Voyage d'affaires : maîtriser les coûts avec les nouvelles technologies

02 mai 2018

Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.

Incentive VOYAGE

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ÉVÈNEMENTS

Présidence du Medef : la course est ouverte

Geoffroy Roux de Bézieux, actuellement à la présidence du Medef, quittera son poste le 6 juillet prochain après cinq années à la tête de l’organisation patronale depuis son élection en 2018. Les prétendants à sa succession ont commencé à présenter leur candidature depuis le 6 mars. Une campagne électorale de quatre mois s’ouvre dans un cadre bien défini et se clôturera par une élection le 6 juillet durant laquelle plus de 1 100 électeurs désigneront le prochain président du Medef. A ce jour, trois candidats se sont déclarés. Par Franck Boccara Les candidats potentiels à la présidence du Medef ne sont pas pressés puisqu’ils ont jusqu’au 5 mai pour se déclarer avec un dossier complet. Le nouveau président sera élu le 6 juillet prochain au scrutin électronique (au terme d’une campagne de quatre mois) par une assemblée électorale composée du président, des personnalités élues du Conseil exécutif, des représentants des membres associés et de 1 100 délégués représentant les organisations adhérentes (60% d’organisations professionnelles et 40% de Medef territoriaux). Les candidats doivent bénéficier d’un parrainage de 150 membres de l’assemblée générale du Medef ayant voix délibérative afin de valider leurs candidatures via une plateforme de recueil de parrainage qui est ouverte depuis le 13 mars. Voici les 3 candidats à la présidence du Medef d’ores et déjà déclarés à ce jour :

Patrick Martin

Actuel numéro deux du Medef, Patrick Martin, il est estimé comme favori de l’élection. Ancien président du Medef Auvergne-Rhône-Alpes et déjà candidat à la présidence en 2018, il co-préside la commission Souveraineté et sécurité économiques des entreprises, créée par Geoffroy Roux de Bézieux.. Il dirige une l’ETI familiale Martin-Belaysoud de 3 000 salariés (1 milliard d’euros de chiffre d’affaires en 2022) dont l’activité est la distribution de produits et de services destinés au bâtiment et à l’industrie. Il est d’ailleurs fortement engagé dans les enjeux de logement : « on ne parle pas assez du logement, un sujet pourtant central. La pénurie de logements devient socialement dangereuse, parce que cela affecte le pouvoir d’achat, mais aussi parce que cela a des conséquences sur la mobilité professionnelle. »

Dominique Carlac’h

Elle se présente pour la deuxième fois à la présidence du Medef après avoir été l’unique représentante de la gente féminine aux élections de 2018. Cette ancienne athlète de haut niveau, qui dirige l’entreprise D & Consultants, veut renforcer la compétitivité des entreprises françaises en prenant en compte l’évolution du « rapport au travail » et en insistant sur deux autres dimensions qui lui sont chères : le « sociétal » et le « social ». Depuis la précédente élection, elle a occupé les postes de vice-présidente et porte-parole du Medef. Elle a fait partie de la délégation Medef participant à la négociation sur le télétravail dans le contexte de la crise sanitaire du Covid-19.

Pierre Brajeux

Président délégué de la Fédération Française de la Sécurité Privée, Pierre Brajeux annonce le cap lors de sa déclaration de candidature « Ma conviction profonde, c’est que le vent s’est levé, la mer s’est creusée et qu’il faut un changement de cap ». Alors patron du Medef des Hauts-de-Seine, il s’était déjà présenté à l’élection de 2018 mais s’était rallié en cours de campagne à Patrick Martin. Dirigeant de Torann, une ETI spécialisée dans le gardiennage de près de 3 000 salariés, Pierre Brajeux a choisi trois axes pour sa stratégie de campagne : la simplification, la valeur du travail et la fiscalité. « Le logiciel sur lequel on vit depuis des années, c’est pour les entreprises toujours plus de contraintes, toujours plus de contrôles, toujours plus de sanctions. Il faut qu’on change de logiciel », déclare-t-il. Il faudra certainement compter avec deux autres candidats potentiels ne se sont pas encore déclarés pour le moment : Olivier Klotz (Medef Alsace), et Alexandre Saubot, le leader de France industrie qui avait été défait de peu par à Geoffroy Roux de Bézieux en 2018…A suivre !

