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Notes de frais et digitalisation des process : un passage obligé pour l’entreprise du futur

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Les notes de frais sont généralement une tâche particulièrement chronophage pour les entreprises. En plus du temps passé par les salariés pour les créer, il faut ajouter, du côté de l’entreprise, le temps de validation interne, le processus de contrôle, puis celui de remboursement, avant que tout puisse être archivé correctement.

Si l’on ne peut pas éviter les notes de frais, on peut toutefois limiter leur impact sur la structure organisationnelle et éviter les pertes trop importantes de productivité. Dans cet objectif, la modernisation des entreprises et des process passe inévitablement par la digitalisation des notes des frais.

La dématérialisation des notes de frais pour gagner en simplicité et en efficacité

Un sondage réalisé par SAP Concur en 2019 a confirmé ce que beaucoup d’entreprises pressentaient depuis longtemps : les notes de frais prennent du temps et de l’énergie et, en moyenne, chaque salarié passe 30 minutes par mois pour gérer une note de frais. Avec leur dématérialisation, il suffit au salarié de photographier le reçu papier avec son smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Cette copie digitale ayant valeur probante, elle rend obsolète, la conservation des reçus papier. Il n’y plus de tableaux Excel à remplir à la main, plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. Le salarié gagne en temps, en sérénité et en productivité.

Pour les entreprises, la dématérialisation facilite également les choses : moins de gestion papier, aucun risque de perte d’informations, temps de traitement diminué (saisie, vérification, transmission, suivi) et plus besoin d’espace de stockage ou de manipuler les archives poussiéreuses. Au final, un vrai gain de temps, de place et d’argent. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z.

Reprendre la main et faire la lumière sur les coûts cachés

En cette période d’incertitude économique, les entreprises sont plus que jamais attentives à leurs dépenses. Toutes cherchent à améliorer leur efficacité et leur trésorerie. À ce titre, la gestion des notes de frais constitue un important levier de performance.

Pour maîtriser les dépenses, les entreprises se concentrent essentiellement sur les coûts directs, en nouant des partenariats avec des voyagistes, des loueurs de voitures, des chaînes d’hôtels, etc. et imposent aux collaborateurs d’émettre une demande de déplacement préalable. C’est, certes, un premier pas vers un meilleur contrôle mais la démarche reste insuffisante. Par ailleurs, ces partenariats, s’ils assurent la réservation et le règlement direct des vols et des hôtels, ne règlent pas le problème des coûts cachés, c’est-à-dire des dépenses réalisées durant le déplacement des collaborateurs et qui feront l’objet de demandes de remboursement. Ces frais – repas payants à bord d’un avion, surclassement de dernière minute, bagages supplémentaires – présentent souvent des anomalies : justificatifs non conformes à la législation, dépense non autorisée par la politique de l’entreprise… En passant au numérique, l’entreprise garde en permanence le contrôle de ses dépenses tout en réduisant drastiquement les risques de fraude.

À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. La dématérialisation de ce processus est la première brique de la transformation digitale de l’entreprise.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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Les leviers de croissance pour les PME et ETI pendant une économie de guerre

