Voyage d’affaires : maîtriser les coûts avec les nouvelles technologies

Le ministère des armées a su créer au fil du temps une dynamique positive avec le secteur privé et le monde de l’entreprise. Aujourd’hui, indépendamment de l’élection présidentielle, il joue pleinement son rôle de soutien de l’activité économique en mettant en oeuvre une politique d’ouverture clairement tournée vers les PME et ETI. L’ingénieur en chef de l’armement Bertrand Jourlin qui dirige la mission des achats de défense et David Lenoble, à la tête de la sous-direction PME (SDPME) répondent en exclusivité aux questions de PME-ETI.fr PME-ETI.fr : Pouvez-vous nous parler des différents partenariats que le ministère des Armées a mis en place avec l’écosphère des PME et ETI ? Plus qu’un partenariat, le ministère des Armées a mis en place, depuis 2018, un plan d’actions, intitulé « Action PME » dédié aux PME et ETI. Ce plan de 21 engagements vise notamment à :

• Organiser des rencontres entre PME, ETI et hauts responsables du ministère des Armées, pour améliorer leur connaissance réciproque.
• Ouvrir des retours d’expérience sur les opérations extérieures aux PME et ETI pour leur permettre de mieux comprendre les besoins des forces armées et les contextes dans lesquels elles œuvrent.
• Créer un baromètre fournisseurs et approfondir les relations avec les organisations professionnelles.
• Ouvrir le ministère des Armées aux startups en partenariat avec des incubateurs et des accélérateurs.
• Etendre les dispositifs de soutien à l’innovation en y intégrant l’opportunité d’une expérimentation.
• Organiser des sessions d’expérimentation opérationnelle coordonnées par le Défense Lab.
• Investir sur le long terme pour soutenir le développement des PME innovantes et stratégiques au travers du fonds d’investissement Definvest et d’un dispositif de prêts participatifs rénové, en partenariat avec la Banque publique d’investissement.
• Renforcer la sécurité économique et la cyber sécurité des PME et ETI stratégiques.
• Renforcer la mobilisation des maîtres d’œuvre industriels de l’armement par des conventions bilatérales signées avec le ministère des Armées pour soutenir la croissance des PME, en particulier à l’exportation.
• Etendre le contrôle des contrats passés par les maîtres d’œuvre à leurs sous-traitants et fournisseurs à l’ensemble des marchés de défense et de sécurité du ministère (acquisition des équipements, maintien en condition opérationnelle…) afin de vérifier le caractère proportionné des clauses
• Inciter les grands groupes à obtenir comme le ministère des Armées le label « Relations Fournisseurs et Achats Responsables » (RFAR) ou la norme ISO 20400 associée, en partenariat avec la Médiation des entreprises et le Conseil national des achats.
• Créer un label « utilisé par les armées françaises » délivré par le ministère des Armées pour favoriser l’accès des PME et ETI à de nouveaux marchés, en particulier à l’exportation.
• Faciliter l’accès au Fonds Européen de Défense par un accompagnement ministériel des PME et ETI françaises.
• Renforcer le soutien à l’exportation par une mobilisation accrue des personnels du ministère et des grands groupes pour accompagner les PME et ETI dans le cadre des grands contrats à l’export.

Par ailleurs, outre la relation d’affaire qu’ils entretiennent avec leurs fournisseurs, les services du ministère sont en relation avec de nombreuses entreprises et fédérations professionnelles. La signature de conventions entre la ministre des armées et les grands maitres d’œuvre en sont la concrétisation. Labélisé « Relations fournisseurs et achats responsables » le ministère des Armées entretient un dialogue équilibré et respectueux avec ses fournisseurs. De nombreuses rencontres sont organisées dans chaque région pour présenter les opportunités d’achats, découvrir des solutions innovantes, développer l’insertion professionnelle, encourager les achats responsables. Cette relation privilégiée lui donne l’occasion de proposer à ces entreprises de recruter d’ancien militaires en reconversion. Ils sont particulièrement appréciés pour leur capacité d’adaptation, accoutumés à satisfaire des objectifs dans des conditions souvent exigeantes avec un souci de haute qualité. Enfin, le ministère des Armées propose aux entreprises qui comptent dans leurs effectifs des personnels de la réserve militaire de signer une convention de partenariat. Elle concrétise leur engagement envers la Nation en reconnaissant celui de leurs réservistes.

