Voyage d'affaires : maîtriser les coûts avec les nouvelles technologies
02 mai 2018
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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises. La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement. Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation. Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise. Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
Lorsqu’une entreprise européenne décide de s’implanter en Afrique, elle fait généralement appel à des intermédiaires commerciaux pour naviguer dans un environnement complexe. Au-delà des impératifs de conformité (éviter toute relation avec des acteurs liés à des pratiques douteuses ou sous sanctions internationales), plusieurs écueils financiers et opérationnels peuvent sérieusement compromettre son succès.
Par Jérémie Taïeb – Dirigeant de Tikva Partners, cabinet de conseil en stratégie sur l’Afrique
Structuration du financement et gestion des risques
Les entreprises françaises et européennes qui ont pour projet de s’implanter en Afrique sous-estiment souvent la nécessité d’une structuration financière adaptée aux spécificités africaines. Plusieurs points critiques doivent être anticipés :
• Les taux d’intérêt des banques africaines peuvent dépasser 15-20 % en raison du risque perçu et des coûts de refinancement élevés. Une entreprise qui ne diversifie pas ses sources de financement risque de se retrouver en difficulté. Un importateur européen de matériel médical opérant en Afrique de l’Ouest a pu réduire son coût du crédit de moitié en combinant un financement bancaire local avec une garantie de la MIGA (Banque mondiale) et un prêt concessionnel d’une DFI (Development Finance Institution)
Directeur de TIKVA Partners, cabinet de conseil en stratégie sur l’Afrique
• Dans un marché où certaines monnaies comme le naira nigérian ou le cédi ghanéen sont sujettes à des dépréciations brutales, une facturation en euros ou en dollars sans couverture expose l’entreprise à des pertes importantes. Je me rappelle d’une société agroalimentaire européenne vendant en francs guinéens qui a vu sa marge brute chuter de 12 % en six mois à cause d’une dévaluation soudaine. La mise en place de comptes en devises locales couplée à des contrats de hedging aurait permis d’atténuer cet impact.
• Il est courant d’attendre 90 à 180 jours pour être payé, ce qui peut asphyxier la trésorerie d’une PME européenne non préparée. L’assurance-crédit, le factoring et les mécanismes de trade finance (lettres de crédit confirmées, garanties bancaires) sont des solutions indispensables. Un fournisseur de pièces industrielles en Côte d’Ivoire a sécurisé 80 % de ses créances grâce à un partenariat avec une société d’assurance-crédit couvrant les risques d’impayés locaux.
Intermédiation commerciale : des risques d’opacité et d’inefficacité
Le recours à des intermédiaires est inévitable, mais mal encadré, il peut générer des inefficacités et des risques juridiques :
• Un distributeur ou agent commercial qui représente plusieurs marques risque de privilégier celle qui lui offre la meilleure marge ou les meilleures incitations. Solution : un système de rémunération hybride combinant une commission fixe et des bonus liés à la performance réelle (ventes effectives, taux de recouvrement).
• Certains intermédiaires gonflent artificiellement les prix ou captent une partie de la marge. Il est essentiel d’avoir une vision claire de la structure des coûts et des prix de marché. Une société européenne vendant du matériel agricole en RDC a découvert qu’un intermédiaire appliquait un surcoût de 40 % sur ses équipements, rendant son offre non compétitive. Une analyse approfondie des prix et un recours direct à des distributeurs agréés lui ont permis de regagner du terrain.
• L’application stricte des normes comme le FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) ou le UK Bribery Act est indispensable. Une entreprise espagnole du secteur énergétique a dû interrompre un projet en raison d’un soupçon de corruption impliquant un consultant local non audité. Une due diligence rigoureuse et la mise en place d’un programme de conformité auraient permis d’éviter cette situation.
Structuration juridique et gouvernance locale
Une implantation mal structurée juridiquement peut devenir un piège coûteux :
• Faut-il créer une filiale, opter pour une joint-venture ou se contenter d’un bureau de représentation ? Un choix mal adapté peut générer des impôts excessifs, des restrictions de rapatriement de fonds ou des conflits avec des partenaires locaux.
