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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
La communication corporate de Danone a marqué un point décisif lorsqu’à la suite d’une assemblée générale, le groupe est officiellement devenue une «entreprise à mission ». Cette belle démarche apparait en décalage avec le quotidien des PME et ETI. Et pourtant, la progression de la confiance dans les PME ralentit par rapport aux autres catégories puisque en une année, elle a gagné 5 points contre 19 pour les grandes entreprises, 18 pour les banques et 13 pour les medias (deux catégories suscitant habituellement la défiance). Les PME et ETI doivent repenser leur stratégie et renforcer la prise en compte des attentes de leurs publics.
Par Pierre-Henri de Longcamp, expert en communication corporate et spécialiste des enjeux sensibles
«Tout ça c’est de la com’» ! Récurrent, cet apriori péjoratif tente de synthétiser des actions diverses et des réponses à des enjeux spécifiques. Derrière la vision approximative traduisant un besoin secondaire voire futile, la mécompréhension s’avère risquée. Dirigeants de PME ou d’ETI, vous considérez sans-doute optionnel le management de la réputation :
«un jour si j’ai le temps et le budget, pourquoi pas, mais aujourd’hui ma priorité c’est mon chiffre d’affaires». Toute compréhensible qu’elle soit, la réaction ne doit pas faire perdre de vue une réalité si bien résumée par CCI France: L’entreprise, organisation ouverte sur l’extérieur, ne se définit pas seulement par sa production ou ses services mais aussi par sa personnalité, son image, ses valeurs, sa réputation. Elle doit répondre aux attentes de ses publics internes et externes représentant l’ensemble de ses parties prenantes. Elle doit définir son identité, s’affirmer publiquement, promouvoir son histoire, ses valeurs et sa culture. La question n’est plus pourquoi communiquer mais comment adapter sa communication à ces différents enjeux et ces multiples publics ?
Ni marketing, ni publicité, la communication corporate ou institutionnelle ne se limite pas à la diffusion d’un message. Elle couvre une réalité précise : la gestion des relations avec vos parties prenantes (stakeholders) internes (vos collaborateurs) et, plus largement, externes (autorités et pouvoirs publics, actionnaires et investisseurs, futures employés, ONG…). On pourrait, ici, presque laisser de côté les clients tant il est crucial de sortir de toute logique commerciale de court-terme.
Mettant en musique l’ensemble des enjeux (ressources humaines, juridiques, financiers, RSE…) et des services associés selon la taille de votre structure, la communication corporate pourrait apparaitre comme un nouveau paradigme à certain. Rassurez-vous ! Comme Monsieur Jourdain et sa prose, vous en faites déjà. Au cœur de vos territoires vous êtes en contact avec les élus locaux (maires, députés…) et, certainement, les autorités de l’Etat (sous-préfecture, préfecture…). Vous veillez les évolutions réglementaires et les medias locaux vous connaissent et suivent votre actualité. Vous définissez une politique interne…Vous êtes dans la gestion de vos publics.
Un championnat amateur à professionnaliser
Un constat s’impose pourtant, la célèbre formule de Florian ne répond plus aux exigences d’aujourd’hui. Quelle que soit votre activité, vous ne pouvez plus rester cachés pour vivre heureux. Que votre entreprise soit un fournisseur exclusivement B2B, une experte reconnue de son secteur mais ignorée du grand public ou une success story familiale appréciée dans
son territoire, comme pour les entreprises les plus exposées, les enjeux s’imposent tout autant à vous pour les raisons suivantes. Les ignorer serait fatal.
Les exigences sociétales s’amplifient et ne concernent plus uniquement les grands groupes. 25% des plus de 18 ans estiment qu’aujourd’hui « les PME ont un rôle à jouer pour le changement de la société ». La contribution à l’amélioration de l’environnement, le made in France ou la transparence sont des attentes fortes. Pour 86 % des Français, la «communication for good» valorisant la responsabilité sociale, économique et environnementale de l’entreprise est une bonne chose considérée comme sincère.
La marque employeur doit par ailleurs faire l’objet d’une grande attention. Les réseaux sociaux sont omniprésents dans nos quotidiens. 3,96 milliards de personnes les utilisent soit 65% de la population mondiale, si l’on considère leur utilisation réservée aux plus de 13 ans. Facebook, le plus populaire, dépasse les 2,6 milliards d’utilisateurs actifs par mois 5 . En
termes de recrutement, 79% des candidats sont susceptibles d’utiliser ces réseaux pour trouver un emploi et 67% d’entre eux accepteraient un salaire inférieur si l’entreprise bénéficiait de critiques très positives en ligne.
Parent pauvre, encore souvent négligée face aux relations extérieures, la communication interne demeure stratégique. Considérer les problématiques réputationnelles comme trop sensibles pour être partagées et expliquées serait maladroit. Face aux enjeux des PME et ETI, l’employee advocacy (la mobilisation des collaborateurs pour qu’ils deviennent des
ambassadeurs) est désormais incontournable.
Dans la pratique des petites et moyennes entreprises, la communication est souvent rattachée au marketing ou au service commercial. Il ne faut, pourtant, pas s’y méprendre; les enjeux particuliers de la communication institutionnelle requièrent une expertise spécifique que les PME et ETI ne peuvent plus ignorer.
