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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
Les subventions publiques et privées représentent une formidable opportunité pour financer des projets dans des secteurs variés, allant de l’innovation technologique à la transition écologique. Cependant, l’accès à ces fonds peut être complexe. Savoir trouver des subventions et aides par soi-même permet de maximiser ses chances de succès, car cela donne l’opportunité de répondre rapidement aux appels à projets et d’identifier des financements spécifiques adaptés à ses besoins.
Par Pierre-Thomas Liger-Belair – Co-fondateur – expert en recherche et obtention de subventions chez ERiiC
Adopter une démarche proactive permet aux entreprises, associations et collectivités de diversifier leurs sources de financement tout en ciblant les dispositifs les plus pertinents.
Les ressources en ligne pour trouver des subventions
La première étape pour identifier les subventions disponibles est d’explorer les ressources en ligne. Voici les principales sources pour commencer une recherche efficace. Sites gouvernementaux et portails dédiés- Bpifrance : Ce site est une référence pour les entreprises en quête de subventions, notamment dans les domaines de l’innovation, du développement industriel, et de la transition écologique.
- Portail de l’administration française : Ce portail propose une section dédiée aux subventions publiques avec des informations claires sur les dispositifs nationaux pour les entreprises et les associations.
- France Relance : Ce programme propose des informations sur les subventions liées à la relance économique après la crise COVID-19, avec des aides sectorielles adaptées aux PME et grands projets.
- Horizon Europe : Programme phare de l’Union Européenne pour la recherche et l’innovation. Il soutient des projets technologiques et scientifiques à fort potentiel.
- Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) : Ce fonds propose des financements pour des projets visant le développement des infrastructures régionales, la transition écologique et l’innovation.
- Portail des subventions européennes : Ce portail regroupe les appels à projets européens pour les entreprises et les institutions.
- Conseils régionaux : Chaque région propose des subventions spécifiques pour encourager le développement économique local et l’innovation. Les sites des Conseils régionaux offrent une vue d’ensemble des dispositifs d’aides disponibles.
- Chambres de commerce et d’industrie (CCI) : Les CCI mettent à disposition des guides pratiques et des ressources pour identifier les aides adaptées aux entreprises locales.
- Fédérations professionnelles : Les clubs d’entrepreneurs ou fédérations sectorielles peuvent être d’excellentes sources d’informations sur les subventions disponibles. Ils permettent d’obtenir des conseils adaptés aux besoins spécifiques des secteurs concernés.
- Associations à but non lucratif : Les subventions destinées aux associations sont souvent réparties dans des secteurs comme l’environnement, l’éducation, ou le social. Les réseaux d’associations fournissent de précieux conseils et informations sur les financements possibles.
Trouver des subventions en fonction des dépenses et du montant : Qui solliciter ?
En fonction du type de dépense (immobilier, équipements, développement numérique, R&D, transition écologique) et du montant du projet, il est possible de solliciter différents acteurs. Voici des lignes directrices pour choisir la subvention adaptée à vos besoins Petites dépenses ou investissements limités Pour des dépenses limitées comme l’achat de logiciels, la refonte d’un site internet, ou des services de conseil, il est pertinent de s’orienter vers des aides locales ou régionales :- Conseils régionaux : Ils proposent souvent des subventions pour des projets de transition numérique ou de développement durable pour les petites et moyennes entreprises.
- Chambres de commerce et d’industrie (CCI) : Proposent des subventions spécifiques pour des projets locaux, en particulier pour des PME cherchant à se moderniser ou à digitaliser leurs activités.
- Bpifrance : Bpifrance soutient des projets d’investissement industriel, d’innovation technologique, et de transition écologique avec des aides financières et des garanties.
- FEDER : Pour des projets régionaux importants, le FEDER offre des subventions aux entreprises pour soutenir des initiatives industrielles et écologiques.
- Horizon Europe : Soutient des projets de grande échelle liés à l’innovation, aux nouvelles technologies et aux sciences.
- EIC (European Innovation Council) : Le Conseil européen de l’innovation (EIC) est un programme européen qui finance les innovations de rupture et les technologies révolutionnaires.
- ADEME : L’Agence de la transition écologique propose des subventions pour les projets axés sur la réduction de l’empreinte écologique ou l’innovation énergétique.
Importance du positionnement géographique
Le choix de la région où vous souhaitez développer votre projet peut avoir un impact significatif sur l’accès aux subventions et leur montant. Certaines régions sont plus attractives en termes de financements disponibles et d’opportunités de subventions.- Comparaison des régions : Les 18 régions françaises proposent chacune des aides spécifiques pour stimuler l’innovation, l’investissement industriel, ou la transition énergétique.
- Exemple de subvention régionale : Certaines régions peuvent financer jusqu’à 30 à 60% des coûts d’un projet dans des secteurs comme la R&D, la digitalisation, ou les énergies renouvelables.
Utiliser les plateformes en ligne pour soumettre une demande
Une fois les subventions identifiées, il est crucial de connaître les plateformes en ligne pour soumettre les demandes. Voici quelques exemples de plateformes disponibles : Bpifrance La plateforme de Bpifrance permet de soumettre des demandes de subventions en ligne dans les secteurs de l’innovation, de la transition énergétique, et du développement des PME. Elle fournit également des informations sur les appels à projets en cours Portails régionaux Les régions disposent de portails en ligne spécifiques aux aides régionales. Par exemple, le site de la région Île-de-France propose une section dédiée aux subventions et aides régionales pour les entreprises et collectivités. Plateformes européennes Pour les projets de grande envergure, les plateformes européennes telles que Horizon Europe et EIC permettent de consulter les appels à projets et de soumettre des candidatures en ligne.Conseils pratiques pour organiser sa recherche de subventions
Trouver des subventions nécessite une démarche structurée et bien préparée. Voici quelques conseils pour optimiser vos recherches :- Créer un tableau de suivi : Utilisez un outil de gestion de projet ou un tableau Excel pour suivre les subventions potentielles, les échéances et les critères d’éligibilité.
- Analyser les critères d’éligibilité : Vérifiez que votre projet répond aux exigences de la subvention avant de soumettre une demande.
- Anticiper les dates de soumission : Les subventions ont souvent des dates de dépôt strictes, il est donc important de bien gérer le temps pour préparer un dossier complet et détaillé.