• Les délais judiciaires pour s’implanter en Afrique peuvent être longs, et certaines décisions locales biaisées. Une entreprise française dans l’industrie pharmaceutique a dû patienter quatre ans pour récupérer une créance devant une juridiction locale, alors qu’une clause d’arbitrage à la CCI de Paris aurait permis une résolution en un an
• L’Afrique est marquée par des évolutions de régimes fréquentes (ex. coups d’État au Mali, Niger, Burkina Faso). Une entreprise qui ne prévoit pas de plans de contingence peut se retrouver paralysée. Il faut anticiper le risque politique c’est primordial en Afrique. L’anticiper ne signifie pas pour autant faire des ingérences politiques.
Gestion opérationnelle et logistique : un facteur sous-estimé
Les défis logistiques peuvent gravement affecter la compétitivité :
• En Afrique de l’Ouest, le dédouanement peut prendre plusieurs semaines, avec des coûts cachés. Une entreprise allemande du secteur automobile a vu ses véhicules bloqués six mois au port de Lagos faute d’avoir anticipé les réglementations locales. Une meilleure planification douanière et l’utilisation de ports alternatifs (Togo, Ghana) auraient permis de contourner cet obstacle.
• Les routes mal entretenues, les retards portuaires et les risques sécuritaires (vols, attaques) sont des menaces réelles. Exemple : un producteur de biens de consommation a réduit ses pertes de stock de 20 % en intégrant un système de tracking GPS pour ses camions de livraison au Nigeria.
• Dans certaines zones, surtout au Sahel, la sécurité devient un enjeu stratégique. On peur réduire son exposition aux risques en optant pour une stratégie de “fly-in fly-out” pour ses employés, réduisant ainsi leur temps d’exposition dans des zones à risque élevé.
S’implanter en Afrique ne doit pas se résumer à une vision opportuniste, il est indispensable de savoir s’entourer de personnes sérieuses et il ne faut pas investir uniquement en raison d’une bonne opportunité commercial au risque d’y laisser des plumes. Seule une approche structurée, intégrant une ingénierie financière adaptée, une gouvernance rigoureuse et une anticipation fine des risques, permet de transformer un potentiel en succès durable. L’Afrique est un marché à fort rendement, mais il ne pardonne pas l’impréparation. Ceux qui y réussissent sont ceux qui savent conjuguer patience, pragmatisme et maîtrise des risques.
La seule chose qui ne change pas c’est le changement. Le monde bouge, de plus en plus vite. La crise du covid a entraîné de nombreuses entreprises à se transformer. Et pour les entreprises qui n’ont pas su revoir leur modèle, le coup a été très violent. Pour certaines, elles ont même dû mettre la clé sous la porte. De plus, l’évolution allant de plus en plus vite nous allons voir au fil des années de nouvelles entreprises apparaître et d’anciennes disparaître. Voyons dans cet article comment vous pouvez vous servir de principes simples afin d’évoluer avec certitude dans l’incertitude.
Par Pierre DAVID – Fondateur & CEO de l’Académie de la Haute Performance. Auteur du livre: l’identité gagnante, le secret du nouveau dopage légalisé & l’entrepreneur gagnant
La toute première chose à comprendre est le modèle de l’évolution. Celle-ci passe par des phases de destruction et de construction. Une nouvelle technologie va détruire l’ancienne et à chaque phase d’évolution, il y a une récapitulation. La récapitulation cela veut dire quoi ?
Que la nouvelle forme du produit va absorber les anciennes formes. Elle va être intrinsèquement plus complexe tout en amenant plus de simplicité à l’utilisateur.
Si nous prenons exemple sur le schéma suivant : dans les années 1970, il y avait des ordinateurs de la taille d’une pièce, d’un autre côté de grandes caméras et des radars GPS. Ensuite, au fil des temps, les ordinateurs, caméras et GPS sont devenus plus petits, plus accessibles, jusqu’à se fondre en un seul appareil : notre smartphone qui nous permet de réaliser du multi-tâche simplement. La prochaine phase sera probablement celle des lunettes avec tout cela intégré. Quand nous observons ce schéma nous pouvons voir une loi immuable. L’évolution amène l’être humain à résoudre son plus gros point de “frustration”.