Contrats gouvernementaux : Avec une économie de guerre en place, le gouvernement français sera susceptible de passer des contrats pour répondre aux besoins urgents en matière de défense, de sécurité, et de santé. Les PME et ETI spécialisées dans ces domaines auront l’occasion de fournir des biens et des services essentiels, ou même de collaborer avec des grandes entreprises pour répondre à ces demandes. Innovation technologique : L’économie de guerre nécessite souvent des avancées technologiques rapides pour répondre aux défis complexes. Les PME et ETI innovantes dans les secteurs de la technologie, de la recherche et du développement seront en mesure de proposer des solutions novatrices pour des problèmes tels que la cybersécurité, la logistique militaire et les équipements de santé. Soutien à la production nationale : Dans une économie de guerre, la capacité de production nationale devient cruciale pour assurer l’approvisionnement en biens essentiels. Les PME et ETI manufacturières françaises pourraient bénéficier d’incitations et de soutiens gouvernementaux pour augmenter leur capacité de production, favorisant ainsi la relocalisation et la résilience de la chaîne d’approvisionnement. Exportations : Alors que la demande intérieure peut être priorisée, une économie de guerre offre également des opportunités d’exportation pour les PME et ETI françaises. Les entreprises compétitives dans des secteurs tels que la défense, la santé, et la technologie peuvent trouver de nouveaux marchés à l’étranger, renforçant ainsi la position de la France sur la scène internationale. Collaboration et partenariats : Face à des défis complexes, la collaboration entre les entreprises, la recherche et le gouvernement devient essentielle. Les PME et ETI françaises ont la possibilité de s’associer avec d’autres acteurs de l’écosystème pour créer des solutions holistiques et synergiques, renforçant ainsi leur compétitivité et leur capacité d’innovation En conclusion, l’appel d’Emmanuel Macron à accélérer l’économie de guerre ouvre de nouvelles perspectives pour les PME et ETI françaises. En capitalisant sur les opportunités offertes par cette orientation stratégique, ces entreprises peuvent non seulement contribuer à l’effort national, mais aussi renforcer leur position sur le marché mondial, favorisant ainsi la croissance économique et la résilience à long terme de la France.
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Céline Cherqui
Améliorer l’expérience candidat, faire de son process recrutement un moment unique, être toujours plus imaginatifs et investis dans le développement et l’attractivité de sa Marque Employeur est un véritable enjeu pour toutes les entreprises. Réussir face à ce défi repose sur de nombreuses dimensions (pour ne pas dire … émotions) qu’il est toujours difficile de hiérarchiser. Ainsi, la personnalisation est au cœur de ce concept. Il est primordial, pour vous, de connaitre votre candidat, mais pas seulement sa fiche de poste, il faut vraiment vous y intéresser, connaitre son mode de vie, sa façon de réfléchir, de se divertir. Bonne ou mauvaise expérience, le fait est, que la viralité est telle sur les réseaux sociaux que le storytelling finira toujours par être décelé. Les entreprises et les recruteurs doivent donc traiter chaque candidat de manière unique et garder en tête qu’une seule mauvaise expérience peut tout faire échouer. La transparence et la sincérité des entretiens que vos candidats seront amenés à vivre, la cohérence des feedbacks dont ils disposeront tout au long de leur parcours, sont autant d’éléments qui doivent refléter votre culture. Ces rencontres doivent être un véritable trait d’union entre votre ADN et celui de votre candidat. Les entreprises les plus agiles font évoluer leur promesse employeur en se démarquant de la concurrence et en proposant des parcours candidats fluides et sans effort. Faire vivre à ses candidats une expérience unique avec un parcours plus créatif et plus collaboratif est un différentiateur majeur. Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises doivent repenser le lien qu’elles entretiennent avec leurs candidats. La question n’est plus de savoir quelle technologie utiliser au-delà de la performance, comme la rapidité de l’affichage des pages de son site et la justesse des contenus, mais plutôt quelle relation entretenir avec ses candidats durant leur parcours. Cette relation se base avant tout sur la confiance : vous devez comprendre, qui sont vos candidats et ce qu’ils attendent de vos échanges. Leur permettre d’être créatifs, spontanés, agiles, authentiques et d’exprimer pleinement leur potentiel repose donc uniquement sur le parcours que vous allez leur faire vivre. Offrir une expérience sincère à vos candidats dès le premier contact vous assurera un lien particulier avec eux. Ces candidats qui deviendront (ou non) vos collaborateurs, contribueront à la diffusion d’un bouche-à-oreille positif pour votre Marque Employeur et vous garantiront d’être vos meilleurs ambassadeurs. Notez que l’inverse est également vrai : en proposant à vos salariés une expérience collaborateur à la hauteur de leurs attentes, ils deviendront « Ambassadeur » de votre marque et attireront des candidats de qualité. Il est donc primordial de les suivre régulièrement et de vous assurer de leur satisfaction tout au long de leur carrière chez vous. S’inscrire dans ce cercle vertueux des entreprises mettant le collaborateur au cœur de la stratégie de développement vous permettra d’attirer des candidats qui vous ressemblent et qui construiront l’image de votre entreprise de demain. Favoriser l’attention, la compréhension, la personnalisation via des parcours innovants et différenciants vous garantira une longueur d’avance envers vos concurrents, qui risquent même de ne pas survivre à cette guerre des talents.
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