Recrutement

Entretien de recrutement : les temps ont changé

Si dans les années 80, le candidat à un entretien de recrutement devait d’abord écrire une lettre de motivation, manuscrite bien sûr, pour laisser les graphologues deviner ses traits de psychologie les plus profonds grâce à sa façon de faire des barres sur les « T ». Puis, se faire intimider par un ou plusieurs recruteurs essayant délibérément de le sortir de ses gonds en mettant le plus de pression possible lors d’entretiens interminables, voire embarrassants ou hostiles. Les entretiens d’aujourd’hui, sont souvent très différents de ces stéréotypes où le recruteur se mettait sur un piédestal. Par Céline Cherqui – Fondatrice de OneWay Quel est le défaut principal de Bernard ? Il est égoïste ! ça, tout le monde le sait 😉 Ou alors, … quels sont vos 3 défauts ? Qu’en est-il de vos candidats, est-ce encore des questions à poser en entretien de recrutement ? Bien évidemment que ces questions sont dépassées par le seul fait que le candidat s’y attend et les a préparées depuis qu’il est entré sur le marché du travail. Il vous apportera une réponse cohérente avec le poste visé et surtout la réponse que vous attendez c’est-à-dire des défauts qui n’en sont pas.

Qui a déjà entendu un candidat répondre, je suis nonchalant, colérique et menteur ? En apprenant à connaitre votre candidat, nul besoin qu’il vous le dise, vous le découvrirez spontanément au détour de vos échanges. Pour cela, il faut savoir écouter, orienter, questionner subtilement, lui permettre d’être créatif, spontané, agile, authentique et lui donner la possibilité d’exprimer pleinement son potentiel. Cette approche différente repose uniquement sur votre façon de mener vos entretiens car, près de 50 ans plus tard, les fondamentaux ne changent pas. La trame de questions reste similaire :

Quelles sont les compétences acquises et celles qui lui restent à développer ?
Quels sont les drivers qui le pousseraient au changement ?
Quels seront ses critères de sélection s’il hésite entre plusieurs entreprises, plusieurs propositions ?
Et l’ultime question, sommes-nous prêts à collaborer ?

Aujourd’hui, nous attachons une importance particulière à mettre en confiance notre candidat, à comprendre ses attentes, à savoir sur quel poste il pourra s’épanouir le plus, pour lui proposer celui qui lui correspond vraiment. Nous avons besoin de connaitre notre candidat, pour savoir s’il s’adaptera à notre ADN et au poste visé. Nous avons besoin d’être rassuré sur ses compétences et d’une manière générale, d’évaluer ses savoir-faire et ses savoir-être. On teste, on évalue, on met en situation, on sélectionne, on recrute le candidat qui correspond à l’ensemble des critères de départ, en proposant à tous, de vivre une expérience positive. Qu’il soit retenu ou non, vous serez garant de l’expérience vécue par votre candidat lors de vos échanges. Passer du rôle de recruteur, à un rôle de facilitateur par le biais d’une approche plus créative, plus agile et plus collaborative lors des rencontres avec votre candidat ne tient qu’à l’expérience que vous lui ferez vivre. Une expérience positive permettra à un candidat de se sentir valorisé, d’être un potentiel ambassadeur de votre marque employeur. Elle ne vous empêchera pas de l’évaluer correctement. Elle vous permettra, en revanche, d’en déduire plus facilement les contours de sa personnalité et pas seulement un discours préparé qu’il vous servira à chacune de vos questions qu’il aura anticipées. Vous l’aurez compris, les techniques sont différentes, les approches s’adaptent au contexte sociétal et la finalité reste toujours la même : savoir si nous sommes faits pour travailler ensemble. 📞 Si cet article vous a donné des idées pour construire un entretien de recrutement mais que tout reste encore un peu flou…Pas de panique, je vous accompagne pas à pas sur toutes les problématiques recrutement que vous pourrez rencontrer. Céline Cherqui – Directrice Recrutement – OneWay

