les parties prenantes que des mesures sont en cours. La transparence est le maître-mot. Communiquer de manière honnête et factuelle, sans spéculations, est essentiel pour maintenir la confiance du public et des parties prenantes. Dans ce cadre il est important de fournir des mises à jour régulières sur l’évolution de la situation et les actions entreprises pour résoudre la crise. Montrer de l’empathie pour ceux qui sont touchés et assumer la responsabilité des actions de l’entreprise renforce cette confiance. Les réseaux sociaux peuvent amplifier une crise en propageant rapidement des informations erronées, mais ils sont également des outils précieux pour la gérer en diffusant des communications officielles et en mobilisant les ressources nécessaires. Surveiller en temps réel les mentions et les conversations permet de contrôler la narrative. Répondre rapidement aux questions et préoccupations, modérer les interactions sur les réseaux aide à apaiser les tensions et à montrer que l’entreprise est à l’écoute de ses clients et partenaires. Il ne faut jamais laisser un doute s’installer. Une PME qui néglige les conversations et plaintes sur les réseaux sociaux laisse les rumeurs et la désinformation se propager. Une surveillance active et une intervention rapide pour corriger les informations erronées et répondre aux préoccupations sont indispensables. On utilise alors une communication de crise claire, précise et cohérente avec toutes les parties prenantes pour désamorcer. Cela inclut les employés, les clients, les partenaires et les autorités. Tous doivent recevoir les mêmes informations afin d’éviter les malentendus et les rumeurs. Dans certaines entreprises, une ligne téléphonique et une adresse mail sont même dédiées de façon à centraliser les messages. Tous les secteurs peuvent être touchés de la petite PME à l’ETI. Certaines gèrent ces périodes tumultueuses avec plus ou moins d’aisance. Par exemple, quand une PME du secteur alimentaire détecte une contamination dans l’un de ses produits, elle réagit immédiatement en retirant le produit des rayons et en publiant un communiqué de presse détaillant la situation, les mesures prises et les options de remboursement pour les clients. Cette réactivité montre un engagement envers la sécurité des consommateurs et aide à préserver la réputation de l’entreprise. En revanche, certaines erreurs peuvent aggraver la situation. Nier ou minimiser la gravité de la crise est une réaction courante mais désastreuse. Une entreprise dans le domaine de la mode a refusé de reconnaître les conditions de travail insalubres dans ses usines, niant les témoignages des collaborateurs et les rapports des médias. Cette attitude a non seulement contribué à la dégradation de la communication mais a aussi considérablement endommagé la réputation de l’entreprise. La solution réside dans la reconnaissance rapide des problèmes et la démonstration que des mesures correctives sont en cours. Une autre erreur fréquente est de fournir une communication confuse ou incomplète. Prenons l’exemple d’une entreprise de logiciels, confrontée à une panne majeure, qui ne fournit que des informations vagues et incohérentes à ses clients. Elle crée confusion et frustration et génère de l’inquiétude. Bien souvent elle sera la cible d’une propagation virale d’informations déformées et négatives sur les réseaux sociaux. Il ne faut pas non plus minimiser le rôle des médias, qu’il s’agisse de la presse, des radios ou des télévisions locales, qui sont toujours très vite informées et rapidement sur place. Elles agissent comme une source principale d’information pour le public, relayant des nouvelles en temps réel et fournissant des mises à jour constantes sur l’évolution de la situation. Leur capacité à diffuser rapidement des informations précises est essentielle pour maintenir le public bien informé et éviter la propagation de rumeurs. Dans ce cadre, un communiqué de presse reprenant les mêmes informations que celles données aux parties prenantes est crucial. Cela garantit la cohérence et la transparence. Pour les PME et les ETI, une gestion efficace de la communication de crise est indispensable pour préserver leur réputation. La préparation minutieuse, la réactivité, la transparence et l’empathie sont les piliers d’une stratégie réussie. A savoir qu’une crise influence directement et durablement le chiffre d’affaires, les ventes et la marge. Elle impacte aussi significativement les esprits. Près de 50% des français ont déjà renoncé à acheter un produit ou un service d’une marque ayant fait l’objet d’un problème rendu public. Être préparé est donc non seulement une nécessité, mais un avantage concurrentiel crucial… La crise surprend à l’improviste.

