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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
L’ouverture d’une procédure de sauvegarde judiciaire demeure une mesure ultime pour les dirigeants de PME et ETI qui attendent en général le dernier moment pout l’activer, et c’est souvent déjà trop tard. Voici quelques éclairages sur une procédure qui se situe en amont de la cessation des paiements.
Par Franck Boccara
la procédure collective est une démarche préventive pour une entreprise qui rencontre une situation financière insurmontable. Elle est censée éviter la cessation des paiements ainsi qu’un redressement ou une liquidation judiciaire. Il ne faut donc surtout pas confondre la sauvegarde judiciaire dont nous parlons et le redressement judiciaire qui est prononcé lorsque que l’entreprise est déjà en cessation de paiements.
A quel moment solliciter une mesure de sauvegarde judiciaire ?
Avant tout, il faut que la société soit en mesure de faire face à ses dettes exigibles de par son actif disponible et ensuite qu’elle se trouve dans une situation de difficultés jugées » insurmontables » comme par exemple la perte de son client principal ou l’indisponibilité d’un dirigeant sans lequel l’entreprise ne peut fonctionner normalement. Ces difficultés doivent, si elles persistent, menacer l’activité de l’entreprise et aboutir à la cessation des paiements.
La procédure de sauvegarde
Tout commence par ce qu’on appelle une période d’observation d’une durée de 6 mois renouvelables une fois qui va permettre de comprendre les difficultés et les besoins de l’entreprise pour mettre en place un plan de sauvegarde. Le tribunal désignera un administrateur judiciaire pour cette procédure collective dont le but est d’élaborer un plan de règlement des dettes, après concertation avec les créanciers.
Cette procédure débute par l’ouverture d’une période d’observation et la désignation d’un administrateur judiciaire par le tribunal. La période d’observation est de 6 mois renouvelables une fois et va servir à analyser les problèmes et les besoins de l’entreprise afin d’élaborer un plan de sauvegarde.
C’est au terme de cette période d’observation que le tribunal jugera si le plan de sauvegarde est en mesure de sauver l’entreprise. Si c’est le cas, cette période d’observation sera terminée et le plan sera mis en oeuvre, sinon il faudra placer l’entreprise en redressement ou en liquidation judiciaire.
Quels sont les avantages d’une procédure de sauvegarde ?
Le principal atout de cette procédure est le traitement des difficultés de l’entreprise dès leur apparition, ce qui permet au dirigeant d’agir avant le placement en situation de redressement judiciaire. Il faut noter que dans 62% des cas, cette procédure permet d’aboutir à un plan de redressement. A titre de comparaison, 67% des procédures de redressement judiciaire se transforment en liquidation judiciaire. Autrement dit, si l’action est engagée à temps, elle a toutes les chances de sauver l’entreprise.
L’autre atout considérable dans l’ouverture de cette procédure est la suspension des poursuites individuelles à l’encontre de la société.
Si le plan de sauvegarde/redressement est validé, cela va permettre d’étaler les dettes sur 10 ans, ce qui équivaut à un crédit gratuit qui va donner à l’entreprise l’occasion d’assurer sa réorganisation et de repartir sur de bonnes bases.
La défiance des dirigeants à l’égard de la sauvegarde : pourquoi ?
En 2018, on a dénombre 834 procédures de sauvegarde contre 13 667 procédures de redressement judiciaires.
Les facteurs qui freinent les dirigeants sont la crainte des frais de procédure (honoraires de l’administrateur judiciaire, de l’avocat, frais de greffe, etc.) ainsi que le fait que leur société serait alors fichée au RCS comme étant en procédure de sauvegarde. Cette situation est souvent mal perçue par les clients et les fournisseurs alors que l’entreprise n’est absolument pas en état de cessation des paiements. De plus, les banques sont également susceptibles de revoir leur politique vis-à-vis de l’entreprise et de ne plus lui faire confiance. Ce qui pourrait avoir pour conséquence de compromettre la situation de l’entreprise en sauvegarde et donc d’arriver à un résultat inverse à celui souhaité.
La sauvegarde comme vaccin contre les difficultés de remboursement des PGE ?
La crise sanitaire et économique et le recours aux PGE ont multiplié le nombre de PME et ETI en difficulté qui peuvent condidérer la sauvegarde comme la solution adéquate permettant à celles qui sont encore sauvables, de gagner du temps et d’étaler leurs dettes sur de longues échéances. Les ordonnances du 27 mars et du 27 mai 2020 sont d’ailleurs venues soutenir le pouvoir d’attraction de la procédure de sauvegarde.
On espère que les PME et ETI qui en ont besoin opteront pour cette mesure préventive et qu’elle permettra de sauver certaine entreprises du dépôt de bilan.
