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Grand Ménage de Printemps : et si vous le faisiez… dans votre organisation ?

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Faites le grand ménage de printemps dans votre entreprise et dans vos équipes

Le printemps arrive, et avec lui, cette envie soudaine de ranger, trier, dépoussiérer… C’est aussi le moment idéal pour faire le grand ménage de printemps dans votre organisation ! Le nez dans le guidon, on entasse, on ajoute des bouts de process en mode rustine, à la va-vite, sans trop se poser de questions, et un jour, on ne sait plus ce qui sert vraiment. Mais l’organisation, ce n’est pas juste une histoire de process et d’outils. Ce sont aussi des équipes, des responsabilités floues, des circuits d’information qui se télescopent et des collaborateurs qui, faute de clarté, finissent au mieux par naviguer à vue. Vous entretenez régulièrement vos outils de production ? Faites de même avec vos équipes !

Par Isabelle de Goüyon Matignon – fondatrice de Gemma360

Pourquoi faire le grand ménage de printemps dans votre organisation ?

Nouveaux enjeux & projets, réglementations, RSE, changement de collaborateurs, de besoins clients, marchés mouvants, évolution des usages, croissance de la structure, innovations/R&D…

Ces évolutions permanentes ajoutent des grains de sable dans l’organisation :

  • Des process qui se grippent : entre les outils obsolètes, les validations à rallonge et les datas que personne ne met à jour, il est temps d’aérer tout ça
  • Une perte de performance : une organisation trop lourde freine la réactivité, alourdit le travail des équipes et décourage tout le monde
  • Des équipes déconnectées : quand les flux d’infos deviennent chaotiques et incompréhensible donc inapplicables, difficile de travailler efficacement ensemble
  • Un manque de responsabilisation : trop de process mal définis = des équipes qui ne savent plus qui fait quoi, et donc, des frustrations et du stress, voire du désengagement.

Comment simplifier et redonner de l’efficacité à votre organisation ?

Faites un diagnostic organisationnel

Avant de réorganiser, il est essentiel d’identifier les problèmes.

Commencez par :

  • Cartographier vos activités
  • Analyser les circuits d’information
  • Repérer les zones de blocage

Et surtout échangez, impliquez vos équipes dans la réflexion !

Puis posez-vous les bonnes questions :

  • Vos process sont-ils cohérents avec votre stratégie ?
  • Quels sont les freins actuels ?
  • Existe-t-il des doublons ou des redondances ?
  • Vos collaborateurs ont-ils une vision claire de leur rôle et de leurs responsabilités ?

Simplifiez et automatisez ce qui peut l’être

L’idée est de supprimer les pertes de temps inutiles et d’optimiser la valeur ajoutée :

  • Cartographiez vos flux de travail et d’information
  • Résolvez les points de friction grâce à des ateliers, du dialogue avec vos équipes
  • Automatisez les tâches répétitives

Par ex, en digitalisant le suivi simple avec un outil adapté : cela peut réduire de 30 % le temps de traitement des demandes clients.

Accompagnez le changement en impliquant vos équipes

Un bon ménage de printemps ne se fait pas seul. Si vos collaborateurs ne comprennent pas le sens des changements, ils les vivront comme une contrainte plutôt qu’une opportunité. Et l’organisation ne suivra pas.

  • Expliquez pourquoi : partagez la vision et les gains attendus pour chacun
  • Impliquez les équipes : faites-les participer au diagnostic et aux solutions
  • Valorisez des succès rapides : mettez en avant les améliorations visibles rapidement
  • Communiquez régulièrement : de la transparence et de la clarté évitent les frustrations…

Formez et responsabilisez pour ancrer durablement le changement

Une organisation efficace, c’est aussi une responsabilisation claire des équipes.

Pour cela :

  • Formez vos collaborateurs : privilégiez la pratique et l’échange pour mieux ancrer les changements
  • Clarifiez les rôles : qui fait quoi ? Pourquoi ? Mettez de la clarté pour éviter les zones grises
  • Encouragez l’initiative : offrez-leur de l’autonomie pour que vos équipes deviennent actrices du changement
  • Accompagnez sur la durée : un mentorat ou des sessions de coaching permettent d’adopter sereinement les nouveaux modes de fonctionnement.

En conclusion, vous y gagnerez :

  • Plus de clarté : tout le monde sait où trouver l’info et comment agir
  • Plus de performance : une organisation fluide et adaptée
  • Plus d’engagement : des équipes impliquées et responsabilisées

Et parfois, pour voir clair dans son organisation et faire le tri efficacement, un regard extérieur fait toute la différence : objectif, pragmatique, cette prise de recul permet d’identifier rapidement ce qui freine la performance et de structurer un plan d’action concret.

Alors, prêts pour votre Grand Ménage de Printemps ?