PME-ETI.fr : Le ministère des Armées entretient des relations avec les organismes axés sur le monde de l’entreprise (par exemple Bpifrance, Medef, CCI, CPME, Business France), pouvez-vous nous parler des actions menées conjointement ? Dans le cadre du plan « Action PME », plusieurs actions sont mises en œuvre avec les acteurs du développement économique que vous citez, à l’échelle nationale et locale. Ces actions sont toujours menées en partenariats avec un ou plusieurs de ces acteurs : CCI régionales, agences de développement économique des conseils régionaux ou associations représentatives des PME de défense par exemple. Ces actions conclues au travers de conventions visent principalement :

• à informer localement les PME et ETI sur les opportunités d’achats du ministère des Armées
• à informer sur les dispositifs d’appui à l’innovation du Ministère accessibles voire dédiées aux PME tel que le dispositif RAPID (régime d’appui pour l’innovation duale)
• Dans le domaine de l’armement, à monter des actions ad hoc avec les acteurs territoriaux du développement économique pour accompagner les chefs d’entreprises dans le développement de leur entreprise en matière d’innovation, de développement international, de développement commercial et de financement.

Par ailleurs, le comité de liaison entre le MEDEF et le ministère des Armées offre des opportunités de rencontres facilitant la connaissance mutuelle des entreprises et de l’administration. Le MINARM a créé le fonds d’investissement Definvest, opéré conjointement par Bpifrance et la DGA. Doté de 10 M€ par an sur 5 ans, Definvest investit dans des PME françaises jugées stratégiques pour la performance des systèmes de défense français. Par ailleurs, comme annoncé en janvier 2020 par la ministre des armées, le fonds d’investissement DEFINNOV verra le jour d’ici à la fin de l’année. Géré par le ministère des armées en coopération avec Bpifrance, ce fonds doté de 200 millions d’euros sera dédié au développement de technologies innovantes duales et transversales, par le financement en fonds propres d’entreprises innovantes ; les investissements seront réalisés de manière privilégiée dans des entreprises en phase de croissance, associant les maîtres d’œuvre de la BITD à chaque fois que cela est possible.