L’anticipation de la crise est souvent perçue comme une simple mesure de protection, visant à éviter les impacts financiers, humains ou réputationnels d’un événement imprévu. Pourtant elle offre bien plus que cela; une stratégie bien pensée et des exercices de simulation peuvent non seulement protéger l’entreprise, mais aussi constituer un puissant levier stratégique, renforçant la compétitivité, la résilience et la confiance. Par Christel Bertrand – consultante indépendante en communication de crise

Renforcer la confiance des parties prenantes

L’une des conséquences indirectes d’une préparation efficace à la crise est le renforcement de la confiance des clients, des partenaires, des investisseurs et des employés. Lorsqu’une crise survient, la manière dont l’entreprise réagit est déterminante pour conserver et renforcer cette confiance. En anticipant la crise, une entreprise envoie un message fort : elle est préparée, elle prend ses responsabilités, et elle est capable de faire face aux imprévus. Ce message résonne fortement auprès de toutes les parties prenantes. Pour les clients, la transparence est cruciale en temps de crise. Lorsqu’une entreprise est préparée, elle est capable de communiquer rapidement et efficacement, de rassurer sur les mesures prises, et de démontrer que la situation est sous contrôle. Les consommateurs sont plus enclins à acheter des produits d’une entreprise qui gère une crise de manière transparente et responsable. Les partenaires commerciaux et les fournisseurs ont besoin de savoir que l’entreprise avec laquelle ils collaborent est stable et capable de surmonter les épreuves sans que cela n’affecte leur propre activité. Une entreprise qui anticipe les crises est capable de minimiser les interruptions dans la chaîne d’approvisionnement et de donner des garanties sur la continuité de ses activités. Les investisseurs sont particulièrement sensibles à la capacité de l’entreprise à gérer les risques. Une entreprise qui dispose d’un plan de gestion de crise montre qu’elle prend au sérieux la préservation de sa valeur. Cela est particulièrement important pour les entreprises cotées en bourse, où la perception d’une crise non maîtrisée peut entraîner une chute significative du cours des actions. Les employés constituent souvent les premiers ambassadeurs de l’entreprise. Une crise mal gérée peut affecter la motivation, l’engagement et la productivité des équipes. En anticipant les crises, l’entreprise démontre qu’elle se soucie de la sécurité et du bien-être de ses employés, ce qui renforce leur sentiment de sécurité et d’appartenance. Cela a pour effet d’augmenter l’engagement des employés et de réduire le turnover. Les autorités et régulateurs attendent des entreprises qu’elles respectent les règles et qu’elles gèrent de manière responsable les crises susceptibles d’affecter la société ou l’environnement. En anticipant les crises, l’entreprise montre qu’elle est proactive, respecte les normes, et prend des mesures pour éviter des conséquences plus graves. Cela peut également faciliter les relations avec les autorités, notamment lorsqu’il s’agit de demander des licences, des autorisations ou de négocier des sanctions. Aujourd’hui, les consommateurs n’hésitent plus à appeler au boycott d’une entreprise sur les réseaux sociaux si elle gère mal une crise. À l’inverse, une gestion transparente et efficace améliore la perception de l’entreprise, démontrant sa capacité à surmonter les défis. Cela peut se traduire par une fidélisation accrue des clients et une plus grande attractivité pour les investisseurs.

Créer une culture de résilience

Une entreprise qui anticipe les crises développe une culture interne résiliente. Cela passe par la formation des équipes, la création de scénarios de crise, et des exercices réguliers. Cette approche proactive permet à l’organisation de mieux gérer l’imprévu et de ne pas être prise de court lors de situations de stress intense. La préparation à la crise sensibilise les équipes. Toutes les entreprises, quel que soit leur taille, on intérêt à s’entraîner.

