Signature électronique : bien choisir avant de se lancer

La signature électronique était initialement l’apanage des secteurs de la banque, de l’assurance et de l’immobilier. De nos jours, on peut dire qu’elle a conquis tous les domaines de l’économie (dont le votre) car elle offre indéniablement de nombreux avantages mais avant de l’adopter il vaut mieux prendre en compte certains aspects.

Par Franck Boccara

Son usage est certes simple et pratique mais la signature électronique touche à des enjeux importants pour les PME et ETI, notamment la cybersécurité, la validité juridique ou encore la souveraineté et la protection des données. Il est donc primordial d’opter pour des solutions de signature électronique adaptées à votre marché avant de vous lancer.

Il existe 3 niveaux de signature électronique qui sont régis par le Règlement européen eIDAS adopté le 23 juillet 2014 : la signature simple, avancée et qualifiée avec pour principales différences entre elles la sécurité et la facilité d’utilisation. La signature qualifiée étant imposée par la loi pour quelques très rares document, ce sont donc les signatures simples et avancées qui restent beaucoup plus accessibles et utilisées aujourd’hui. Le choix entre ces deux signatures se fera essentiellement sur l’équilibre qu’elles peuvent offrir entre usage et sécurité.

La signature électronique simple regroupe l’ensemble des signatures qui ne sont pas avancées ou qualifiées. Elle convient parfaitement à la signature d’actes courants dont les risques juridiques ou financiers restent limités, comme par exemple :

• Les contrats d’adhésion (CGU, CGV),

• Les devis, factures et bons de commandes

• Les mandats de prélèvement SEPA,

• Les contrats de bail.

La signature électronique avancée offre, de son côté, des niveaux de vérification d’identité plus élevés et une réglementation plus stricte. Elle permet de garantir que le document signé ne sera pas modifié par la suite du fait qu’elle indentifie formellement le signataire ainsi que le lien entre lui et l’acte de signature, notamment grâce à l’usage de moyens qui relèvent de son contrôle exclusif. La signature électronique avancée est généralement utilisée pour des documents tels que :

• Les compromis de vente immobiliers

• Les contrats d’ouverture de comptes bancaires

• Les contrats de crédits déployés à l’échelon national

• Les contrats de crédits à la consommation ou immobiliers

• La contractualisation en agence ou à distance de certains produits bancaires et d’assurance

La signature électronique qualifiée offre le niveau de sécurité maximal en imposant la validation de l’identité du signataire en amont de la signature. Elle est utilisée uniquement pour des opérations impliquant une responsabilité juridique importante comme la signature d’actes authentiques chez un notaire, un huissier de justice, auprès des tribunaux de commerce ou encore des commissaires-priseurs.

Concrètement, il peut s’agir pour l’entreprise de signer des document comme des statuts de société, des contrat de cessions de fonds de commerce, de parts sociales ou d’actions, des contrats de souscription de produits financiers européens ou encore des passations de marchés publics dématérialisés.

La signature électronique comme preuve

La signature électronique peut également fournir un dossier de preuve lors, par exemple, d’un contrat faisant l’objet d’un litige car elle offre des éléments permettant de retracer dans le détail les différentes étapes d’une contractualisation ainsi que les informations sur le certificat électronique apposé sur le document. Il sera donc possible d’attester de la validité de la signature, de l’intégrité du document présenté et de fournir les éléments ayant permis d’identifier le signataire.

Avant de choisir parmi les différentes solutions de signature électronique presentes sur le marché, il est d’abord nécessaire de bien cerner les besoins de l’entreprise. Les prestataires sérieux sauront vous orienter vers le choix d’un produit généraliste ou plus spécifique à votre activité.