Voyage d'affaires : maîtriser les coûts avec les nouvelles technologies
02 mai 2018
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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises. La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement. Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation. Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise. Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
Laisser ses émotions dans le hall d’entrée de son entreprise était une pratique courante dans les années 80. Si on a longtemps considéré que ne rien laisser transparaitre nous rendait plus fort, travailler sans considération pour les émotions serait aujourd’hui un frein au développement d’une organisation. Collaborer avec des profils dotés d’un haut niveau d’empathie, d’une bonne capacité à communiquer, à influencer et à s’adapter devient donc la nouvelle norme et prend une place capitale dans les entreprises. Ces compétences, appelées « soft skills », sont de plus en plus recherchées car bénéfiques tant d’un point de vue performance que de cohésion d’équipe. Elles s’apparentent à une nouvelle intelligence nommée : intelligence émotionnelle. Découvrez dans cet article en quoi l’intelligence émotionnelle est une qualité essentielle pour la performance des équipes.
Par Céline Cherqui– Fondatrice de OneWay
L’intelligence émotionnelle, mais c’est quoi au juste ?L’intelligence émotionnelle est la capacité à identifier et à gérer ses émotions et celles des autres. Elle influence notre façon de travailler, elle aide à créer des liens solides, à prendre du recul, à prendre des décisions justes et à s’adapter au changement. Elle a un impact positif sur la réussite, la performance, ou encore le bien-être des collaborateurs, il s’agit donc d’une compétence comportementale clé. Comme toute forme d’intelligence, ce n’est pas forcément un talent inné, chacun peut, à tout âge, apprendre à la cultiver.
Considérée comme une simple mode dans les années 90, la gestion des émotions s’invite au cœur du processus de recrutement depuis une dizaine d’années. Confiance en soi, empathie, capacité à résoudre des conflits : ces critères de personnalité sont examinés en détail par les recruteurs sous forme de tests lors des entretiens d’embauche.Céline Cherqui –Fondatrice de OneWayPlacer l’intelligence émotionnelle au cœur du recrutement permet de sélectionner des profils proches de la culture de l’entreprise. Ces collaborateurs, plus conscients de leurs émotions, auront plus de facilité à s’auto-évaluer et à s’adapter si besoin, ils seront par conséquent plus performants. Ils pourront par ailleurs, être capables de percevoir les sentiments de leurs collègues et seront plus doués pour transmettre leurs compétences et pour manager. Ils seront naturellement ouverts aux travaux en groupe et développeront autour d’eux un environnement d’intelligence collective.La gestion de ses émotions est donc facteur d’excellence individuelle qui favorise aussi la performance collective. Pour résumer, l’intelligence émotionnelle vous permet de :
Mieux collaborer avec votre équipe et de créer une synergie
Prendre du recul avant d’agir pour réduire les réactions impulsives
Gérer les conflits de manière constructive
Communiquer de façon efficace et sans ambiguïté
Développer votre empathie
Faire des choix et à passer à l’action, en mettant en place des solutions objectives
Gérer le stress et s’adapter au changement
Les managers sont les premiers à devoir incarner le concept de l’intelligence émotionnelle, faisant d’elle une compétence managériale indispensable.
Ok, et comment la développer ?
#1 Pratiquez l’écoute active
Ecoutez dans le but de comprendre vous permettra de créer du lien avec les autres, d’instaurer la confiance et de développer votre empathie.#2 Faites preuve d’adaptabilité
Être flexible vous permettra de réagir de manière appropriée à chaque situation.
#3 Adoptez le style de management adéquat
Accompagnez vos collaborateurs pour favorisez l’intelligence collective de votre équipe.
#4 Encouragez le feedback
Il vous permettra de vous autoévaluer et d’être dans l’amélioration continue permanente.
#5 Apprenez à résoudre les conflits
Encouragez la transparence, elle vous permettra de soutenir vos collaborateurs.
En d’autres termes, utilisez vos émotions de manière intelligente, et apprenez à vous en servir au quotidien pour être plus performants. Vous l’aurez compris : Aider vos collaborateurs à développer leur intelligence émotionnelle, c’est leur donner des ressources pour améliorer leur performance et leur engagement.
📞 Si cet article vous a donné des idées pour améliorer votre processus recrutement mais que tout reste encore un peu flou, …Pas de panique, je vous accompagne pas à pas sur toutes les problématiques recrutement que vous pourrez rencontrer. Céline Cherqui – Directrice Recrutement – OneWay
Ces dernières années, les modes de travail ont considérablement évolué. Le télétravail, le travail hybride, le travail à distance ou encore le travail sur site se sont progressivement imposés, remodelant les habitudes professionnelles des collaborateurs et les stratégies organisationnelles des entreprises. Si cette diversité offre des opportunités inédites, elle met aussi en lumière un besoin crucial qui est celui de la personnalisation des modes de travail en fonction des profils, des besoins et des aspirations des employés.
