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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
« Les collaborateurs ne quittent pas une entreprise, ils quittent un manager, souvent pour un sentiment d’injustice. » Adaptation d’une idée souvent évoquée en psychologie du travail. Dans un contexte où 62 % des salariés français estiment que leur travail n’est pas reconnu à sa juste valeur (IFOP, 2023), la question de la justice perçue au sein des organisations devient centrale. À l’heure où les entreprises recherchent l’engagement et la créativité, il est urgent de comprendre que l’innovation managériale ne peut se développer sans un socle solide de confiance et d’équité, qu’on définit comme la justice organisationnelle.
Par Francis Boyer – Président d’OVER SWEETCH
Comprendre le concept
La justice organisationnelle, théorisée par Jerald Greenberg en 1987, désigne la perception qu’ont les salariés de l’équité des pratiques, des décisions et des relations au sein d’une organisation. Ce concept s’appuie sur une distinction devenue fondamentale en psychologie sociale : il ne suffit pas qu’une décision soit objectivement juste, il faut qu’elle soit perçue comme telle. Greenberg identifie trois formes principales de justice :- La justice distributive, issue des travaux d’Adams (1965), qui renvoie à l’équité dans la répartition des récompenses, salaires, promotions ou avantages. Elle repose sur le principe de proportionnalité entre les efforts fournis et les résultats obtenus.
- La justice procédurale, qui concerne la transparence et la cohérence des processus de décision. Les individus acceptent mieux une décision défavorable lorsqu’ils jugent que la procédure a été équitable, ouverte et cohérente.
- La justice interactionnelle, qui se rapporte à la qualité du traitement interpersonnel (respect, reconnaissance, écoute) et à la qualité de l’information transmise lors des décisions.
En quoi ce concept éclaire la nécessité d’innover en management
Dans beaucoup d’entreprises, les collaborateurs expriment un sentiment d’injustice qui alimente la défiance et le désengagement. Le management traditionnel, fondé sur la hiérarchie et la conformité, repose souvent sur une justice procédurale unilatérale : les décisions sont justifiées par la fonction, non par le dialogue. Ce mode de gestion entretient le modèle psychologique du Parent/Enfant, où le manager détient la légitimité morale et l’employé doit faire confiance sans explication. Or, l’innovation managériale suppose de passer à une relation Adulte/Adulte, fondée sur la confiance, la réciprocité et la transparence. La justice organisationnelle en est le socle : elle redonne de la prévisibilité aux décisions, de la clarté aux critères d’évaluation et du sens à la reconnaissance. Elle transforme la gestion en un contrat moral partagé.De la justice procédurale à la coresponsabilité
Les recherches de Colquitt (2001) ont montré que la perception de justice est le premier facteur de confiance organisationnelle, bien avant la performance économique. En instaurant des processus participatifs et des espaces de dialogue, les entreprises favorisent une appropriation collective des règles. L’innovation managériale consiste ici à rendre visibles les critères implicites, à co-construire les décisions et à légitimer le pouvoir par la transparence. Ainsi, la justice organisationnelle devient un levier de coresponsabilité :- elle réduit les comportements de retrait et de résistance ;
- elle favorise la coopération et la solidarité ;
- elle renforce la perception de sens et de reconnaissance.
Exemples de pratiques inspirantes
- Michelin a introduit un système de feedbacks croisés où les décisions de promotion intègrent non seulement les résultats mais aussi la perception d’équité par les pairs.
- Decathlon a instauré des comités de co-évaluation pour garantir la transparence des critères de progression et impliquer les collaborateurs dans les décisions d’avancement.
- La MAIF, fidèle à ses valeurs mutualistes, communique ouvertement les écarts de rémunération et les critères de primes, renforçant la confiance et l’engagement.
