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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
Depuis plusieurs années, le management de transition est en constant développement et répond de plus en plus à des demandes temporaires d’expertises, pas toujours faciles à trouver pour une entreprise. Pour autant, il reste assez méconnu des PME et ETI. Nous vous proposons donc d’en faire connaissance.
Par Gustavo Rodriguez Rangel – EULEOS
Qu’est-ce que le Management de Transition ?
Originaire des Pays-Bas dans les années 1970 sous le nom d’« Interim Management » (terme qui par ailleurs reste d’usage), il s’agit d’une forme de management dédiée exclusivement à la gestion de situations de crise. L’« interim management » se répand fortement au UK, aux USA et en Allemagne, et à partir des années 2000 en France sous le nom de « management de transition ». Au fil des ans, le management de transition s’est transformé : il n’est plus une ressource pour les moments de crise mais plutôt pour accompagner la transformation et la croissance de l’entreprise.
On pourra donc dire simplement que c’est un processus permettant d’aider ponctuellement une entreprise à devenir plus performante via l’aide d’un manager expérimenté qui intervient sous forme de mission, c’est-à-dire :
- Avec un but précis et son ou ses livrables, en fonction du type d’intervention ;
- Pour une durée déterminée : la mission a un début et une fin bien définis ;
- Avec une obligation de transmission, afin d’assurer la continuité.
On retrouve 3 grands types de mission :
- Management relais : relève au pied levé, situation de crise (redressement, restructuration) ;
- Gestion d’une phase de transition ou de transformation (revente, fusion avec une autre entreprise…) ;
- Gestion des projets stratégiques.
Vu à l’origine comme un « urgentiste », aujourd’hui le manager de transition, très souvent entrepreneur lui-même, est un véritable partenaire de l’entreprise, bras droit du dirigeant, agissant pour soutenir sa croissance et améliorer sa performance. Il s’agit d’un(e) indépendant(e) expérimenté(e) qui met à profit de l’entreprise ses compétences opérationnelles et managériales. Ainsi, il / elle accompagne opérationnellement une entreprise dans des fonctions du COMEX / CODIR, prend des décisions et exerce des responsabilités.
Les bénéfices pour l’entreprise
- Immédiateté opérationnelle
Le manager de transition, expert dans son domaine est opérationnel immédiatement car il déjà vécu des expériences similaires. La courbe d’apprentissage est quasi inexistante, c’est pourquoi la première action consiste typiquement à lancer un diagnostic rapide qui permet de proposer un plan d’action lequel, une fois validé par le dirigeant, est mis en œuvre sans tarder.
- Accompagnement du dirigeant
Plusieurs études, dont notamment celle menée par Bpifrance en 2016 auprès de 30 000 dirigeants de PME et d’ETI, pointent du doigt ce phénomène que des milliers d’entrepreneurs portent stoïquement sur leurs épaules : la solitude du dirigeant. Si l’on imagine le chef d’entreprise comme étant quelqu’un qui est en train de monter tout seul une pente en portant une lourde valise, le manager de transition est là pour l’y aider. Véritable bras droit du dirigeant, Il est là pour accompagner, épauler, soulager et, in fine, mener à bien les projets stratégiques chers au dirigeant, mais pour lesquels les ressources internes de l’entreprise ne sont pas adaptées.
- Un regard externe et neutre
En tant que ressource externe, le management de transition n’a ni passé ni avenir au sein de l’entreprise. Il a du recul par rapport à la situation générale de celle-ci, ce qui lui permet d’apporter une vision neutre. Parce qu’il est en mission, ses observations et recommandations sont objectives, il ne cherche pas à se mettre en avant ou à se positionner en vue d’une promotion : il a un objectif clairement établi, et ce dès le départ de son intervention.
- Flexibilité
Enfin, on pourrait rajouter un quatrième avantage : la flexibilité. Car même si le management de transition et souvent associé à du temps plein, certains managers de transition commencent à travailler à temps partiel, en discontinu (quelques jours par mois), en binôme (lorsque le besoin exprimé nécessite des compétences complémentaires), le tout dans le but de s’adapter au besoin et au budget de l’entreprise.
La situation actuelle est un accélérateur de ce métier car les incertitudes bousculent les habitudes, et le fait de pouvoir compter sur un expert, sans y être attaché administrativement, est un véritable ballon d’oxygène pour une entreprise. Cette tendance, au vu de toutes les études internationales, va se poursuivre sur les prochaines années.
D’accord, mais puis-je me payer un manager de transition ?
Il existe des aides financières, tant au niveau départemental, régional que national, qui peuvent prendre en charge une partie d’une prestation d’accompagnement comme le management de transition. A titre d’exemple le « chèque Relance Export » couvre 50% des dépenses, dans la limite d’un plafond, pour aider les PME et ETI françaises dans leurs projets à l’international.