Par Franck Boccara
Dans un monde marqué par la transformation numérique, des attentes accrues en matière de qualité de vie au travail (QVT) et des enjeux de compétitivité, les entreprises ne peuvent plus se contenter d’une approche uniforme. La personnalisation devient un levier stratégique pour renforcer l’engagement des collaborateurs, favoriser leur bien-être et optimiser leur performance.
Une mutation profonde des modes de travail
L’évolution des modes de travail s’est accélérée avec la crise sanitaire de 2020. Avant cette période, le télétravail concernait une minorité d’employés, principalement dans les secteurs technologiques ou les métiers créatifs. La pandémie a contraint de nombreuses entreprises à adopter rapidement le travail à distance. Ce bouleversement, bien que temporaire dans certains cas, a durablement modifié les attentes des collaborateurs.
Aujourd’hui, les modèles hybrides – alternant télétravail et présence sur site – sont devenus la norme pour de nombreuses organisations. Selon une étude menée par McKinsey en 2023, plus de 50 % des employés considèrent le travail hybride comme un critère essentiel dans le choix de leur employeur. Les avantages sont clairs : flexibilité accrue, réduction des temps de transport, et meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle. Cependant, ces évolutions posent aussi des défis majeurs, notamment en termes de gestion des équipes et d’équité.
Pourquoi la personnalisation des modes de travail est essentielle ?
Dans ce contexte, adopter une approche unique pour tous les collaborateurs ne suffit plus. Chaque employé a des attentes, des contraintes et des préférences spécifiques. Ces différences peuvent être liées à :
La nature du poste : un développeur web peut aisément travailler à distance, tandis qu’un technicien de maintenance devra être présent sur le terrain.
La personnalité : certains collaborateurs s’épanouissent dans un environnement collectif, tandis que d’autres préfèrent la solitude et la concentration qu’offre le télétravail.
Les contraintes personnelles : un parent avec de jeunes enfants peut avoir des besoins différents d’un jeune diplômé sans attaches familiales.
Le parcours professionnel : un senior expérimenté n’aura pas les mêmes attentes qu’un junior cherchant à développer ses compétences.
Ainsi, la personnalisation des modes de travail permet non seulement de répondre aux besoins individuels, mais aussi de maximiser la productivité et la satisfaction. L’enjeu est d’adopter une approche équilibrée, qui combine flexibilité et efficacité organisationnelle.
Les bénéfices d’une approche sur-mesure
Renforcer l’engagement des collaborateurs
Des employés écoutés et respectés dans leurs préférences sont plus susceptibles de s’impliquer activement dans leur travail. Selon une enquête de Gallup, les entreprises qui offrent des modes de travail flexibles enregistrent une augmentation de 20 % de l’engagement des équipes.
Un collaborateur engagé est également un atout pour l’entreprise : il contribue à améliorer l’ambiance de travail, à réduire le turnover et à augmenter la productivité.
Attirer et fidéliser les talents
Dans un marché de l’emploi compétitif, les entreprises doivent se différencier. Offrir des conditions de travail adaptées est un critère clé pour attirer de nouveaux talents. De même, personnaliser les modes de travail contribue à retenir les employés actuels, en réduisant le risque de départs liés à l’insatisfaction.
Améliorer le bien-être au travail
Le bien-être des collaborateurs n’est plus un simple bonus : il est devenu un impératif. Les entreprises qui favorisent une meilleure qualité de vie au travail constatent une diminution des arrêts maladie et une hausse de la motivation.
En personnalisant les modes de travail, les employeurs montrent qu’ils se soucient de la santé mentale et physique de leurs équipes, ce qui renforce leur image et leur culture d’entreprise.
Les défis de la personnalisation
Si les bénéfices sont nombreux, personnaliser les modes de travail n’est pas sans difficultés.
Éviter les inégalités
Offrir une flexibilité accrue à certains collaborateurs peut créer un sentiment d’injustice chez ceux pour qui cela n’est pas possible. Par exemple, les métiers nécessitant une présence physique pourraient se sentir défavorisés par rapport à ceux qui bénéficient du télétravail.
Gérer la logistique et la technologie
La mise en place de modes de travail personnalisés implique des investissements en outils numériques, en formation et en gestion des plannings. Les entreprises doivent également garantir la sécurité des données et la qualité des communications, quel que soit l’environnement de travail.
Maintenir la cohésion d’équipe
Un risque du télétravail ou des modèles hybrides est la dilution du sentiment d’appartenance. Les managers doivent redoubler d’efforts pour maintenir une culture d’entreprise forte et assurer une collaboration efficace entre les membres de l’équipe, quel que soit leur lieu de travail.
