Les enjeux de la gestion digitalisée des notes de frais

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Il est difficile, voire impossible, d’échapper aux notes de frais en entreprise. La question qui compte est alors de savoir ce qu’il est possible de faire pour transformer ce qui peut ressembler à un fardeau en levier de performance. Car oui, les notes de frais prennent du temps et peuvent coûter très cher. C’est du temps productif perdu pour les salariés, que ce soit les collaborateurs en déplacement ou les personnes en charge du traitement des notes de frais. Sans compter le manque de visibilité financière pour la direction de l’entreprise. La gestion digitalisée des notes de frais présente de nombreux avantages et est donc indispensable pour être plus efficace, mais aussi plus agile, plus numérique et plus réactif.

Limiter les erreurs humaines et faciliter la vie des salariés et des managers

À partir du moment où l’on manipule des données, il existe un risque d’erreur. Si des standards et des normes ont été créés pour limiter ces erreurs, la meilleure solution reste l’automatisation. Pour un humain, il est facile de confondre deux cellules sur Excel pour faire un copier-coller. Ou d’oublier une virgule, faire une erreur dans une formule… Et les conséquences peuvent être catastrophiques, que ce soit en matière de conformité financière et fiscale ou pour des raisons organisationnelles. La gestion digitalisée des notes de frais permet au logiciel de gestion des frais professionnels de détecter les montants et d’en assurer le suivi tout au long de la chaîne de validation et de remboursement.

Du côté des salariés en déplacement, lors d’une dépense professionnelle, il faut penser à demander le reçu, à noter le nom des clients dans le cas d’un déjeuner d’affaires, puis à le garder précieusement. Quelques jours ou quelques semaines plus tard, il faut ressortir les reçus, et les joindre à un processus interne qui peut exiger de compléter un document Excel ou PDF, à l’imprimer puis à l’envoyer par courrier interne au service concerné. C’est donc long et compliqué à faire. Avec la gestion digitalisée des notes de frais, tout se fait en temps réel.

Pour les managers, valider une note de frais prend du temps et requiert des efforts. Avec l’automatisation, ils reçoivent une notification pour les valider depuis une application. Toute l’information est centralisée au même endroit.

Une vue à 360° de l’ensemble des dépenses et l’optimisation des ressources comptables et financières

Le premier chantier auquel doit s’atteler l’entreprise consiste à obtenir une visibilité très fine des dépenses engagées par les collaborateurs afin de vérifier leur conformité interne. Ce niveau de détail est très difficile à obtenir avec un traitement manuel car il impose de scruter une à une toutes les lignes de dépenses. Avec une solution digitale la précision des informations recueillies est maximale et offre à la direction financière le niveau de connaissance indispensable au contrôle et au pilotage des dépenses pour éviter la fraude (20 % des employés arrondissent à la hausse leurs notes de frais), supprimer les doublons et limiter les erreurs.

Dans une plateforme centralisée, le comptable suit la vie de la note de frais depuis son émission et peut piloter plus finement la gestion de la trésorerie pour anticiper les remboursements. Tout le monde gagne à passer au numérique : le collaborateur dispensé des tâches administratives, et l’entreprise qui garde en permanence le contrôle de ses dépenses tout en réduisant drastiquement les risques de fraude. Les coûts cachés ? Supprimés !

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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L’épargne salariale est un dispositif qui permet de lutter contre le grignotage du pouvoir d’achat par l’inflation, de se constituer une épargne disponible à moyen ou long terme et de compléter les revenus au moment de la retraite. Le sénat vient récemment de permettre une nouvelle possibilité de déblocage anticipé, c’est donc l’occasion de revenir sur ce complément de rémunération dont bénéficie déjà la moitié des salariés du privé.

Par Serge de Cluny

Avec plus de 6 % d’inflation en juillet, le pouvoir d’achat est passé au centre des préoccupations des français. L’augmentation du prix des biens de consommation alimentaire, du carburant, de l’énergie ainsi que du taux d’intérêt des emprunts est source de beaucoup d’inquiétude pour les ménages.

Pour faire face à ces enjeux de réduction du pouvoir d’achat, l’épargne salariale apparait clairement comme un atout qui tombe à pic. Ce système de redistribution de la création de valeurs des entreprises, qui consiste à verser à chaque salarié une prime liée à la performance de l’entreprise (la prime d’intéressement) ou reflétant une quote-part de ses bénéfices (la prime de participation), concerne aujourd’hui en France près de 50% des salariés du privé.

