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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
Dans le cadre du partenariat qui nous lie à la CCI Paris Ile-de-France, PME-ETI.fr vous tient informés en priorité des principaux évènements et réseaux qui peuvent vous permettre de booster votre croissance et de rencontrer des acteurs-clés de l’économie. À l’heure où les dirigeants sont confrontés à des défis économiques, humains et technologiques sans précédent, certains événements parviennent encore à rassembler l’écosystème entrepreneurial autour d’une ambition commune : valoriser celles et ceux qui osent, innovent et entreprennent avec conviction. C’est précisément la vocation des Trophées ÉcoRéseau 2026, dont la prochaine édition se tiendra le 11 juin 2026 au nouveau siège de la CCI Paris Île-de-France.
Organisée sous le haut patronage de Emmanuel Macron, cette cérémonie s’inscrit désormais parmi les rendez-vous entrepreneuriaux les plus inspirants de l’année. Portés par le magazine ÉcoRéseau Business, les trophées ont pour objectif de mettre en lumière des femmes, des hommes et des entreprises qui incarnent une vision positive de l’économie et du leadership.
Depuis plusieurs années, les Trophées ÉcoRéseau récompensent des parcours marquants à travers plusieurs distinctions emblématiques : initiative positive, culture du rebond, entreprise de l’année, électron libre ou encore entrepreneur de l’année. Derrière ces catégories se dessine une même volonté : célébrer des dirigeants capables d’innover, de fédérer et de créer de la valeur dans un environnement en mutation permanente.
Le choix du nouveau siège de la CCI Paris Île-de-France pour accueillir cette édition 2026 n’a rien d’anodin. Institution historique au service du développement économique régional, la CCI accompagne chaque année des milliers d’entreprises, de startups, de PME et d’ETI dans leurs projets de croissance, de transformation ou d’internationalisation. Elle représente aujourd’hui près de 840 000 entreprises en Île-de-France et joue un rôle central dans le dynamisme économique du territoire.
Dans ce contexte, les Trophées ÉcoRéseau apparaissent comme bien plus qu’une simple cérémonie de remise de prix. L’événement constitue également un espace de rencontres et d’échanges entre entrepreneurs, investisseurs, dirigeants, experts et décideurs économiques. À travers cette soirée, c’est toute une vision de l’entreprise française qui est mise à l’honneur : une entreprise capable de conjuguer performance, résilience, innovation et engagement.
L’édition 2026 devrait ainsi réunir de nombreux acteurs de l’économie française autour d’un programme mêlant prises de parole, témoignages inspirants et remise de distinctions. Pour les dirigeants, les partenaires ou les porteurs de projets, l’événement représente aussi une occasion privilégiée de développer leur réseau et de s’immerger dans les grandes tendances qui façonnent le monde entrepreneurial actuel.
Dans un climat économique parfois incertain, ces trophées rappellent enfin une réalité essentielle : l’optimisme, l’audace et la capacité à rebondir demeurent des leviers majeurs de réussite. C’est précisément cette énergie entrepreneuriale que les organisateurs souhaitent valoriser à travers cette nouvelle édition.
Les entreprises souhaitant participer ou assister à cette soirée peuvent d’ores et déjà effectuer leur préinscription pour l’édition 2026 via le site officiel des trophées.
