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L’examen de comptabilité (EC) a été institué avec la loi de finance rectificative de 2016. Il s’agit d’une nouvelle procédure de contrôle fiscal qui s’adjoint à la vérification générale de comptabilité et l’examen de situation fiscale des personnes physiques (ESFP). Ainsi, les agents de l’Administration fiscale peuvent examiner la comptabilité des entreprises tenue sous le format informatique sans se déplacer dans l’entreprise. Cette procédure est exclusivement réservée aux entreprises qui ont dès lors l’obligation de fournir aux agents chargés du contrôle un fichier des écritures comptables (FEC). Voyons comment l’examen de comptabilité fonctionnne…
Par Nathalie SAINTE ROSE MERIL – Avocate fiscaliste
Déroulement de la procédure
1- L’avis d’Examen de Comptabilité (EC)
L’Administration envoie à la société un avis d’examen de comptabilité par lequel, elle l’informe qu’elle est l’objet d’un contrôle fiscal selon la procédure de l’EC. Le contenu de l’avis d’examen de comptabilité est d’importance, car il conditionne la possibilité pour l’Administration de renouveler ou non son contrôle. En fonction des points examinés dans le cadre de l’EC, l’Admiration pourra réitérer un contrôle.
D’autre part, l’entreprise dispose d’un délai de quinze jours pour faire parvenir ses FEC à l’Administration, et si elle transmet des fichiers conformes, la mise en œuvre de L’EC interdit l’engagement d’un nouveau contrôle fiscal.
Explications :
Vous recevez un avis d’EC qui porte sur la période 2019 et 2020 et ne porte que sur les frais de réception. L’exclusion de réitération du contrôle ne portera que sur les frais de réception et l’Administration pourra sur la même période contrôler les autres charges ultérieurement.
Par contre si l’avis d’EC est général, l’Administration ne pourra plus venir contrôler la société sur la période contrôlée.
2- Un contrôle à distance
Vous l’avez compris, les échanges avec l’Administration seront effectués par voie dématérialisée, celle-ci devant réaliser le contrôle sans se déplacer dans les locaux de l’entreprise.
Une durée limitée
Autre impératif, la vérification ne peut avoir une durée supérieure à 6 mois (le point de départ étant l’envoi des FEC conformes). Il est donc inutile d’essayer de gagner du temps en sachant qu’à défaut de réponse, une procédure de vérification générale de comptabilité plus contraignante peut être engagée par l’Administration.
Mise en œuvre de l’Examen de Comptabilité (EC)
Les fichiers des écritures comptables (FEC) contiennent l’ensemble des opérations comptabilisées par l’entreprise, informations qui permettent d’étudier certaines thématiques à distance très facilement…en voici quelques exemples :
- En matière de TVA : exigibilité, LIC-Exportations-AIC et opérations exonérées, taux, coefficient de déduction et régularisation de TVA
- En matière d’impôt sur les bénéfices (BIC, BNC, IS…) : contrôle général des produits et des charges, retraitements extra-comptables, crédits d’impôts, provisions…
- En matière d’autres impôts : CET/CVAE, taxe sur les salaires, retenues à la source en fiscalité internationale
- Circonstances particulières : surveillance de la prise en compte des conséquences suite à un précédent contrôle, EC en complément d’un ESFP…
Conclusion de l’EC
En cas d’avis d’EC non réceptionné : le service rédige un PV d’annulation d’EC, fait application de l’amende prévue à cet effet et un contrôle de comptabilité est initié par l’Administration
En cas de non envoi des FEC dans le délai de 15 jours : le service rédige un PV d’annulation d’EC, fait application de l’amende prévue à cet effet et un contrôle de comptabilité est initié par l’Administration
En cas d’envoi des FEC conformes, le contrôle prend la forme d’un contrôle fiscal ordinaire et la société bénéficie de toutes les garanties liées au contrôle fiscal.
Pour avoir une vision 360 de son organisation, il est donc nécessaire de s’appuyer sur les collaborateurs en proposant par exemple des sondages sur les axes d’amélioration internes et les conditions de travail afin de prévenir les RPS et être plus performant.
Cela permettra également à toutes les personnalités de s’exprimer en sachant que les personnes introverties ont souvent des idées brillantes qu’elles n’osent pas toujours exprimer.
▶Enfin, une écoute plus approfondie des besoins et remarques des équipes est un moyen de leur offrir une meilleure expérience collaborateur et de les fidéliser.
Avec la hausse des démissions (+24% entre 2019 et 2023 selon la DARES) et les difficultés de recrutement, une entreprise doit avoir une prise de recul sur son organisation pour rester performant et éviter de générer de la démotivation et des départs sans en comprendre la cause.
En effet, peu d’entreprises proposent un dispositif permettant de recueillir régulièrement les avis des salariés et d’encourager les initiatives.
Conséquences :
– De nombreux collaborateurs n’osent pas remonter leurs difficultés, frustrations ou idées d’amélioration en raison d’une absence d’outils et de cadre leur permettant de le faire librement et sereinement.
– Départ inattendu de talents car même si elle fait preuve de bonne volonté, une organisation ou un manager peut favoriser inconsciemment le mal-être et le désengagement de ses équipes.
Une fois ces éléments définis et la démarche lancée, il sera également primordial de communiquer sur les résultats des enquêtes ainsi que sur les plans d’actions associés. Cela permettra de renforcer le sentiment d’utilité des collaborateurs et de les encourager à participer davantage au développement de l’entreprise.
Toutefois pour insuffler et mettre en place plus facilement cette nouvelle dynamique de co-création, il est conseillé de faire appel à une personne tierce/ facilitateur externe.
Son regard extérieur sera une opportunité pour l’entreprise d’identifier les freins de performance et d’engagement et d’aider les collaborateurs à s’exprimer plus librement.
▶En conclusion, mettre en place une 