Les deux grands dispositifs d’épargne salariale 

L’intéressement : Les salariés vont le percevoir selon les performances économiques de l’entreprise qui fixe elle-même ses critères de résultats. Il peut être mis en place par tout type d’entreprise mais il demeure facultatif.

La participation : Les salariés se voient redistribuer une partie des bénéfices de l’entreprise. Contrairement à l’intéressement, celle-ci est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés mais reste facultative pour les TPE ou les PME en dessous de cet effectif.

Le type de dispositif est, sauf exception, choisi au sein de l’entreprise par un accord conclu entre l’employeur et le personnel (accord collectif ou accord au sein du CSE, par ratification aux deux tiers des salariés, etc).

L’intérêt pour les salariés

En plus d’être un outil de lutte contre la perte de pouvoir d’achat, il est utile de souligner que plus de la moitié des bénéficiaires de l’épargne salariale s’en servent pour rassembler la somme nécessaire à l’acquisition d’un bien immobilier.

L’autre avantage pour les salariés est que les sommes dues au titre de la participation et de l’intéressement sont exonérées de cotisations sociales (en dehors de la CSG et CRDS) ainsi que d’impôt sur le revenu dans certains cas.

L’intérêt pour les entreprises 

Pour l’entreprise, l’épargne salariale est un moyen de renforcer leur marque employeur afin d’attirer, de fidéliser et de mobiliser les salariés en les associant plus directement à ses résultats financiers. Cet aspect est d’autant plus important dans la période actuelle où le recrutement est devenu un défi majeur pour les entreprises.

De plus, les entreprises mettant en place des dispositifs d’épargne salariale jouissent par ailleurs d’avantages sociaux et fiscaux comme par exemple les exonérations de cotisations sociales sur les sommes versées aux salariés, la déduction de ces sommes sur le bénéfice imposable ou encore l’exonération de certaines taxes salariales et d’apprentissage.

L’épargne salariale fait des heureux en ce moment…

Le versement de l’épargne salariale 

Les sommes provenant de l’épargne salariale (intéressement ou participation) peuvent être versées directement au salarié et dans ce cas, il sera redevable de l’impôt sur le revenu. Si le salarié opte pour la possibilité de laisser cette épargne bloquée durant cinq ans, il sera exonéré d’impôt sur le revenu sur les sommes percues (mais pas de cotisations sociales).

Cependant la liste des exceptions qui permettent de débloquer l’épargne salariale sans payer d’impôts est longue : naissance, mariage ou pacs, divorce ou séparation avec la garde d’au moins un enfant, invalidité, décès du salarié ou de son conjoint, surendettement, création d’entreprise, acquisition de sa résidence principale, violence conjugale, etc.

Faire fructifier l’épargne salariale 

L’épargne salariale est investie à travers différents véhicules financiers qui lui sont dédiés, notamment le plan d’épargne entreprise (PEE) et le Plan d’épargne retraite (PER). Les fonds versés dans ces plans d’épargne sont généralement gérés par des sociétés financières telles qu’Amundi (leader en France avec 45 % des encours d’épargne salariale), Natixis (19 %), BNP Paribas (9 %), CM-CIC (7 %) et Axa (5 %).

Le PEE offre la possibilité, aux salariés et aux dirigeants des petites entreprises, d’investir dans des actifs tels que des actions, obligations, titres de créances négociables, parts d’OPCVM (Sicav et FCP), bons de souscription, certificats d’investissement.

Le PER représente, quant à lui, un dispositif d’épargne à long terme né de la réforme de l’épargne retraite prévue par la loi Pacte votée en mai 2019. Ce plan qui permet de créer des revenus complémentaire pour la retraite, sous forme de rente ou de capital, prend généralement la forme d’un contrat d’assurance-vie, ou d’un compte-titres associé à un compte-espèces.

Les chiffres de l’épargne salariale en France

La Dares a récemment publié des chiffres montrant qu’environ 9,5 millions de salariés ont bénéficié au moins d’un dispositif de participation, d’intéressement ou un plan d’épargne salariale, ce qui représente 52,8 % des salariés du secteur privé, non agricole.

L’AFG (Association française de la gestion financière) chiffre le montant total de l’épargne salariale à 167,6 milliards d’euros d’encours sous gestion pour l’année 2021, ce qui équivaut à une augmentation de 14% par rapport à 2020.

Selon une étude récemment publiée par Amundi, les sommes versées au titre de l’intéressement et de la participation ont augmenté de 30 % en 2022. Le montant moyen perçu par une personne bénéficiant de ces dispositifs est de 1.702 € en 2022, contre 1.447 en 2021.