PME-ETI.fr : Quels sont les profils de PME et ETI qui intéressent le ministère des Armées ? Quels sont les domaines d’activités pouvant répondre aux besoin du ministère des Armées à l’heure actuelle ? Qu’elles soient fournisseurs directs, sous-traitantes ou cotraitantes, innovantes ou d’un secteur traditionnel, les PME et ETI ont toutes vocation à travailler avec le ministère des Armées. Actuellement, 27 863 entreprises qui ont une relation contractuelle directe avec le ministère des Armées dont 26 075 PME et ETI fournisseurs. Il consacre près de 30% de ses achats hors armement aux seules PME. A côté des matériels d’armement, les achats du ministère sont structurés autour de segments confiés à des services d’achat spécialisés. Au nombre de 18, ces segments regroupent tout ce que le ministère des Armées achète en matière de fournitures, travaux et services en métropole, outremer ou à l’étranger et le champ couvert est extrêmement complet. PME-ETI.fr : Quel impact la crise sanitaire du covid-19 a-t-elle eu sur les besoins du ministère des Armées et comment les PME et ETI peuvent-elle y répondre ? Face à la crise, le ministère des Armées a poursuivi ses missions et s’est mobilisé pour lutter contre la propagation de l’épidémie à travers l’opération Résilience. Pour cela, les acheteurs ont été sollicité afin d’acquérir des équipements de protection, des matériels informatiques pour accompagner le télétravail des agents et le renforcement des prestations de nettoyage. Le ministère des Armées s’est appuyé sur un large tissu de PME et ETI françaises pour répondre à ce besoin. PME-ETI.fr : Quels sont les avantages d’un partenariat avec le ministère des Armées et quels sont ses engagements envers les entreprises partenaires ? Symbole de son sérieux dans les relations qu’il entretient avec les entreprises, le ministère des Armées s’est vu attribuer le Label « relations fournisseurs et achats responsables » dès 2014 et le prix des délais de paiement 2017. En effet, le ministère des armées paie ses fournisseurs directs en 21,8 jours en moyenne et les PME en 19,6 jours (données 2018). De plus, afin d’aider les PME et ETI à exploiter pleinement cet actif stratégique de valorisation de leur propre activité, le ministère délivre des certificats de bonne exécution des marchés en mettant en avant une qualité constatée de l’entreprise durant la prestation. Le ministère délivre également depuis un an le label « utilisé par les armées françaises » qui atteste de la mise en service, au sein des armées françaises, d’un matériel commercialisé par un fournisseur. Il est ouvert aux microentreprises, PME ou ETI, qui sont intervenues dans l’exécution d’un marché public du ministère des Armées, y compris les sous-traitants. Il concerne principalement les matériels acquis par les armées au terme d’un marché de défense et de sécurité, dans la mesure où ces contrats ont précisément pour objet la délivrance de matériels, en lien avec des armes, munitions ou matériels de guerre, et dont l’utilisation par les armées françaises constitue de manière évidente une référence. Pour autant, ce Label peut être demandé au titre d’autres marchés hors armement, dès lors que l’utilisation dudit matériel par les forces armées constitue une plus-value pour le prestataire (ex : secteur de l’habillement et du soutien de l’homme). (cf. https://www.ixarm.com/fr/label-utilise-par-les-armees-francaises ). PME-ETI.fr : La dimension citoyenne peut contribuer à ces partenariats, que diriez-vous à un dirigeant des PME ou ETI pour le convaincre de se rapprocher du ministère ? Comme le souligne régulièrement la ministre, travailler au profit du ministère des Armées participe du soutien à la mission de nos forces armées. Cela concrétise pour l’entreprise son engagement pour la nation. C’est dans cet esprit que Action PME du ministère des Armées a été créé et est mis en œuvre. Il rappelle dans son préambule, que « dans un contexte stratégique où les menaces sont sans cesse plus nombreuses et plus variées, les PME et les ETI disposent d’atouts considérables en matière de réactivité et de créativité et peuvent favoriser l’émergence rapide de solutions innovantes dont les Armées ont besoin dans des domaines très divers. » Premier acheteur de l’Etat, le ministère des Armées réalise chaque année près de20 milliards d’euros d’achats dont cinq milliards sont consacrés aux fournitures, services et travaux hors matériels d’armement qu’il confie à 27 863 fournisseurs directs dont 26 075 PME et ETI. Près de 30 % du montant des achats annuels hors armement est passé auprès de PME pour un montant de près de deux milliard d’euros. En plus de payer ses fournisseurs rapidement, le ministère des Armées développe l’attribution des avances pour les marchés long ou couteux. De plus, dès aujourd’hui, le