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Alors que les grands comptes utilisent depuis longtemps les nouvelles technologies pour gérer leurs déplacements professionnels, les PME et ETI ont commencé sérieusement à intégrer ces outils pour mieux maitriser leurs coûts voyages. Des pratiques que les acteurs du marché du voyage d’affaires ont bien accompagné et même anticipé en ajustant leurs solutions aux besoins des entreprises.
Par Eric Orsini
En effet, le segment de marché PME/ETI intéresse à juste titre les agences de voyages, les éditeurs de solutions de gestion de déplacement professionnel et de notes de frais ou encore les opérateurs de cartes qui font tout pour simplifier leurs offres en cumulant dans celles-ci le suivi et la gestion des dépenses avec les services apportés aux voyageurs de ces entreprises.
La data au cœur de l’offre voyage
La data va permettre aux entreprises de veiller au respect des politiques voyages d’affaires qu’elles ont instaurées pour maîtriser leurs coûts. Celle-ci va assurer une visibilité maximale aux responsables de la gestion des déplacements professionnels qui pourront alors intégrer toutes ces informations dans leur processus de décision. Les services proposés par les différents prestataires comprennent par conséquent l’ensemble de ces technologies.
Il est recommandé de passer régulièrement par la même agence de voyages pour effectuer les réservations car celle-ci sera alors en mesure d’apporter à l’entreprise une visibilité plus grande par la transmission de données précieuses sur les déplacements des collaborateurs et sur les frais engendrés. Ces informations deviennent alors un outil de respect et de contrôle de la politique voyages.
L’agence de voyage devient donc ce qu’on appelle un TMC (Travel Management Compagny) qui propose une offre de prestations exhaustive et centralisée (aérien, ferroviaire, hôtellerie, taxis ou autres loueurs de véhicules courte durée) ainsi que des tarifs compétitifs et négociés en donnant, par exemple, aux collaborateurs le choix entre l’hôtellerie classique et les modes alternatifs d’hébergement.
Centraliser et automatiser les données pour mieux contrôler
Reste, bien sur, à maîtriser également les frais réalisés en dehors de ces circuits de réservation. Là aussi, les prestataires ont du répondant en proposant des services d’automatisation de la chaîne de valeur qui, grâce à l’intégration d’une ou plusieurs solutions d’approbation du voyage ou d’intégration des notes de frais dans le système comptable vont représenter un atout clé dans l’efficacité des programmes voyages d’affaires.
En effet, ces technologies automatisées et intégrées de gestion des déplacements et frais professionnels permettent de réaliser des économies substancielles sur le traitement de chaque note de frais qui peuvent aller jusqu’à 70%. Les collaborateurs peuvent ainsi réserver en ligne et gérer leurs dépenses depuis une interface unique, un gain temps interessant que permet la pré-saisie des notes de frais provenant des itinéraires réservés. La connexion établie entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate va permettre, en plus, de compléter ces notes de frais en important automatiquement les dépenses cartes. Il est même possible grâce à certains outils d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais pour avoir une maitrise des dépenses hors cartes et hors outils de réservation.
Optimiser les workflows de validation
Ces systèmes répondent à une volonté constante de nos PME et ETI de toujours mieux gérer les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont. Ils contribuent à renforcer les workflows de validation et par là même de rendre le processus plus rapide tout en augmentant la visibilité sur les dépenses des collaborateurs. L’avantage étant qu’avant même la réservation, ces solutions vont permettre de contrôler les dépenses avant qu’elles soient effectuées via le circuit de réservation préconisé par l’entreprise.
Ces workflows favorisent également la réduction des tâches de traitement pour les services financiers et comptables dans la mesure où des contrôles en amont sont automatiquement réalisés par l’intégration des règles de dépenses dans l’outil, ce qui réduit les erreurs de saisie et supprime les re-saisies et tout est intégré dans le même système depuis la dépense et la réservation initiale du voyage. Par ailleurs, le gain de temps dans le traitement des ordres de missions et des réservations est considérable.
Le contrôle est ainsi optimisé et le risque de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité est largement minimisé. En effet, la politique voyages, qui est à présent intégrée dans la solution, garantit que la conformité des réservations et des dépenses est en adéquation avec les règles établies. De plus, la visibilité sur le processus et les dépenses que cet outil procure permet de prévoir et de mesurer les ressources nécessaires, ce qui représente un vrai facteur de croissance pour l’entreprise.
Centraliser le paiement
Les cartes logées et des cartes virtuelles permettent un paiement centralisé qui a beaucoup d’avantages: il permet déjà une meilleure maîtrise des coûts mais aussi une amelioration du confort des voyageurs, une optimisation des processus et de la politique interne ainsi qu’une amélioration du pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.
La carte logée pour les réservations avant le déplacement devient de plus en plus fréquente mais c’est surtout le paiement virtuel qui s’impose comme outil ideal puisqu’il est utilisable sur toutes les familles d’achats et permet d’eviter les notes de frais en couvrant des dépenses qui ne le seraient pas par la carte logée .Il devient donc possible d’anticiper un maximum de dépenses avant le déplacement de leurs collaborateurs.