Les clés pour réussir la personnalisation des modes de travail
Écouter les collaborateurs
Mettre en place des enquêtes internes, organiser des entretiens individuels et recueillir régulièrement les feedbacks permet de mieux comprendre les besoins et les attentes.
Segmenter les profils
Il est crucial d’identifier les différents types de collaborateurs en fonction de leurs métiers, leurs aspirations et leurs contraintes. Cette segmentation facilite l’élaboration de solutions adaptées.
Proposer une flexibilité encadrée
Offrir une liberté totale peut être contre-productif. Il s’agit plutôt de définir des cadres clairs, comme un nombre minimal de jours sur site ou des plages horaires communes.
Former les managers
managers jouent un rôle clé dans l’accompagnement des équipes. Ils doivent être formés pour gérer efficacement des collaborateurs répartis entre différents lieux ou ayant des besoins variés.
Investir dans la technologie
Les outils numériques (visioconférence, plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projets) sont indispensables pour garantir la fluidité du travail, où qu’il soit effectué.
Favoriser les moments de rassemblement
Pour maintenir la cohésion, il est important d’organiser des événements réguliers où l’ensemble des équipes peut se retrouver, physiquement ou virtuellement.
La personnalisation des modes de travail n’est plus une option, mais une nécessité pour les entreprises souhaitant s’adapter aux évolutions du monde professionnel. En répondant aux besoins individuels des collaborateurs, elles renforcent leur engagement, leur bien-être et leur performance. Cependant, cette démarche demande des efforts en matière de logistique, de gestion et de communication.
Face à ces enjeux, les entreprises qui réussiront seront celles capables d’allier flexibilité, équité et innovation, tout en plaçant l’humain au cœur de leur stratégie. La transformation des modes de travail n’est pas une fin en soi, mais une opportunité pour construire un environnement professionnel plus adapté, plus inclusif et, in fine, plus performant.
L’anticipation de la crise est souvent perçue comme une simple mesure de protection, visant à éviter les impacts financiers, humains ou réputationnels d’un événement imprévu. Pourtant elle offre bien plus que cela; une stratégie bien pensée et des exercices de simulation peuvent non seulement protéger l’entreprise, mais aussi constituer un puissant levier stratégique, renforçant la compétitivité, la résilience et la confiance.
Par Christel Bertrand – consultante indépendante en communication de crise
Renforcer la confiance des parties prenantes
L’une des conséquences indirectes d’une préparation efficace à la crise est le renforcement de la confiance des clients, des partenaires, des investisseurs et des employés.
Lorsqu’une crise survient, la manière dont l’entreprise réagit est déterminante pour conserver et renforcer cette confiance. En anticipant la crise, une entreprise envoie un message fort : elle est préparée, elle prend ses responsabilités, et elle est capable de faire face aux imprévus. Ce message résonne fortement auprès de toutes les parties prenantes.
Pour les clients, la transparence est cruciale en temps de crise. Lorsqu’une entreprise est préparée, elle est capable de communiquer rapidement et efficacement, de rassurer sur les mesures prises, et de démontrer que la situation est sous contrôle. Les consommateurs sont plus enclins à acheter des produits d’une entreprise qui gère une crise de manière transparente et responsable.
Les partenaires commerciaux et les fournisseurs ont besoin de savoir que l’entreprise avec laquelle ils collaborent est stable et capable de surmonter les épreuves sans que cela n’affecte leur propre activité. Une entreprise qui anticipe les crises est capable de minimiser les interruptions dans la chaîne d’approvisionnement et de donner des garanties sur la continuité de ses activités.
Les investisseurs sont particulièrement sensibles à la capacité de l’entreprise à gérer les risques. Une entreprise qui dispose d’un plan de gestion de crise montre qu’elle prend au sérieux la préservation de sa valeur. Cela est particulièrement important pour les entreprises cotées en bourse, où la perception d’une crise non maîtrisée peut entraîner une chute significative du cours des actions.
Les employés constituent souvent les premiers ambassadeurs de l’entreprise. Une crise mal gérée peut affecter la motivation, l’engagement et la productivité des équipes. En anticipant les crises, l’entreprise démontre qu’elle se soucie de la sécurité et du bien-être de ses employés, ce qui renforce leur sentiment de sécurité et d’appartenance. Cela a pour effet d’augmenter l’engagement des employés et de réduire le turnover.
Les autorités et régulateurs attendent des entreprises qu’elles respectent les règles et qu’elles gèrent de manière responsable les crises susceptibles d’affecter la société ou l’environnement. En anticipant les crises, l’entreprise montre qu’elle est proactive, respecte les normes, et prend des mesures pour éviter des conséquences plus graves. Cela peut également faciliter les relations avec les autorités, notamment lorsqu’il s’agit de demander des licences, des autorisations ou de négocier des sanctions.