Accélérer la prise de décision

Lorsqu’une entreprise est bien préparée, elle est capable de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement pendant une crise. Une anticipation de la crise implique une identification claire des rôles, des responsabilités et des processus décisionnels. Cela permet de limiter les hésitations et d’éviter les erreurs dans des moments critiques. Une étude du BCI (Business Continuity Institute) a révélé que les entreprises ayant mis en place un plan de gestion de crise prenaient des décisions 25 % plus rapidement que celles sans plan. Cela peut faire la différence entre contenir une crise en interne ou laisser la situation s’aggraver et devenir publique.

Optimiser les ressources et réduire les coûts à long terme

Un autre avantage souvent négligé est l’optimisation des ressources et la réduction des coûts. Une entreprise qui investit dans l’anticipation de la crise est capable de réduire les coûts liés à une mauvaise gestion de la crise. Les entreprises ayant déjà un plan en place économisent non seulement sur le temps de réponse, mais aussi sur les coûts financiers (avocats, communication de crise, perte de chiffre d’affaires). Les entreprises sans plan de gestion de crise voient leurs coûts opérationnels augmenter de 10 à 15 % en moyenne lors d’une crise, en raison de la perte d’opportunités et des frais supplémentaires pour restaurer leur image.

Améliorer la compétitivité et gagner en part de marché

L’anticipation de crise ne se limite pas à la protection contre les conséquences négatives d’un événement imprévu ; elle peut aussi devenir un avantage compétitif majeur. En montrant aux clients, aux partenaires et aux investisseurs que l’entreprise est capable de faire face à l’adversité, elle peut se positionner en tant qu’acteur fiable et responsable sur le marché. De plus, une réaction rapide et efficace à une crise peut permettre de se démarquer des concurrents moins préparés, voire de prendre l’avantage sur eux. Lorsqu’une crise survient, toutes les entreprises d’un même secteur sont potentiellement impactées, mais celles qui sont mieux préparées sont capables de réagir plus rapidement, de minimiser les perturbations et de reprendre leurs opérations plus vite. Cela permet de prendre l’avantage sur les concurrents moins bien préparés et de capter leurs parts de marché pendant qu’ils sont encore en difficulté.

Une opportunité de différenciation sur le marché

L’anticipation de crise peut être utilisée comme un argument de différenciation vis-à-vis des concurrents. Communiquer sur le fait qu’une entreprise est prête à faire face à l’imprévu renforce la perception de fiabilité. Cela peut aussi être un argument de vente pour convaincre les clients et partenaires qu’ils peuvent compter sur une gestion stable en toutes circonstances. Certaines entreprises mettent en avant leur préparation aux crises comme argument commercial. Le géant du e-commerce Amazon, par exemple, est connu pour ses tests de résilience en logistique et en gestion des stocks. Cette stratégie a permis à Amazon de gérer les pics d’activité pendant la pandémie de Covid-19, attirant encore plus de clients et consolidant sa position de leader.

Encourager l’innovation dans la gestion des risques

L’anticipation des crises pousse également les entreprises à innover. Les simulations de crise, les nouveaux outils de surveillance et les technologies de gestion des risques sont autant de domaines où les entreprises peuvent investir pour mieux anticiper les menaces. Cela permet non seulement d’améliorer la gestion de crise, mais aussi d’optimiser d’autres aspects de l’entreprise. De plus en plus d’entreprises adoptent des technologies de surveillance des réseaux sociaux pour anticiper une crise réputationnelle. Les entreprises utilisent aujourd’hui des outils d’analyse de données pour identifier les signaux faibles d’une crise avant qu’elle ne devienne incontrôlable. L’anticipation de la crise va bien au-delà de la protection immédiate de l’entreprise. Elle devient un véritable levier stratégique, qui renforce la résilience, améliore la prise de décision, optimise les ressources, et permet même de gagner en compétitivité. Pour les ETI, investir dans la préparation à la crise est non seulement une mesure préventive, mais aussi un moyen de se positionner comme une entreprise fiable, innovante et tournée vers l’avenir.