Notes de frais et digitalisation des process : un passage obligé pour l’entreprise du futur

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Les notes de frais sont généralement une tâche particulièrement chronophage pour les entreprises. En plus du temps passé par les salariés pour les créer, il faut ajouter, du côté de l’entreprise, le temps de validation interne, le processus de contrôle, puis celui de remboursement, avant que tout puisse être archivé correctement.

Si l’on ne peut pas éviter les notes de frais, on peut toutefois limiter leur impact sur la structure organisationnelle et éviter les pertes trop importantes de productivité. Dans cet objectif, la modernisation des entreprises et des process passe inévitablement par la digitalisation des notes des frais.

La dématérialisation des notes de frais pour gagner en simplicité et en efficacité

Un sondage réalisé par SAP Concur en 2019 a confirmé ce que beaucoup d’entreprises pressentaient depuis longtemps : les notes de frais prennent du temps et de l’énergie et, en moyenne, chaque salarié passe 30 minutes par mois pour gérer une note de frais. Avec leur dématérialisation, il suffit au salarié de photographier le reçu papier avec son smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Cette copie digitale ayant valeur probante, elle rend obsolète, la conservation des reçus papier. Il n’y plus de tableaux Excel à remplir à la main, plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. Le salarié gagne en temps, en sérénité et en productivité.

Pour les entreprises, la dématérialisation facilite également les choses : moins de gestion papier, aucun risque de perte d’informations, temps de traitement diminué (saisie, vérification, transmission, suivi) et plus besoin d’espace de stockage ou de manipuler les archives poussiéreuses. Au final, un vrai gain de temps, de place et d’argent. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z.

Reprendre la main et faire la lumière sur les coûts cachés

En cette période d’incertitude économique, les entreprises sont plus que jamais attentives à leurs dépenses. Toutes cherchent à améliorer leur efficacité et leur trésorerie. À ce titre, la gestion des notes de frais constitue un important levier de performance.

Pour maîtriser les dépenses, les entreprises se concentrent essentiellement sur les coûts directs, en nouant des partenariats avec des voyagistes, des loueurs de voitures, des chaînes d’hôtels, etc. et imposent aux collaborateurs d’émettre une demande de déplacement préalable. C’est, certes, un premier pas vers un meilleur contrôle mais la démarche reste insuffisante. Par ailleurs, ces partenariats, s’ils assurent la réservation et le règlement direct des vols et des hôtels, ne règlent pas le problème des coûts cachés, c’est-à-dire des dépenses réalisées durant le déplacement des collaborateurs et qui feront l’objet de demandes de remboursement. Ces frais – repas payants à bord d’un avion, surclassement de dernière minute, bagages supplémentaires – présentent souvent des anomalies : justificatifs non conformes à la législation, dépense non autorisée par la politique de l’entreprise… En passant au numérique, l’entreprise garde en permanence le contrôle de ses dépenses tout en réduisant drastiquement les risques de fraude.

À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. La dématérialisation de ce processus est la première brique de la transformation digitale de l’entreprise.