Lequel selon vous ? L’espace et le temps ! L’évolution amène l’utilisateur à obtenir ce qu’il veut dans un temps de plus en plus réduit. Prenons l’exemple d’Amazon que beaucoup de gens condamnent car il “tuerait” les libraires. Amazon ne tue rien du tout, il permet simplement à plus d’utilisateurs d’avoir un plus grand choix (plus d’espace) en un minimum de temps. Ainsi les consommateurs se dirigent naturellement vers cette offre de service et ceux qui résistent dans leur ancien modèle meurent.
Simple n’est-ce pas ? Alors connaissant cela, que pouvez-vous mettre en place ? Revenir à votre mission ! Seule la mission reste. Elle est la raison d’être de l’entreprise et tout ce qui n’a pas de raison d’être sur terre disparaît. Soyez au clair avec votre mission et transmettez-la à vos équipes. Et quand un « coup dur » vous arrive et que l’incertitude surgit, convoquez vos équipes et notez cinquante bénéfices pour la mission de l’entreprise du fait que cette difficulté soit arrivée. Continuez jusqu’à ce que la solution devienne évidente, si vous êtes alignés avec votre mission, vous trouverez.
La partie basse du cerveau est la partie émotionnelle. Cette partie-là, plus animale, a du mal à sortir de l’illusion du gain et de la perte. La partie haute du cerveau, le cortex préfrontal, est la partie la plus intelligente mais n’est pas la partie prioritaire (Cf Système 1 Système 2, les deux vitesses de la pensée, Daniel Kahneman).
Donc il est est important de vous challenger avec des gens qui ont l’esprit de compétition pour trouver la solution. Vous trouverez si vous êtes dans une dynamique d’évolution mais pas si vous voulez que tout soit facile (mais si vous lisez cet article je pense que vous faites plutôt partie des compétiteurs). Prenons l’exemple d’un directeur d’un grand établissement bancaire avec lequel, en suivant ces conseils, nous avions fait noter au top 50 des managers du département tous les bénéfices de la pandémie pour la mission de l’entreprise. Bien que l’exercice fut au début surprenant, chacun a trouvé. Le département s’est transformé et ils ont pris un avantage concurrentiel sur un département d’un autre établissement. Lorsque vous développez cet automatisme, vous accédez plus rapidement à la partie la plus intelligente de votre cerveau. Votre niveau d’agilité et de lucidité augmente et vous devenez inarrêtable face aux challenges.
Enfin, lorsque vous inspirez vos équipes, communiquez tout d’abord sur la mission, sur la raison d’être de l’entreprise. C’est ce qui inspire un être humain car il sent que ce qu’il fait est utile pour les autres. Communiquez ensuite sur la vision, l’objectif. Là, vous allez inspirer sur le côté évolution personnelle de l’être humain. Et lorsqu’une personne se perçoit en train d’évoluer individuellement et de contribuer universellement alors elle sera naturellement inspirée à se dépasser. Enfin, soyez sûr que si la mission d’une entreprise est informelle, intemporelle et infinie; la vision quant à elle est formelle, temporelle et finie. En ce sens, en cas de coup dur vous devez être prêt à lâcher la vision pour revenir à la mission et redéfinir une nouvelle vision.
Alors, au prochain challenge et moment d’incertitude, saurez-vous mettre en place cet exercice avec vos équipes ? Et enfin rappelez-vous: L’important n’est pas ce que vous faites mais qui vous devenez
Dans le monde des affaires, où la rapidité de décision et l’endurance mentale sont essentielles, la caféine s’impose comme un compagnon fidèle. Du rituel matinal du café aux boissons énergisantes consommées en cas de coup de fatigue, cette molécule est devenue une alliée de la performance cognitive. Pourtant, derrière ses effets stimulants se cache une réalité plus nuancée. Entre bienfaits et risques, la caféine est-elle une alliée incontournable ou un ennemi à apprivoiser avec prudence ?
Par Camille Perbost : Médecin-Expert en Performance et Longévité, dirigeant d’ÉLITE SANTÉ
Un stimulant naturel aux effets immédiats sur la vigilance
La caféine est un alcaloïde que l’on retrouve dans le café, le thé, le cacao et de nombreuses boissons énergisantes. Son action repose sur un mécanisme biochimique simple : elle bloque les récepteurs de l’adénosine, un neuromodulateur impliqué dans la sensation de fatigue. En conséquence, la vigilance augmente, la concentration s’améliore et le temps de réaction diminue.
