Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
Big 2024 soufflera la dixième bougie de l’évènement à l’Accor Arena Paris le 10 octobre 2024. Découvrez le thème du plus grand rassemblement business d’Europe à travers le mot de Nicolas Dufourcq, directeur général de Bpifrance ainsi que les thématiques concrètes et utiles qui y seront abordées et les premiers top speakers.
Après neuf éditions, BIG 2024 se tiendra au cœur de l’Accor Arena Paris. L’an dernier, vous étiez plus de 68 000 à participer à la 9e édition de Big, placée sous le signe de la fierté.
Cette année, le progrès sera à l’honneur de cette édition anniversaire
« Oui nous avons choisi le thème du Progrès. Car nous y croyons, comme des Robinsons sur leur île. Nous aimons le présent, mais nous aimons encore plus le futur. Nous croyons aux nouvelles frontières de l’émancipation. Nous croyons que les entrepreneurs sont une des grandes solutions aux problèmes de notre société, car ils mettent chaque jour leur existence en jeu au service du Progrès. Comme eux, nous aimons rêver et voir de grandes perspectives. Je répète : nous aimons rêver. Nous pensons notamment que la technologie va nous surprendre en changeant radicalement notre mode d’être au monde. Et qu’il ne tiendra qu’à nous de canaliser cette énergie vers la construction d’un monde meilleur, moins violent, plus équitable, ouvert, cultivé, tolérant, aimant la nuance. Nous savons que pour soutenir une telle croyance il faut deux valeurs : la volonté, et l’optimisme. Nous les avons. » Nicolas Dufourcq, directeur général de Bpifrance. L’an dernier, vous étiez plus de 70 000 à participer à la neuvième édition de Big. Le 10 octobre prochain, le plus grand rassemblement business d’Europe revient avecPlus de 1 000 intervenants et 150 top speakers pour BIG 2024
Parmi eux :- Sabrina Soussan, chairman et CEO de Suez
- Nicolas Santi-Weil, CEO d’AMI Paris
- Etienne Klein, Directeur de recherche au CEA, Membre de l’Académie des technologies
- Yasmine Belkaid, directrice générale de l’Institut Pasteur
- Emmanuelle Merci, directrice générale de Loft Orbital
- Denis Ladegaillerie, fondateur et PDG de Believe
- Eléonore Crespo, cofondatrice et CEO de Pigment
Des ateliers concrets pour booster votre business et comprendre les enjeux de demain
Prenez part à plus de 500 ateliers et masterclass, déclinés sous neuf thématiques : créateurs d’entreprise, international, climat, santé, innovation, jeunes et étudiants, industrie, culture et technologies. Au programme :- Quelle place pour la France dans la nouvelle chaîne de valeur de l’IA – ECHO Avenir
- Créer ou rejoindre une startup deeptech, ce n’est pas réservé qu’aux chercheurs ! – Salon Deeptech
- Comment la jeunesse va façonner l’avenir de l’industrie française – Bulle French Fab
- Femmes entrepreneures : plus haut, plus fort, plus loin – Bulle Créa
- L’adaptation : se préparer au climat futur et à ses conséquences sur vos activités – Bulle Le Coq Vert
- Financer et garantir son développement à l’international – Agora Projection
- Innovations en santé, appréciées à leur(s) juste(s) valeur(s) ? – Bulle French Care
- IA générative et gaming, un mariage de raison ? – ECHO 1
- La jeunesse, un atout pour aller se faire voir ailleurs – Agora Projection
- Financer son projet innovant grâce à France 2030 – Masterclass 7