ministère des Armées fait l’inventaire plus de 4 000 projets d’achats hors armement entre 2020 et 2023. Ainsi, obtenir un marché avec le ministère des Armées est un formidable levier de développement de toute entreprise innovante ou du secteur traditionnel. PME-ETI.fr : Quels sont les critères de sélection primordiaux du ministère des Armées lors des appels d’offre ? Le seul critère primordial est d’oser répondre ! Toute entreprise qui satisfait aux obligations légales de candidature (absence de condamnation pénale, situation URSSAF à jour, pas en liquidation judiciaire) peut déposer une offre. Elle fera l’objet d’un examen attentif et elle sera confrontée aux autres offres conformément aux critères exposés dans l’appel d’offre par l’acheteur. Le ministère des Armées choisira le fournisseur de manière à respecter le principe du mieux disant. PME-ETI.fr : Quels seraient, d’après vous, les solutions à adopter pour améliorer les synergies entre ces deux mondes ? Comme évoqué précédemment, de très nombreuses actions d’informations sont organisées partout en France, à l’attention des entreprises, afin de rendre les marchés du ministère plus facilement accessible. En 2020, ce sont plus de 40 rencontres qui ont été programmées. Le ministère des Armées était par exemple présent sur le dernier Salon des Entrepreneurs à Paris en février. De nombreuses informations sont disponibles sur les sites internet dédiés aux achats ou aux PME : www.achats.defense.gouv.fr et https://www.ixarm.com/fr/espace-pme-0 Il faut noter que la relation entre les acheteurs publics et les entreprises a évolué très significativement ces dernières années. Les rencontres sont désormais encouragées dans le cadre du sourcing. S’ils restent encadrés au moment de la procédure d’achat proprement dite, les échanges doivent permettre un enrichissement mutuel poussé par l’innovation et le besoin de se réinventer conjointement. PME-ETI.fr : Quels sont les projets à venir du ministère pour renforcer sa collaboration avec le monde de l’entreprise ? Afin de mieux faire connaitre ses intentions d’achats hors armement, le ministère des Armées procède actuellement à la refonte de son site internet dédié. Le parcours utilisateur a été mis au cœur de la modernisation de ce site. De nombreuses entreprises et fournisseurs du ministère ont été associés à des ateliers de co-création. Une démarche innovante appelée à se multiplier à l’avenir. Suivra ensuite l’arrivée d’une page internet dédiée à la relation entre les entreprises et le ministère des Armées. Son but sera de diriger toute entreprise vers les différents sites d’informations et dispositifs de soutien et d’accompagnement du ministère au profit des entreprises. PME-ETI.fr : Que fait le ministère des Armées pour amoindrir les effets de la crise sanitaire chez ses fournisseurs PME et ETI ? Dès le début de la crise, le ministère des Armées a décidé que le paiement des factures de moins de 5 000 euros serait réalisé sans attendre la signature de l’attestation de service réalisé. Par ailleurs un dispositif de soutien aux PME et ETI qui opèrent au profit du ministère, directement ou indirectement, a été rapidement mis en place : une équipe d’agents a été constituée pour répondre aux demandes que les PME et ETI pouvaient adresser via un site internet ou une hotline spécifiques. Chaque demande a été analysée et une réponse concrète y a été apportée dans les meilleurs délais. Ce dispositif d’écoute et de soutien reste opérationnel; vous êtes une PME ou ETI, vous pouvez quel soit votre sujet, contacter le Ministère des Armées au 0800 02 71 27 et via https://www.demarchessimplifiees.fr/commencer/minarm-pme-covid19 Dans un second temps, le ministère a mis en place à partir de début mai une Task force « sauvegarde de la BITD *». Constituée d’une centaine d’agents de la Direction générale de l’armement mais également d’autres entités du ministère, travaillant en étroite collaboration avec les équipes du ministère de l’Economie en particulier, elle a réalisé une cartographie des entreprises critiques de la BITD puis a évalué les conséquences de la crise sur la poursuite de leur activité. En tout, 1 200 entreprises ont été ciblées sur tout le territoire. Une centaine a été jugée dans une situation nécessitant d’élaborer des mesures leur permettant de sortir d’une situation d’urgence (financement à court terme de la trésorerie, commandes directes de prestations ou attributions de subventions de soutien à l’innovation, passation de commandes par anticipation vers les grands industriels, …). Les services du ministère resteront aux côtés des entreprises dans les mois à venir afin d’anticiper et de pallier toute nouvelle situation d’urgence. *BITD : La base industrielle et technologique de défense est constituée en particulier de 4000 PME et ETI.