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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Pour commencer, voici l’effrayante réalité ; près de la moitié des PME victimes d’une cyberattaque ne s’en relèvent pas et mettent la clé sous la porte dans les dix-huit mois qui suivent. Face à ce terrible constat, Bpifrance a lancé ce lundi 20 mars le “Diag Cybersécurité”, un diagnostic qui permet aux PME de mesurer leur vulnérabilité à la cybermalveillance et de prendre des mesures nécessaires. Par Serge de Cluny “Face à une cyber menace grandissante, ce diagnostic vise à donner aux PME les armes pour se défendre et à diffuser une véritable culture de la cybersécurité dans les PME en les accompagnant dans la prévention du risque d’attaques et dans la sécurisation de leur système d’information”, déclare Guillaume Mortelier, responsable de l’accompagnement au sein de banque publique d’investissement. Ce diagnostic “Diag Cybersécurité” est accessible à toutes les PME (moins de 250 salariés) qui le souhaitent, même si elles ne sont pas clientes de Bpifrance. Les start-up et les ETI (entre 250 et 4999 salariés) peuvent également être éligibles, en fonction de certains critères. Le diagnostic est réalisé par un “expert habilité” et se déroule en quatre étapes.
  1. Un pré-cadrage téléphonique effectué avec le dirigeant de l’entreprise ou avec le responsable de la sécurité informatique.
  2. Une visite et des entretiens sur site pour évaluer le niveau de sécurité
  3. Une évaluation de la vulnérabilité de l’entreprise
  4. La remise d’un plan d’action
Le coût du diagnostic “Diag Cybersécurité” est financé à hauteur de 50% par Bpifrance et le reste, à la charge de l’entreprise, s’élève à 2200 euros HT.
Les PME sont une cible de choix pour les cyber criminels. En effet, seulement une PME sur trois a nommé en interne un responsable de la sécurité informatique, souvent par manque de moyens financiers mais aussi par manque de connaissances dans le digital. “Leurs dirigeants se demandent souvent par où commencer sur ce sujet qu’ils maîtrisent peu”, explique Bpifrance.
Geoffroy Roux de Bézieux, actuellement à la présidence du Medef, quittera son poste le 6 juillet prochain après cinq années à la tête de l’organisation patronale depuis son élection en 2018. Les prétendants à sa succession ont commencé à présenter leur candidature depuis le 6 mars. Une campagne électorale de quatre mois s’ouvre dans un cadre bien défini et se clôturera par une élection le 6 juillet durant laquelle plus de 1 100 électeurs désigneront le prochain président du Medef. A ce jour, trois candidats se sont déclarés.  Par Franck Boccara Les candidats potentiels à la présidence du Medef ne sont pas pressés puisqu’ils ont jusqu’au 5 mai pour se déclarer avec un dossier complet. Le nouveau président sera élu le 6 juillet prochain au scrutin électronique (au terme d’une campagne de quatre mois) par une assemblée électorale composée du président, des personnalités élues du Conseil exécutif, des représentants des membres associés et de 1 100 délégués représentant les organisations adhérentes (60% d’organisations professionnelles et 40% de Medef territoriaux). Les candidats doivent bénéficier d’un parrainage de 150 membres de l’assemblée générale du Medef ayant voix délibérative afin de valider leurs candidatures via une plateforme de recueil de parrainage qui est ouverte depuis le 13 mars. Voici les 3 candidats à la présidence du Medef d’ores et déjà déclarés à ce jour :
Patrick Martin
Actuel numéro deux du Medef, Patrick Martin, il est estimé comme favori de l’élection. Ancien président du Medef Auvergne-Rhône-Alpes et déjà candidat à la présidence en 2018, il co-préside la commission Souveraineté et sécurité économiques des entreprises, créée par Geoffroy Roux de Bézieux.. Il dirige une l’ETI familiale Martin-Belaysoud de 3 000 salariés (1 milliard d’euros de chiffre d’affaires en 2022) dont l’activité est la distribution de produits et de services destinés au bâtiment et à l’industrie. Il est d’ailleurs fortement engagé dans les enjeux de logement : « on ne parle pas assez du logement, un sujet pourtant central. La pénurie de logements devient socialement dangereuse, parce que cela affecte le pouvoir d’achat, mais aussi parce que cela a des conséquences sur la mobilité professionnelle. »
Dominique Carlac’h
Elle se présente pour la deuxième fois à la présidence du Medef après avoir été l’unique représentante de la gente féminine aux élections de 2018. Cette ancienne athlète de haut niveau, qui dirige l’entreprise D & Consultants, veut renforcer la compétitivité des entreprises françaises en prenant en compte l’évolution du « rapport au travail » et en insistant sur deux autres dimensions qui lui sont chères : le « sociétal » et le « social ». Depuis la précédente élection, elle a occupé les postes de vice-présidente et porte-parole du Medef. Elle a fait partie de la délégation Medef participant à la négociation sur le télétravail dans le contexte de la crise sanitaire du Covid-19.
Pierre Brajeux