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Trois exemples concrets :
1. Une PME industrielle exporte du matériel en Angola Facturation en dollars pour contourner la volatilité du kwanza (AOA). Mais entre la commande et le paiement, le dollar se déprécie de 8 % face à l’euro : la marge nette s’effondre. 2. Une ETI signe un contrat de maintenance en Zambie, payé en kwacha (ZMW). Le contrat est signé à 1 EUR = 25 ZMW. Trois mois plus tard, le kwacha chute à 1 EUR = 30 ZMW. Résultat : une perte de 16,7 % sur les flux encaissés localement. 3. Une entreprise agroalimentaire investit au Nigeria. Les profits sont réalisés en nairas (NGN), mais rapatriés en euros. Le gouvernement introduit des restrictions sur l’accès aux devises. Résultat : impossibilité de convertir les profits et blocage des dividendes.

Comprendre les différentes formes de risque de change

• Risque de transaction : lié à l’achat ou à la vente de biens/services en devises étrangères. • Risque de conversion : lors du rapatriement de bénéfices réalisés localement. • Risque économique : impact des variations de change sur la compétitivité prix à moyen/long terme. • Risque de liquidité en devises : difficulté à convertir la monnaie locale en devises fortes (EUR, USD), même si le taux de change est favorable.
Trois cas concrets et chiffrés
Cas 1 – Exportation en Angola (monnaie : Kwanza – AOA) • Une PME facture 500 000 USD à un client local en août 2024. • À la signature, 1 EUR = 1,10 USD. En décembre, 1 EUR = 1,20 USD. • Impact : le paiement reçu équivaut désormais à 416 667 EUR au lieu de 454 545 EUR, soit une perte latente de 37 878 EUR (8,3 % de la transaction). • Origine de la perte : absence de couverture du taux EUR/USD. Cas 2 – Prestations en Zambie (Kwacha – ZMW) • Une ETI facture 1 000 000 ZMW pour une prestation en mars 2024 (1 EUR = 25 ZMW). • Paiement en juin, à 1 EUR = 30 ZMW. • En euros, l’encaissement passe de 40 000 EUR à 33 333 EUR. • Perte effective de 6 667 EUR, soit -16,7 % sur le chiffre d’affaires prévu. Cas 3 – Rapatriement des dividendes au Nigeria (Naira – NGN) • Une filiale locale dégage 100 M NGN de résultat net • À 1 EUR = 1000 NGN, cela représente théoriquement 100 000 EUR. • Mais la banque centrale restreint l’accès aux devises pour les non-résidents : seuls 20 M NGN peuvent être convertis immédiatement. • Reste 80 M NGN immobilisés, exposés à un dévaluation continue : si le taux passe à 1 EUR = 1400 NGN, leur valeur tombe à 57 143 EUR.

Zones monétaires : risques différenciés

• Zone franc CFA (UEMOA / CEMAC) : parité fixe avec l’euro, convertibilité garantie par le Trésor français. Moindre risque de change, sauf en cas de réformes monétaires ou tensions politiques. • Pays à régimes de change flottant ou administré : Nigeria, Angola, Ghana, Zambie, Égypte. Forte volatilité, contrôle des changes fréquent. • Marchés dollarisés (RDC, Zimbabwe) : instabilité chronique des politiques monétaires locales, même en dollar.

Outils de gestion du risque de change

• La facturation en EUR ou USD limite l’exposition directe mais transfère le risque au client ce qui peut être un frein commercial. • Les contrats avec clause d’indexation c’est à dire l’ajustement automatique du prix en fonction de l’évolution d’un taux de change de référence. • La couverture via instruments financiers : • Contrats à terme (forwards) : verrouillent un taux de change à une date future. • Options de change : assurent un niveau de protection tout en laissant une marge de flexibilité. • Swaps de devises : pour les entreprises ayant des besoins croisés en devises (rares chez les PME). Attention : ces outils sont souvent inaccessibles sur les devises illiquides africaines. D’où l’intérêt de structurer les flux dans des devises convertibles (USD, EUR) et de s’appuyer sur des banques partenaires disposant d’une capacité régionale.

Stratégie recommandée pour les PME et ETI

• Cartographier l’exposition au risque de change par zone, devise, durée, fréquence des flux. • Structurer les contrats en fonction de la liquidité des devises et du degré de contrôle étatique. • Mettre en place un processus de veille sur les politiques monétaires locales, en analysant les politiques de contrôle des changes de chaque pays : les règles peuvent changer du jour au lendemain (cas du Nigeria ou de l’Éthiopie). • Recourir à des intermédiaires spécialisés ou à des bureaux de représentation sur place pour optimiser la gestion financière locale. Nos recommandations : • Éviter la facturation exclusive en devise locale, sauf si un mécanisme d’ajustement est prévu dans le contrat. • Utiliser des outils de couverture (forwards, options) dès que les montants le justifient. • Préférer, quand cela est possible, les zones CFA (Franc CFA – UEMOA et CEMAC), rattachées à l’euro, pour réduire la volatilité. Le développement ne peut s’envisager sans une stratégie robuste de gestion du risque de change en Afrique. Celle-ci ne se limite pas à un arbitrage entre EUR et USD : elle nécessite une compréhension fine des environnements monétaires locaux, de leur dynamique politique, et des pratiques bancaires locales. Une gestion active du risque de change est un marqueur de maturité financière. Et pour les PME et ETI, elle devient un levier de différenciation concurrentielle.
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