Une nouvelle mesure pour l’épargne salariale 

Le projet de loi adopté par les 2 chambres du parlement sur les mesures d’urgence pour le pouvoir d’achat comprend un amendement qui permet de débloquer sa participation ou son intéressement dans la limite d’un plafond global de 10.000 euros, sans que cette somme soit soumise à l’impôt sur le revenu ni à cotisations sociales.

Seule condition : que les fonds débloqués ne soit pas placés ailleurs mais soit utilisées pour « l’acquisition de biens ou la fourniture de services ».

Les PME et ETI prennent aujourd’hui clairement conscience de l’urgence de battir une politique RSE cohérente en phase avec les nouvelles contraintes énergétiques, climatiques et sociales. Cependant, pour mettre en œuvre les transformations nécessaires, il est fondamental d’être bien accompagné et bien formé à la conduite de ce changement.

José Maillet, Professeur & Responsable de Gaïa, l’école de la transition écologique et sociale d’AUDENCIA nous parle de l’importance de la formation continue pour définir une approche stratégique et opérationnelle gagnante.

Placer le patrimoine au cœur d’une politique RSE, et plus encore le patrimoine local, c’est préparer l’avenir. En ouvrant le dialogue et la coopération au sein de l’entreprise, on propose un nouveau socle de confiance entre différents acteurs. Voyons ensemble les différents aspects d’impact clairement positif sur notre environnement proche.

Par Lara-Scarlett Gervais – Présidente Fondatrice de l’association Héritage & Civilisation

Comment ? La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est la contribution des entreprises aux enjeux de développement durable et leur responsabilité vis-à-vis des effets qu’elles exercent sur la société. A cet égard, la société attend d’elles une cohérence dans la mise en œuvre d’une stratégie globale.

L’enjeu territorial de la RSE peut se résumer en paraphrasant le président des États-Unis John Kennedy en 1961 : Ne vous demandez pas ce que le territoire peut faire pour vous, mais ce que vous pouvez faire pour le territoire.

L’objectif de l’entreprise est de chercher à avoir un impact positif sur la société tout en étant économiquement viable. La mise en place d’une démarche de RSE est de ce fait un excellent moyen de répondre aux attentes des parties prenantes dans leur propre écosystème (clients, salariés, collaborateurs, actionnaires…).

Pourquoi s’intéresser au patrimoine? Notre patrimoine représente nos racines, il permet de mieux apprendre à nous connaître, favorise la confiance dans nos capacités collectives et consolide donc ainsi la cohésion. De ce fait, il tisse un lien durable entre les collaborateurs et l’ensemble de leurs interlocuteurs.

Le choix de l’ancrage local renforce ce sentiment d’utilité pour les salariés. Concrètement, il donne du sens à l’action pour faire de l’entreprise un moteur de solidarité, pleinement intégrée dans son environnement local. L’entreprise coopère avec les acteurs de son territoire pour répondre ensemble aux défis actuels : compréhension mutuelle, intégration sociale, initiatives partagées, innovation. Cette implication durable construit la relation de confiance avec les habitants, les associations et les pouvoirs publics.

Le soutien à la revitalisation du patrimoine local permet de générer des externalités positives pour le développement économique local : emploi, rayonnement, tourisme, etc. L’entreprise, en faisant le choix de l’ancrage territorial, contribue à la vitalité́ de son territoire. Elle investit à terme dans l’éducation et la formation des jeunes (contrats d’apprentissage, stages…).

Enfin, l’entreprise engagée dans un projet qui a du sens, valorise sa propre image, un atout business de taille aujourd’hui, que ce soit pour répondre à un appel d’offres ou pour convaincre ses parties prenantes.

Clairement, le patrimoine est un moteur efficace de développement économique local. Collaborer à sa valorisation peut créer de nouvelles opportunités de recrutement ou de nouveaux débouchés économiques.

Plus que jamais, les enjeux de préservation du patrimoine de proximité, naturel, culturel ou encore immatériel donnent du sens à l’engagement et valorise l’entreprise elle-même. C’est un miroir tendu, un vecteur de lien et de mobilisation.

Née en 2017 sur les ruines du conflit syrien et irakien, l’association Héritage & Civilisation œuvre pour participer à la promotion de la paix par l’ouverture aux différentes cultures. Afin de relever ce défi de taille, avec l’ambition de faire des jeunes à travers le monde des ambassadeurs de leur patrimoine de proximité, l’association Héritage et Civilisation a mis sur pied un programme éducatif innovant : Odyssée.

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