Président délégué de la Fédération Française de la Sécurité Privée, Pierre Brajeux annonce le cap lors de sa déclaration de candidature « Ma conviction profonde, c’est que le vent s’est levé, la mer s’est creusée et qu’il faut un changement de cap ». Alors patron du Medef des Hauts-de-Seine, il s’était déjà présenté à l’élection de 2018 mais s’était rallié en cours de campagne à Patrick Martin. Dirigeant de Torann, une ETI spécialisée dans le gardiennage de près de 3 000 salariés, Pierre Brajeux a choisi trois axes pour sa stratégie de campagne : la simplification, la valeur du travail et la fiscalité. « Le logiciel sur lequel on vit depuis des années, c’est pour les entreprises toujours plus de contraintes, toujours plus de contrôles, toujours plus de sanctions. Il faut qu’on change de logiciel », déclare-t-il. Il faudra certainement compter avec deux autres candidats potentiels ne se sont pas encore déclarés pour le moment : Olivier Klotz (Medef Alsace), et Alexandre Saubot, le leader de France industrie qui avait été défait de peu par à Geoffroy Roux de Bézieux en 2018…A suivre !
Si dans les années 80, le candidat à un entretien de recrutement devait d’abord écrire une lettre de motivation, manuscrite bien sûr, pour laisser les graphologues deviner ses traits de psychologie les plus profonds grâce à sa façon de faire des barres sur les « T ». Puis, se faire intimider par un ou plusieurs recruteurs essayant délibérément de le sortir de ses gonds en mettant le plus de pression possible lors d’entretiens interminables, voire embarrassants ou hostiles. Les entretiens d’aujourd’hui, sont souvent très différents de ces stéréotypes où le recruteur se mettait sur un piédestal. Par Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay Quel est le défaut principal de Bernard ? Il est égoïste ! ça, tout le monde le sait 😉 Ou alors, … quels sont vos 3 défauts ? Qu’en est-il de vos candidats, est-ce encore des questions à poser en entretien de recrutement ? Bien évidemment que ces questions sont dépassées par le seul fait que le candidat s’y attend et les a préparées depuis qu’il est entré sur le marché du travail. Il vous apportera une réponse cohérente avec le poste visé et surtout la réponse que vous attendez c’est-à-dire des défauts qui n’en sont pas.
Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay
Qui a déjà entendu un candidat répondre, je suis nonchalant, colérique et menteur ? En apprenant à connaitre votre candidat, nul besoin qu’il vous le dise, vous le découvrirez spontanément au détour de vos échanges. Pour cela, il faut savoir écouter, orienter, questionner subtilement, lui permettre d’être créatif, spontané, agile, authentique et lui donner la possibilité d’exprimer pleinement son potentiel. Cette approche différente repose uniquement sur votre façon de mener vos entretiens car, près de 50 ans plus tard, les fondamentaux ne changent pas. La trame de questions reste similaire :
  • Quelles sont les compétences acquises et celles qui lui restent à développer ?
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  • Quels seront ses critères de sélection s’il hésite entre plusieurs entreprises, plusieurs propositions ?
  • Et l’ultime question, sommes-nous prêts à collaborer ?
Aujourd’hui, nous attachons une importance particulière à mettre en confiance notre candidat, à comprendre ses attentes, à savoir sur quel poste il pourra s’épanouir le plus, pour lui proposer celui qui lui correspond vraiment. Nous avons besoin de connaitre notre candidat, pour savoir s’il s’adaptera à notre ADN et au poste visé. Nous avons besoin d’être rassuré sur ses compétences et d’une manière générale, d’évaluer ses savoir-faire et ses savoir-être. On teste, on évalue, on met en situation, on sélectionne, on recrute le candidat qui correspond à l’ensemble des critères de départ, en proposant à tous, de vivre une expérience positive. Qu’il soit retenu ou non, vous serez garant de l’expérience vécue par votre candidat lors de vos échanges. Passer du rôle de recruteur, à un rôle de facilitateur par le biais d’une approche plus créative, plus agile et plus collaborative lors des rencontres avec votre candidat ne tient qu’à l’expérience que vous lui ferez vivre. Une expérience positive permettra à un candidat de se sentir valorisé, d’être un potentiel ambassadeur de votre marque employeur. Elle ne vous empêchera pas de l’évaluer correctement. Elle vous permettra, en revanche, d’en déduire plus facilement les contours de sa personnalité et pas seulement un discours préparé qu’il vous servira à chacune de vos questions qu’il aura anticipées. Vous l’aurez compris, les techniques sont différentes, les approches s’adaptent au contexte sociétal et la finalité reste toujours la même : savoir si nous sommes faits pour travailler ensemble. 📞 Si cet article vous a donné des idées pour construire un entretien de recrutement mais que tout reste encore un peu flou…Pas de panique, je vous accompagne pas à pas sur toutes les problématiques recrutement que vous pourrez rencontrer. Céline Cherqui – Directrice Recrutement – OneWay
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