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L’assemblée générale annuelle doit, normalement, être réunie dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice afin que les associés d’une société commerciale délibérent sur l’approbation des comptes de l’exercice et sur l’affectation du résultat. Voyons ensemble les règles à suivre pour convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle des PME et ETI selon la forme juridique de l’entreprise (SARL, SAS ou SNC).
Par Franck Boccara
- La SARL
Notons que la décision d’approbation des comptes pour une SARL doit être impérativement prise en assemblée, il n’est donc pas possible d’effectuer une consultation par correspondance.
C’est le gérant de la société qui doit convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle. Si il y a plusieurs gérants, il devra être indiqué dans les statuts de la société l’identité de l’associé qui doit convoquer l’assemblée. Si toutefois ce n’était pas précisé, tous les gérants pourraient alors annoncer la convocation.
L’assemblée ordinaire annuelle doit être réunie dans les 6 mois qui suivent la clôture de chaque exercice de la SARL. Ce délai peut être prorogé par ordonnance du président du tribunal de commerce à la demande du gérant.
La convocation à l’assemblée générale annuelle est faite par lettre recommandée adressée à chaque associé ou par voie électronique (courriel) à ceux qui auront opté pour cette solution. Celle-ci devra être effectuée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale annuelle et précisera, bien sur, l’ordre du jour, le lieu et la date de l’assemblée.
Voici les documents qui devront être communiqués aux associés au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale annuelle :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe),
- le rapport de gestion,
- le texte des résolutions proposées,
- et le rapport du commissaire aux comptes s’il en existe.
De plus, l’inventaire doit être mis à la disposition des associés au siège social de la société dans les mêmes délais.
- La SAS
En ce qui concerne la SAS, les statuts vont déterminer le fonctionnement des assemblées, c’est à dire la forme des décisions collectives et les modalités de convocation. Il est donc nécessaire de se référer aux statuts de la société pour s’informer des modalités à suivre pour convoquer l’assemblée générale annuelle ou pour effectuer tout autre forme de consultation, notamment pour l’approbation des comptes.
C’est l’organe ou la personne désigné dans les statuts. qui devra annoncer la convocation des associés d’une SAS à l’assemblée générale annuelle.
Pour la SAS, les textes de loi n’obligent pas les associés à se réunir dans les 6 mois suivants la clôture de chaque exercice afin de délibérer sur l’approbation des comptes de l’exercice. L’unique délai qui s’applique aux SAS est la mise en paiement des dividendes, qui devra avoir lieu au maximum 9 mois après la clôture de l’exercice.
Les règles de convocation des associés de la SAS à l’assemblée générale annuelle sont déterminées dans les statuts de la société. La convocation devra naturellement préciser l’ordre du jour, le lieu et la date de l’assemblée. Parfois les statuts exigent une autre forme de consultation des associés pour l’approbation des comptes et l’affectation du résultat, dans ce cas il faudra fonctionner selon les dispositions statutaires.
Concernant la SAS, le droit de communication aux associés n’est pas inscrit par les textes. Il faudra simplement que les associés disposent de l’information nécessaire afin de prendre leur décision en toute connaissance de cause. il sera donc nécessaire de communiquer aux associés avant la tenue de l’assemblée générale annuelle :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe),
- le rapport de gestion,
- le texte des résolutions proposées,
- et le rapport du commissaire aux comptes s’il en existe.
Ces éléments sont identiques à ceux demandés pour la SARL
- la SNC
Pour la SNC, comme pour la SARL, la décision d’approbation des comptes doit être prise en assemblée exclusivement. La consultation par correspondance sera donc impossible.
A l’instar de la SAS, c’est l’organe ou la personne désigné dans les statuts qui aura pour fonction de convoquer les associés d’une SNC à l’assemblée générale annuelle. Si cela n’est pas précisé dans les statuts, c’est au gérant qu’incombe d’effectuer la convocation à l’assemblée générale annuelle. Il est aussi possible pour chaque associé d’une SNC de demander la réunion d’une assemblée.
L’assemblée ordinaire annuelle d’une SNC devra se réunir dans les 6 mois suivants la clôture de chaque exercice (comme pour la SARL). Ce sont les statuts de la société qui détermineront les règles de convocation des associés de la SNC à l’assemblée générale annuelle.
Les mêmes documents devront être communiqués aux associés au moins15 jours avant la date de l’assemblée générale annuelle :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe),
- le rapport de gestion,
- le texte des résolutions proposées,
- et le rapport du commissaire aux comptes s’il en existe.
Comme pour la SARL, l’inventaire doit être mis à la disposition des associés au siège social de la société 15 jours au moins avant la date de l’assemblée générale annuelle.