Chez l’entrepreneur soumis à un rythme effréné, cette propriété est précieuse. Une consommation modérée favorise la productivité en repoussant la somnolence, un avantage non négligeable lors des prises de décisions stratégiques ou des sessions de travail prolongées. De plus, certaines études suggèrent que la caféine améliore les fonctions mémorielle et cognitive, renforçant ainsi l’acuité intellectuelle nécessaire à la gestion d’entreprise.
Un soutien physiologique qui ne se limite pas à l’esprit
Les effets de la caféine ne se limitent pas au cerveau. Son impact sur le système cardiovasculaire et musculaire est également documenté. Elle stimule la libération d’adrénaline, favorisant ainsi la mobilisation des réserves énergétiques et augmentant la performance physique. C’est pourquoi elle est souvent présente dans les compléments destinés aux sportifs.
Pour un entrepreneur soucieux de maintenir une bonne condition physique en dépit d’un emploi du temps chargé, la caféine peut constituer un soutien intéressant. Elle aide à optimiser les performances sportives tout en stimulant la combustion des graisses, un effet particulièrement apprécié dans le cadre d’une gestion du poids et de la vitalité.
L’envers du décor : accoutumance et perturbation des rythmes biologiques
Cependant, l’abus de caféine présente des risques notables. Le premier d’entre eux est l’accoutumance. Plus la consommation est élevée, plus l’organisme s’adapte, rendant nécessaire une augmentation progressive des doses pour ressentir les mêmes effets. Ce phénomène peut entraîner une fatigue chronique lorsque la consommation est interrompue, se traduisant par des maux de tête, une irritabilité et une baisse de motivation.
Autre point de vigilance : la perturbation du sommeil. La caféine a une demi-vie de 5 à 7 heures, ce qui signifie qu’une consommation en fin d’après-midi peut encore affecter le sommeil tard dans la nuit. Or, un sommeil de qualité est indispensable pour la régénération cognitive et la gestion du stress. Une mauvaise nuit de sommeil altère la prise de décision et la résistance au stress, des facultés pourtant essentielles pour un entrepreneur.
Impact sur le système nerveux et gestion du stress
Le lien entre la consommation excessive de caféine et l’augmentation du stress est souvent sous-estimé. En stimulant le système nerveux sympathique, elle intensifie la production de cortisol, l’hormone du stress. Pour un entrepreneur déjà soumis à une forte pression, cela peut amplifier les réactions anxieuses et affecter la capacité à gérer les situations complexes avec calme et discernement.
Une sensibilité individuelle doit être prise en compte. Certaines personnes métabolisent la caféine rapidement et ressentent peu ses effets indésirables, tandis que d’autres y réagissent fortement, avec des palpitations, des tremblements ou une sensation d’oppression. Une consommation adaptée à son propre profil biologique est donc essentielle.
Un outil à maîtriser plutôt qu’un poison à éviter
La caféine n’est ni un allié absolu, ni un ennemi irrémédiable. Tout est question de dosage et de contexte. Une approche stratégique consiste à en moduler la consommation en fonction des besoins cognitifs et physiques.
Idéalement, une consommation de 100 à 200 mg (soit l’équivalent d’un à deux expressos) peut suffire à optimiser la vigilance sans perturber les rythmes biologiques. La prudence est de mise au-delà de 400 mg par jour, seuil au-delà duquel les effets secondaires commencent à surpasser les bénéfices.
D’un point de vue pratique, il est recommandé de réserver la consommation de caféine aux moments clés, comme avant une prise de parole importante ou une session de travail intense, tout en évitant de la consommer trop tard dans la journée pour préserver la qualité du sommeil.
Un équilibre à trouver pour une performance durable
Pour un entrepreneur ou un dirigeant, la gestion de l’énergie et de la concentration est un facteur clé de la réussite. La caféine, bien qu’efficace, doit être considérée comme un outil ponctuel plutôt qu’un pilier indispensable de la performance. En respectant les doses adaptées et en évitant les abus, elle peut jouer un rôle stratégique sans compromettre la santé à long terme. Entre alliée et ennemie, la frontière est mince : à chacun de déterminer son propre seuil de tolérance et d’optimisation.
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