LIFESTYLE

Piaget Polo Quantième Perpétuel Extra-Plate : Le retour d’une Icône

Le célèbre horloger suisse Piaget dévoile son dernier modèle de très haute précision, la Piaget Polo Quantième Perpétuel Extra-Plate. Ce garde-temps hors du commun possède un design impressionnant qui conjugue un finesse extrême et une fiabilité à toute épreuve. Par Serge de Cluny L’extra plat revient en force dans horlogerie de luxe et Piaget, référence dans le domaine de la finesse depuis les années 50, se surpasse littéralement avec la Piaget Polo Quantième Perpétuel Extra-Plate alimentée par le calibre 1255P. Ce nouveau modèle contemporain cache une des complications horlogères les plus prestigieuses, accompagnée d’un affichage phase de lune des plus évocateurs.

Nouvelle Piaget Polo Quantième Perpétuel extra-plate – Luxe & Passions

Le retour d’une icône

Créé en 1960, le mouvement historique 12P représente la première génération des mouvements à remontage automatique Piaget. Dès son lancement, il bat le record du mouvement automatique le plus plat du monde avec seulement 2,3 mm d’épaisseur. En 1979, Yves G. Piaget, décide de lancer le modèle de montre Polo Piaget qui intègre ce mouvement emblématique. Portée à l’époque par des célébrités telles que Ursula Andress, Roger Moore ou encore Andy Warhol, cette montre unisexe en or ou acier rayonne par son charisme unique et par sa touche d’extravagance chère à Piaget qui fut d’ailleurs primé pour avoir bousculé les codes de l’industrie horlogère de l’époque et de sa perpétuelle élégance conventionnelle. L’esprit lifestyle sportif et décontracté de ce modèle a engendré un véritable raz-de-marée aux USA…une star était née.

Piaget Polo FortyFive Quantième Perpétuel | Polo G0A36001 Titane et Or Rose

C’est donc avec la volonté de conserver son statut de précurseur que Piaget accueille aujourd’hui pour la toute première fois un quantième perpétuel mécanique. La maison horlogère suisse a développé une expertise considérable et a mobilisé tout son savoir-faire pour faire naitre cette complication emblématique qui touche l’excellence. Les montres à quantième perpétuel sont capables de corriger le jour, la date et l’heure jusqu’à l’année 2100. Pas étonnant qu’elles attirent les passionnés de haute horlogerie sachant estimer la quantité de savoir-faire et de travail déployée pour créer ces garde-temps.

Un design qui laisse pantois

Pour ce modèle, Piaget présente un nouveau calibre extra-plat 1255P de 4 mm directement inspiré du mouvement 1200P qui associe finesse extrême et fiabilité avec en plus un mécanisme de phase de lune. Dotée d’une épaisseur totale de juste 8,65 mm, cette nouvelle création vous regarde avec un cadran vert émeraude foncé orné d’un motif de godrons et de trois sous-cadrans pour la date, le mois et le jour (à 9, 12 et 3 heures) ainsi qu’une phase de lune à 6 heures.

Montre Piaget Polo extra-plate à quantième perpétuel - Montre de luxe Piaget

Dans la fidèle tradition de Piaget, les sous-cadrans sont légèrement réhaussés de différents finis qui, traversés par la lumière, créent des effets d’une grande richesse visuelle, tout comme les index en SuperLumiNova. L’autre particularité présente dans la variante en caoutchouc réside dans le bracelet est doté d’un système permettant un changement rapide et en toute sécurité. Pour acquérir ce garde-temps d’exception qui peut se porter dans toutes les situations (en journée ou en soirée, en public ou en privé), il faudra vous acquitter de la modeste somme de 60.000 euros. Si vous voulez vous faire une idée, rendez-vous au salon mondial de l’horlogerie et de la bijouterie (Watches and Wonders) qui se tiendra du 27 mars au 2 avril prochain à Genève.