Aujourd’hui, les consommateurs n’hésitent plus à appeler au boycott d’une entreprise sur les réseaux sociaux si elle gère mal une crise.
À l’inverse, une gestion transparente et efficace améliore la perception de l’entreprise, démontrant sa capacité à surmonter les défis. Cela peut se traduire par une fidélisation accrue des clients et une plus grande attractivité pour les investisseurs.
Créer une culture de résilience
Une entreprise qui anticipe les crises développe une culture interne résiliente. Cela passe par la formation des équipes, la création de scénarios de crise, et des exercices réguliers. Cette approche proactive permet à l’organisation de mieux gérer l’imprévu et de ne pas être prise de court lors de situations de stress intense. La préparation à la crise sensibilise les équipes. Toutes les entreprises, quel que soit leur taille, on intérêt à s’entraîner.
Accélérer la prise de décision
Lorsqu’une entreprise est bien préparée, elle est capable de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement pendant une crise. Une anticipation de la crise implique une identification claire des rôles, des responsabilités et des processus décisionnels. Cela permet de limiter les hésitations et d’éviter les erreurs dans des moments critiques.
Une étude du BCI (Business Continuity Institute) a révélé que les entreprises ayant mis en place un plan de gestion de crise prenaient des décisions 25 % plus rapidement que celles sans plan. Cela peut faire la différence entre contenir une crise en interne ou laisser la situation s’aggraver et devenir publique.
Optimiser les ressources et réduire les coûts à long terme
Un autre avantage souvent négligé est l’optimisation des ressources et la réduction des coûts. Une entreprise qui investit dans l’anticipation de la crise est capable de réduire les coûts liés à une mauvaise gestion de la crise. Les entreprises ayant déjà un plan en place économisent non seulement sur le temps de réponse, mais aussi sur les coûts financiers (avocats, communication de crise, perte de chiffre d’affaires).
Les entreprises sans plan de gestion de crise voient leurs coûts opérationnels augmenter de 10 à 15 % en moyenne lors d’une crise, en raison de la perte d’opportunités et des frais supplémentaires pour restaurer leur image.
Améliorer la compétitivité et gagner en part de marché
L’anticipation de crise ne se limite pas à la protection contre les conséquences négatives d’un événement imprévu ; elle peut aussi devenir un avantage compétitif majeur. En montrant aux clients, aux partenaires et aux investisseurs que l’entreprise est capable de faire face à l’adversité, elle peut se positionner en tant qu’acteur fiable et responsable sur le marché. De plus, une réaction rapide et efficace à une crise peut permettre de se démarquer des concurrents moins préparés, voire de prendre l’avantage sur eux.
Lorsqu’une crise survient, toutes les entreprises d’un même secteur sont potentiellement impactées, mais celles qui sont mieux préparées sont capables de réagir plus rapidement, de minimiser les perturbations et de reprendre leurs opérations plus vite. Cela permet de prendre l’avantage sur les concurrents moins bien préparés et de capter leurs parts de marché pendant qu’ils sont encore en difficulté.
Une opportunité de différenciation sur le marché
L’anticipation de crise peut être utilisée comme un argument de différenciation vis-à-vis des concurrents. Communiquer sur le fait qu’une entreprise est prête à faire face à l’imprévu renforce la perception de fiabilité. Cela peut aussi être un argument de vente pour convaincre les clients et partenaires qu’ils peuvent compter sur une gestion stable en toutes circonstances.
Certaines entreprises mettent en avant leur préparation aux crises comme argument commercial. Le géant du e-commerce Amazon, par exemple, est connu pour ses tests de résilience en logistique et en gestion des stocks. Cette stratégie a permis à Amazon de gérer les pics d’activité pendant la pandémie de Covid-19, attirant encore plus de clients et consolidant sa position de leader.
Encourager l’innovation dans la gestion des risques
L’anticipation des crises pousse également les entreprises à innover. Les simulations de crise, les nouveaux outils de surveillance et les technologies de gestion des risques sont autant de domaines où les entreprises peuvent investir pour mieux anticiper les menaces. Cela permet non seulement d’améliorer la gestion de crise, mais aussi d’optimiser d’autres aspects de l’entreprise.
De plus en plus d’entreprises adoptent des technologies de surveillance des réseaux sociaux pour anticiper une crise réputationnelle. Les entreprises utilisent aujourd’hui des outils d’analyse de données pour identifier les signaux faibles d’une crise avant qu’elle ne devienne incontrôlable.
L’anticipation de la crise va bien au-delà de la protection immédiate de l’entreprise. Elle devient un véritable levier stratégique, qui renforce la résilience, améliore la prise de décision, optimise les ressources, et permet même de gagner en compétitivité. Pour les ETI, investir dans la préparation à la crise est non seulement une mesure préventive, mais aussi un moyen de se positionner comme une entreprise fiable, innovante et tournée vers l’avenir.
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