Certaines de ces solutions permettent également de mieux gérer les dépenses réalisées hors des circuits de réservation préconisés par l’entreprise comme, par exemple, l’open booking qui est pratiqué par beaucoup de start-ups et d’entreprises dont la politique voyages n’est pas strictement établie.
Toutes ses solutions sont proposées par les grands acteurs du voyages d’affaires (American express GBT, Egencia France, Concur France ou encore airPlus International) et la concurrence est vive ! A vous de comparer et de choisir le prestataire qui convient le mieux à vos besoin spécifiques.
Votre client vous envoie un questionnaire d’intégrité à compléter ? Votre banque vous demande de déclarer vos possibles interactions avec des pays sous embargo ? Vous avez dû constituer un registre de vos traitements de données ? Toutes ses obligations relèvent de la compliance. Mais qu’est-ce que c’est que la compliance ? Cet anglicisme, parfois traduit par le mot « conformité », peut être défini comme : le « mode d’emploi de la loi ».
Par Cécilia Fellouse
En effet, la compliance est une méthodologie qui vient donner les moyens aux sociétés et aux individus de respecter en pratique leurs obligations juridiques.
Si l’on devait faire un parallèle avec la circulation routière, le Code de la Route (la loi) vient poser les principes juridiques alors que la signalisation, les feux, les marquages au sol (la compliance) assistent l’usager dans le respect de la règle.
En France, la loi Sapin 2 du 9 décembre 2016 est bien connue pour avoir imposé aux dirigeants de sociétés de plus de 500 salariés et plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires l’obligation de déployer un programme de lutte contre la corruption.
Elle constitue un parfait exemple de ce qu’est la compliance. En effet, la corruption, en elle-même, est prohibée et sanctionnée par le Code Pénal depuis 1810. La loi Sapin 2, elle, vient lister les outils qui doivent être concrètement mis en place afin de prévenir, détecter, et enfin remédier à la corruption.
Ces outils, tous typiques des programmes de conformité, sont : une cartographie des risques, un code de conduite anticorruption, un système d’alerte, des formations pour les personnes exposées, un système d’évaluation des tiers, des contrôles spécifiques…
Classiquement, les domaines du droit qui font l’objet de règles de compliance sont les suivants :
- la lutte contre la corruption,
- la protection de la libre concurrence,
- la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme,
- le respect des programmes de sanctions internationales et embargo,
- la protection des données,
- la protection des droits humains.
Que faire alors face à toutes ses règles et face aux demandes de plus en plus fréquentes, précises et techniques venant de votre écosystème ?
Il convient, évidemment, tout d’abord de faire le tri entre les obligations qui sont les vôtres d’un point de vue légal (par exemple certaines dispositions de la loi Sapin 2 s’appliquent à toutes sociétés privées et collectivités publiques de plus de 50 salariés) et celles qui viennent de vos partenaires d’affaires (ex. vous n’entrez pas dans les seuils de la loi Sapin 2 mais recevez de plus en plus de questionnaires avec demande de documentation de la part de vos donneurs d’ordres).
En toute hypothèses, les grands principes sont les mêmes. Nous pouvons en identifier deux ici :
1. La compliance est une approche pragmatique et opérationnelle.
Première conséquence de ce premier principe.
Les outils et mesures instaurés en interne doivent être adaptés à la société, ses activités et ses risques. C’est cette approche par les risques qui gouverne la stratégie compliance de toute société, quelle que soit sa taille.
Deuxième conséquence de ce premier principe.
Les règles de compliance doivent être, le plus possible, intégrées à l’existant. Il y a le plus souvent dans les entreprises beaucoup de très bonnes pratiques déjà en place ; utilisons-les ! Par exemple, vous faites déjà une vérification de solvabilité de vos partenaires d’affaires ? Certains prestataires de solution offrent également des vérifications sur l’intégrité de ces derniers.
Le fait d’intégrer des éléments de sécurisation compliance dans les systèmes existants est plus efficace et plus facile à mettre en œuvre.
Troisième conséquence de ce premier principe.
Les règles que l’on pose en interne doivent être appliquées en pratique. La situation à éviter est celle où l’on impose des règles, on clame des valeurs et des principes et que ces derniers n’aient pas de réalité. Ce type de situation comporte des dangers pour les entreprises vis-à-vis de leurs salariés, actionnaires, clients et de la société civile.
2. La compliance est au service de votre stratégie
Certes, l’existence de programmes de conformité va venir rassurer vos donneurs d’ordre, donner le ton vis-à-vis de vos fournisseurs, vous permettre de remporter des appels d’offres et répondre aux attentes de vos actionnaires ou acquéreurs potentiels.
Au-delà des chartes éthiques, des codes de conduite, des questionnaires et des modules de formation, l’intégrité dans la conduite des affaires doit s’intégrer à votre stratégie d’entreprise. Par exemple, une analyse des pays dans lesquels vous êtes implantés peut révéler que les pays qui représentent pour votre société les plus grands risques de corruption sont également ceux où les délais de paiement voire la solvabilité de vos partenaires sont les plus mauvais.
Une compliance sans culture de l’intégrité s’essouffle. A l’heure de la recherche de la preuve de l’efficacité des programmes de conformité, il importe que tout effort de compliance qu’il soit petit ou grand, soit soutenu par cette culture d’entreprise.
