SERVICES

Les notes de frais sont généralement une tâche particulièrement chronophage pour les entreprises. En plus du temps passé par les salariés pour les créer, il faut ajouter, du côté de l’entreprise, le temps de validation interne, le processus de contrôle, puis celui de remboursement, avant que tout puisse être archivé correctement.

Si l’on ne peut pas éviter les notes de frais, on peut toutefois limiter leur impact sur la structure organisationnelle et éviter les pertes trop importantes de productivité. Dans cet objectif, la modernisation des entreprises et des process passe inévitablement par la digitalisation des notes des frais.

La dématérialisation des notes de frais pour gagner en simplicité et en efficacité

Un sondage réalisé par SAP Concur en 2019 a confirmé ce que beaucoup d’entreprises pressentaient depuis longtemps : les notes de frais prennent du temps et de l’énergie et, en moyenne, chaque salarié passe 30 minutes par mois pour gérer une note de frais. Avec leur dématérialisation, il suffit au salarié de photographier le reçu papier avec son smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Cette copie digitale ayant valeur probante, elle rend obsolète, la conservation des reçus papier. Il n’y plus de tableaux Excel à remplir à la main, plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. Le salarié gagne en temps, en sérénité et en productivité.

Pour les entreprises, la dématérialisation facilite également les choses : moins de gestion papier, aucun risque de perte d’informations, temps de traitement diminué (saisie, vérification, transmission, suivi) et plus besoin d’espace de stockage ou de manipuler les archives poussiéreuses. Au final, un vrai gain de temps, de place et d’argent. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z.

Reprendre la main et faire la lumière sur les coûts cachés

En cette période d’incertitude économique, les entreprises sont plus que jamais attentives à leurs dépenses. Toutes cherchent à améliorer leur efficacité et leur trésorerie. À ce titre, la gestion des notes de frais constitue un important levier de performance.

Pour maîtriser les dépenses, les entreprises se concentrent essentiellement sur les coûts directs, en nouant des partenariats avec des voyagistes, des loueurs de voitures, des chaînes d’hôtels, etc. et imposent aux collaborateurs d’émettre une demande de déplacement préalable. C’est, certes, un premier pas vers un meilleur contrôle mais la démarche reste insuffisante. Par ailleurs, ces partenariats, s’ils assurent la réservation et le règlement direct des vols et des hôtels, ne règlent pas le problème des coûts cachés, c’est-à-dire des dépenses réalisées durant le déplacement des collaborateurs et qui feront l’objet de demandes de remboursement. Ces frais – repas payants à bord d’un avion, surclassement de dernière minute, bagages supplémentaires – présentent souvent des anomalies : justificatifs non conformes à la législation, dépense non autorisée par la politique de l’entreprise… En passant au numérique, l’entreprise garde en permanence le contrôle de ses dépenses tout en réduisant drastiquement les risques de fraude.

À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. La dématérialisation de ce processus est la première brique de la transformation digitale de l’entreprise.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

Zest est une plateforme web et mobile de nouvelle génération qui transforme l’ensemble des processus RH et managériaux en rituels modernes et dynamiques pour une expérience collaborateur unique. Elle vous permet de recueillir les idées, avis et feedbacks de tous les membres de votre organisation, d’identifier les irritants, tendances ou leviers de motivation clés. Puis, vous élaborez des plans d’action efficaces qui boostent l’engagement et le bien-être de toutes vos équipes, même à distance ou sur le terrain.

En donnant la parole à vos collaborateurs, vous collectez des éléments factuels pour appuyer et développer vos stratégies RH et managériales. Et vous créez une culture d’entreprise stimulante et bienveillante. Avec Zest, vous dynamisez les échanges et la communication interne. Les collaborateurs se sentent écoutés et valorisés. Et grâce à des tableaux de bords dédiés et des outils d’analyse puissants, les managers pilotent leurs équipes et objectifs en temps réel, et les RH mesurent la satisfaction et la motivation des collaborateurs.

Comment ? Grâce à une suite modulaire la plus complète du marché et à une équipe d’experts qui vous accompagne avec des conseils et bonnes pratiques tout au long de notre partenariat.

👉 Voir Zest en action !

Les 3 piliers de la suite logicielle Zest offrent à vos managers et RH tous les outils nécessaires pour :

💚 Écouter – Identifiez ce qui est important pour vos collaborateurs et impliquez-les

• Prenez le pouls émotionnel de vos équipes avec le module Humeur.

• Lancez des Sondages rapidement grâce à des modèles d’enquête prêts à l’emploi.
• Identifiez ce qui motive vos employés via l’Engageomètre et ses 18 Leviers de motivation définis par un docteur en psychométrie.

🚀 Réussir – Modernisez vos rituels managériaux et élaborez des plans d’action pertinents

• Faites des Points réguliers pour mieux coacher vos équipes et nourrir l’entretien annuel.
• Suivez les Objectifs & Compétences de chaque collaborateur en temps réel.
• Déployez une posture de manager-coach via la méthode OKR.

💫 Partager – Instaurez une culture d’entreprise collaborative, bienveillante et stimulante

• Incitez vos collaborateurs à partager leurs Idées.
• Donnez et recevez du Feedback régulièrement.
• Félicitez et remerciez vos employés, et encouragez-les à faire de même entre eux.

Plus de 200 entreprises de toutes tailles accompagnent et fidélisent leurs collaborateurs via ces outils et rituels qui stimulent l’intelligence collective et donnent un sens au rôle de chacun au sein de l’organisation. Application Saas modulaire, hyper configurable et facile à déployer, Zest s’adapte à votre métier, votre culture et vos enjeux. Vous pouvez donc lancer vos premiers usages en quelques heures !

Dans cette petite vidéo d’1min30, vous verrez comment nos clients utilisent Zest pour rendre leur organisation plus épanouissante et performante !

Envie d’accélérer la transformation digitale et organisationnelle de votre entreprise pour répondre à vos enjeux RH et stratégiques de 2022 ? Laissez-vous guider par l’un de nos experts lors d’une démo de 30 minutes chrono adaptée à vos besoins spécifiques. C’est sans engagement, alors qu’avez-vous à perdre ?

👉 Demandez un rendez-vous personnalisé.